Organiser un salon alimentaire sans rien oublier

Un salon alimentaire demande de coordonner les exposants, les inscriptions, les stands et le matériel bien avant le jour J. Commence par réserver le lieu et fixer les horaires, puis avance vers le plan d’installation, la signalétique et les besoins de chaque participant. Les dernières 48 heures servent surtout aux produits frais, aux boissons, au froid et aux informations sur les allergènes. Cette checklist rassemble les 70 tâches et 56 fournitures du plan, dans l’ordre où elles deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Fixer la date et les horaires
2 personnes
Contacter les stands participants
2 personnes
Inscrire les exposants
2 personnes
Répartir les emplacements
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Communiquer les besoins alimentaires aux stands
2 personnes
Créer le plan
Concevoir la signalétique
Informer les exposants
2 personnes
Imprimer le programme
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Acheter des produits longue conservation
2 personnes
Commander les boissons et le système de réfrigération
Vérifier la vaisselle et le verrerie
2 personnes
Réserver des tables et des chaises
Contrôler les glacières
2 personnes
Récupérer les courses
2 personnes
Acheter des produits frais
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Créer des étiquettes nominatives pour les produits
2 personnes
Rassembler les informations sur les allergènes
2 personnes
Préparer les portions de dégustation
4 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Marquer les stands
2 personnes
Décorer les tables des stands
4 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Présenter les plats à déguster
4 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier la date limite de conservation
2 personnes
Mettre en place les étiquettes d’allergènes
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
Servir des amuse-bouches
5 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les glacières
2 personnes
Collecter la vaisselle
2 personnes
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Répondre aux informations sur les allergènes
2 personnes
Réapprovisionner les denrées alimentaires
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
Faire démonter les stands
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger les provisions restantes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 8
Tables de bièreqté 6
Chaisesqté 60
Tables hautesqté 8
Nappesqté 20
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Plaques à inductionqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Balances de cuisineqté 2

Vaisselle

Assiettesqté 150
Petits bolsqté 80
Verresqté 180
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Cuillères à caféqté 80
Couverts de serviceqté 24
Assiettes de serviceqté 24
Petits bolsqté 30
Verres doseursqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux d’officeqté 8
Saladiersqté 8
Bacs de rangementqté 20
Pinces de serviceqté 12
Louchesqté 12
Tabliers de cuisineqté 12
Gants de cuisineqté 6
Plateaux en aluminiumqté 30
Supports pour filmqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Décorations de tableqté 12
Présentoirs pour cartes nominativesqté 30
Panneaux de menuqté 12
Panneaux en ardoiseqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 40
Porte-badgesqté 40

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes de bureauqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balais à mainqté 4
Pelles à poussièreqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 24

Catering

Courses

Conseils

Demande les besoins alimentaires et les contraintes techniques de chaque stand au moment de l’inscription, puis transmets-les aux participants au moins 7 jours avant le salon.
Prévois le plan des emplacements avant d’imprimer le programme : il doit tenir compte des tables, des prises, des rallonges, des machines à café et des plaques à induction.
Prépare les étiquettes nominatives des produits et le récapitulatif des allergènes avant l’arrivée du public. Une information visible à chaque stand évite les recherches de dernière minute.
Achète les produits longue conservation en avance, mais récupère les produits frais le jour précédent ou le matin même. Mets les boissons au frais plusieurs heures avant l’ouverture.
Compte la vaisselle par service et ajoute une marge d’environ 10 % : assiettes, verres, tasses, couverts et ustensiles de service sont souvent sous-estimés, surtout si le salon dure plus de 3 heures.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon alimentaire ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réserve d’abord le lieu et fixe les horaires, puis contacte les stands et ouvre les inscriptions ; garde les 2 dernières semaines pour le plan, la signalétique et le matériel.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un salon alimentaire ?: Prévois au minimum 3 heures pour installer les tables, les stands, les chaises, les branchements, la signalétique et les produits. Ajoute 1 heure si plusieurs exposants arrivent en même temps ou si le matériel de froid doit être contrôlé sur place.
Quand faut-il acheter les boissons et les produits frais ?: Achète les boissons et les produits longue conservation plusieurs jours à l’avance. Récupère les produits frais la veille ou le matin du salon, puis place les boissons dans les glacières ou le système de réfrigération au moins 3 heures avant l’ouverture.
Comment gérer les allergènes dans un salon alimentaire ?: Demande la composition et les allergènes de chaque produit pendant l’inscription. Regroupe ces informations avant le salon et affiche une étiquette ou une fiche lisible à chaque stand, avec une vérification finale le jour même.

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