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Food-Messe organisieren: Checkliste für die Planung

Eine Food-Messe steht und fällt mit der Abstimmung zwischen Ständen, Küche und Besuchern. Lege zuerst Ort, Datum und Öffnungszeiten fest und gewinne danach die Aussteller, bevor du Einladungen verschickst. Zwei bis drei Wochen vorher sollten Standplätze, Lageplan, Ernährungswünsche und Allergeninformationen geklärt sein. In den letzten Tagen geht es vor allem um Kühlung, frische Produkte, Beschilderung, Geschirr und die Ausgabe vor Ort.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Datum und Uhrzeiten festlegen

    2 Personen

  • Teilnehmende Stände ansprechen

    2 Personen

  • Ausstellende anmelden

    2 Personen

  • Standplätze einteilen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

    2 Personen

  • Diätwünsche an Stände weitergeben

    2 Personen

  • Lageplan erstellen

  • Beschilderung entwerfen

  • Standbetreiber informieren

    2 Personen

  • Programm drucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Vorrat an haltbaren Produkten kaufen

    2 Personen

  • Getränke und Kühlung bestellen

  • Geschirr und Glaswaren prüfen

    2 Personen

  • Tische und Stühle reservieren

  • Kühlboxen kontrollieren

    2 Personen

  • Einkäufe abholen

    2 Personen

  • Frische Produkte kaufen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Namensschilder für Produkte erstellen

    2 Personen

  • Allergeninformationen sammeln

    2 Personen

  • Probierportionen vorbereiten

    4 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Stände markieren

    2 Personen

  • Standtische dekorieren

    4 Personen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Beleuchtung anbringen

    3 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Informationsstand einrichten

    2 Personen

  • Registrierungstisch aufbauen

    2 Personen

  • Probiergerichte ausstellen

    4 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Haltbarkeit prüfen

    2 Personen

  • Allergenkarten aufstellen

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Letzte Sicherheitsrunde gehen

    2 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    2 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Besucher zu den Ständen leiten

    2 Personen

  • Kostproben servieren

    5 Personen

  • Kaffee und Tee ausschenken

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kühlboxen auffüllen

    2 Personen

  • Geschirr einsammeln

    2 Personen

  • Tische zwischendurch reinigen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Allergeninformationen beantworten

    2 Personen

  • Lebensmittelvorrat auffüllen

    2 Personen

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher verpacken

    3 Personen

  • Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien einsammeln

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MarktständeAnz. 12
  • KlappischeAnz. 8
  • BiertischeAnz. 6
  • StühleAnz. 60
  • StehtischeAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 20
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • InduktionskochplattenAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • KüchenwaagenAnz. 2

Geschirr

  • TellerAnz. 150
  • SchälchenAnz. 80
  • GläserAnz. 180
  • KaffeetassenAnz. 80
  • MesserAnz. 100
  • GabelnAnz. 100
  • LöffelAnz. 100
  • TeelöffelAnz. 80
  • ServierbesteckAnz. 24
  • ServiertellerAnz. 24
  • SchälchenAnz. 30
  • MessbecherAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 8
  • KochmesserAnz. 8
  • RührschüsselnAnz. 8
  • AufbewahrungsboxenAnz. 20
  • ServierzangenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 12
  • KüchenschürzenAnz. 12
  • OfenhandschuheAnz. 6
  • AluminiumschalenAnz. 30
  • FolienhalterAnz. 4

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • TischdekorationenAnz. 12
  • NamenskartenständerAnz. 30
  • MenükartenAnz. 12
  • KreidetafelnAnz. 8
  • WegweiserAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 40
  • BadgehalterAnz. 40

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 8
  • LED-LampenAnz. 12
  • SchreibtischlampenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • HandfegerAnz. 4
  • BlechdosenAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 12
  • MikrofasertücherAnz. 24

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die Standplätze mindestens 14 Tage vor der Messe und berücksichtige dabei Stromanschlüsse, Kühlboxen sowie genügend Abstand zwischen Koch- und Besucherbereichen.
  • Schließe die Anmeldung etwa 10 Tage vorher ab. Erfasse Ernährungs- und Diätwünsche gesammelt und leite sie spätestens eine Woche vor dem Termin an die passenden Stände weiter.
  • Sammle Allergeninformationen für jedes angebotene Produkt mindestens 7 Tage vorher. Erstelle daraus gut lesbare Produktschilder, damit niemand am Stand nachfragen muss.
  • Prüfe Geschirr, Servierbesteck, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Verlängerungskabel 2 bis 3 Tage vorher. Fehlende Ausstattung lässt sich kurz vor der Öffnung deutlich schwerer ersetzen.
  • Stelle Getränke und verderbliche Waren erst kurz vor dem Termin kalt: Getränke am Vorabend, frische Produkte am Veranstaltungstag. Kontrolliere außerdem, ob für jeden Stand ausreichend Kühl- und Warmhaltekapazität vorhanden ist.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Food-Messe organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Datum und Ausstellern. Vier Wochen vor dem Termin sollten die meisten Stände zugesagt und die Einladungen verschickt sein.
Wann sollte die Anmeldung für eine Food-Messe geschlossen werden?
Schließe die Anmeldung etwa 10 bis 14 Tage vor der Messe. So bleiben noch mindestens 7 Tage für Standaufteilung, Lageplan, Namensschilder und die Weitergabe von Diätwünschen.
Wie viele Aussteller braucht man für eine Food-Messe?
Das hängt von Fläche und Öffnungszeit ab, aber für eine überschaubare Messe sind 8 bis 15 Stände gut handhabbar. Plane pro Stand ausreichend Platz für Mobiliar, Zubereitung, Kühlung und eine kurze Warteschlange ein.
Wann müssen Allergeninformationen für eine Food-Messe vorliegen?
Fordere sie spätestens 2 Wochen vorher bei den Ständen an und prüfe die Angaben 7 Tage vor dem Termin. Die Produktschilder sollten spätestens am Vortag fertig sein.

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