Checklist voor een goed georganiseerd verzoekconcert

Bij een verzoekconcert moeten muziekkeuzes, publieksverzoeken en techniek goed op elkaar aansluiten. Begin met de locatie en artiesten, leg daarna het verzoekformulier en de aanmeldingen vast en werk toe naar een haalbaar programma. Regel geluidsapparatuur, catering en vrijwilligers ruim vooraf; op de dag zelf draait veel om kabels, verzoekkaarten en een duidelijke publieksroute. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet en welke details vaak te laat worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Artiesten bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Verzoekformulier publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma samenstellen
2 personen
Verzoeken selecteren
2 personen
Repertoire afstemmen
2 personen
Geluidsapparatuur reserveren
Catering bestellen
Boodschappenlijst controleren
Technische plattegrond maken
2 personen
Vrijwilligers indelen
Bezoekersinformatie versturen
Boodschappen doen
2 personen
Verzoekkaarten afdrukken
Naambadges voorbereiden
Materialen verzamelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Verzoekkaarten sorteren

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Techniek testen
3 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Soundcheck uitvoeren
4 personen
Entree klaarzetten
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Verzoekkaarten uitdelen
2 personen
Concert presenteren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies inzamelen
2 personen
Afscheid van bezoekers begeleiden
2 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen

Nazorg

Meubilair afbouwen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Geleende spullen controleren
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 80
Tafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 3
Kleedkamerstoelenaantal 6
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Koffiekannenaantal 3

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 4
DI-boxenaantal 2
Muziekstandaardsaantal 6
Monitorbox
Audiokabelsaantal 12
Instrumentkabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Laptop voor verzoeken
Muziekstandaardverlichtingaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4
Reserveledlampenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Achtergronddoek
Papieren slingersaantal 8
Ballonnenaantal 80
Pijlbordjesaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Serveermessenaantal 4
Waterkokersaantal 2
IJsblokjesbakkenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Publiceer het verzoekformulier zodra de artiesten en het repertoire zijn bevestigd. Verwerk de aanmeldingen daarna in één overzicht, zodat je dieetwensen, dubbele verzoeken en onuitvoerbare nummers vóór het samenstellen van het programma ziet.
Maak voor de techniek een plattegrond met podiumruimte, actieve speakers, mengpaneel, microfoons, monitorbox en kabelroutes. Leg kabelmatten over looproutes en controleer vooraf of je genoeg verleng- en instrumentkabels hebt.
Plan een apart moment voor verzoekkaarten: druk ze af, sorteer ze en leg een laptop klaar voor digitale verzoeken. Gebruik daarnaast muziekstandaards en verlichting, zodat artiesten ook bij een laag podiumlicht kunnen lezen.
Koel de dranken pas nadat de aantallen zijn gecontroleerd en zet buffettafels, serveerschalen, tangen, glazen en afvalbakken klaar voordat bezoekers binnenkomen. Houd koffie apart met kopjes, kannen en een eigen plek, zodat de bar niet meteen vastloopt.
Open de locatie met een korte controlevolgorde: eerst stroom en geluid, daarna tafels en stoelen, podiumruimte, verlichting en publieksinformatie. Laat vrijwilligers vervolgens hun vaste taak en positie weten; zonder die indeling blijven verzoeken en dieetvragen snel liggen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een verzoekconcert organiseren?: Leg de locatie en artiesten bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen en publiceer het verzoekformulier daarna, zodat je minimaal 2 weken hebt om aanmeldingen te verwerken en het programma samen te stellen.
Wanneer sluit ik het verzoekformulier voor een verzoekconcert?: Sluit het formulier 5 tot 7 dagen voor het concert. Dan kun je verzoeken selecteren, het repertoire afstemmen en de verzoekkaarten sorteren zonder dat de laatste aanmeldingen je programma op de dag zelf verstoren.
Hoeveel microfoons heb ik nodig bij een verzoekconcert?: Reken minimaal één microfoon per zang- of spreekpositie en reserveer één extra microfoon voor aankondigingen of uitval. Test alle microfoons, standaards, kabels en het mengpaneel uiterlijk tijdens de soundcheck.
Wanneer moet ik catering en dieetwensen regelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en geef het definitieve aantal uiterlijk 7 dagen vooraf door aan de catering. Controleer op de dag zelf of de betreffende hapjes en dranken herkenbaar apart staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.