Checklist pour organiser un concert à la demande

Un concert à la demande demande plus qu’une scène et des musiciens. Il faut gérer les inscriptions, sélectionner les morceaux, coordonner le répertoire et transmettre les bonnes informations aux artistes comme aux visiteurs. Cette checklist vous aide à avancer dans l’ordre, des premières réservations jusqu’à l’ouverture des portes. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés : cartes de demande imprimées, badges, câbles, éclairage de pupitre et espace libre autour de la scène.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Confirmer les artistes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire de demande
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le programme
2 personnes
Sélectionner les demandes
2 personnes
Coordonner le répertoire
2 personnes
Réserver le matériel de sonorisation
Commander le catering
Vérifier la liste des courses
Créer le plan technique
2 personnes
Répartir les bénévoles
Envoyer les informations aux visiteurs
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les cartes de demande
Préparer les badges nominatifs
Rassembler le matériel
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Trier les cartes de demande

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Tester la technique
3 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
Préparer l’entrée
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les cartes de demande
2 personnes
Présenter le concert
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Collecter la vaisselle
2 personnes
Accompagner le départ des visiteurs
2 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes

Suivi

Démonter le mobilier
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 80
Tablesqté 8
Tables de buffetqté 3
Chaises des vestiairesqté 6
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Pichets à caféqté 3

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 2
Pieds de microqté 6
Caisson de retour
Câbles audioqté 12
Câbles d'instrumentsqté 8
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Ordinateur portable pour les demandes
Éclairage de pupitre de musiqueqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Lampes LED de rechangeqté 6

Décoration

Nappesqté 8
Bâche de fond
Guirlandes en papierqté 8
Ballonsqté 80
Panneaux de directionqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 2
Couteaux de serviceqté 4
Bouilloiresqté 2
Bacs à glaçonsqté 4

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Publiez le formulaire de demande assez tôt pour laisser au moins 7 jours aux participants, puis fixez une date limite claire pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires.
Établissez le programme après la sélection des demandes, pas avant : prévoyez des transitions, des changements d’instruments et quelques morceaux de réserve pour éviter les temps morts.
Faites le plan technique avant l’arrivée du matériel. Vérifiez notamment le nombre de microphones, pieds, boîtiers DI, câbles audio, rallonges et multiprises nécessaires.
Répartissez les bénévoles sur des créneaux précis : ouverture du lieu, accueil, gestion de l’ordinateur des demandes, service du catering, rangement des cartes et fermeture.
Refroidissez les boissons et préparez les en-cas avant l’ouverture. Installez aussi les tables, chaises, porte-manteaux et poubelles avant que les visiteurs commencent à arriver.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un concert à la demande ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant le concert. Gardez ensuite au moins 7 jours pour recevoir les demandes, traiter les inscriptions et confirmer les informations pratiques.
Combien de temps prévoir pour préparer le programme ?: Prévoyez 2 à 3 heures pour trier les cartes, sélectionner les demandes et coordonner le répertoire. Ajoutez une courte répétition ou une vérification technique le jour même si plusieurs artistes participent.
Quand réserver la sonorisation pour un concert à la demande ?: Réservez le matériel au moins 2 à 3 semaines à l’avance, surtout si vous avez besoin d’une table de mixage, de plusieurs microphones, de retours et de câbles spécifiques. Faites la vérification finale 2 jours avant l’événement.
Que faut-il vérifier juste avant l’ouverture des portes ?: Prévoyez une vérification de 30 à 45 minutes : scène dégagée, tables et chaises en place, demandes triées, badges préparés, boissons refroidies et éclairage fonctionnel. Contrôlez aussi les câbles et les passe-câbles pour sécuriser les passages.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.