Checklist para organizar un concierto a petición
Un concierto a petición necesita más coordinación que una actuación con repertorio cerrado. Primero se confirma el lugar y los artistas; después se recogen las preferencias del público, se seleccionan las solicitudes y se ajusta el programa. Esta checklist reúne 50 tareas y 47 materiales para que no llegues tarde con el sonido, las tarjetas de petición, las acreditaciones o las bebidas. Sigue el orden del plan y reserva tiempo suficiente para probar el equipo antes de abrir la ubicación.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Confirmar a los artistas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el formulario de solicitud
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Elaborar el programa
2 personas
Seleccionar las solicitudes
2 personas
Ajustar el repertorio
2 personas
Reservar equipo de sonido
Pedir el catering
Comprobar la lista de la compra
Elaborar el plano técnico
2 personas
Asignar voluntarios
Enviar información a los visitantes
Hacer la compra
2 personas
Imprimir las tarjetas de petición
Preparar acreditaciones
Reunir los materiales
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Clasificar las tarjetas de petición
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Despejar el espacio del escenario
3 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Probar la técnica
3 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Hacer la prueba de sonido
4 personas
Preparar la entrada
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Repartir tarjetas de solicitud
2 personas
Presentar el concierto
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Acompañar la despedida de los visitantes
2 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Seguimiento
Desmontar el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Comprobar los objetos prestados
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Recoger objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 80
- Mesascant. 8
- Mesas de buffetcant. 3
- Sillas del vestuariocant. 6
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 6
- Jarras de cafécant. 3
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 4
- Soportes para micrófonocant. 4
- Cajas DIcant. 2
- Atrilescant. 6
- Caja de monitor
- Cables de audiocant. 12
- Cables de instrumentoscant. 8
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Portátil para solicitudes
- Iluminación para atrilescant. 4
Iluminación
- Focos LEDcant. 6
- Iluminación ambientalcant. 4
- Lámparas LED de repuestocant. 6
Decoración
- Mantelescant. 8
- Lona de fondo
- Guirnaldas de papelcant. 8
- Globoscant. 80
- Carteles de flechascant. 8
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 2
- Cuchillos de servircant. 4
- Teterascant. 2
- Cubiterascant. 4
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escoba y recogedorcant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Publica el formulario de solicitudes con antelación y fija una fecha de cierre. Así puedes seleccionar las canciones y ajustar el repertorio antes de imprimir las tarjetas de petición.
- Cierra el plano técnico antes de reservar el sonido. Define la posición de altavoces, micrófonos, monitores, atriles, mesa de mezclas y cables para saber qué equipo necesitas y cuánto tiempo ocupará el montaje.
- Envía a los visitantes la información práctica varios días antes: horario, acceso, forma de hacer peticiones y posibles datos sobre alergias o dietas. Recoger estas preferencias junto con las inscripciones evita cambios de última hora con el catering.
- Asigna voluntarios para funciones concretas, no solo para “ayudar”. Necesitarás cubrir como mínimo la recepción, las acreditaciones, la clasificación de tarjetas y el apoyo durante el montaje.
- Enfría las bebidas y prepara los aperitivos antes de abrir la ubicación. Comprueba también vasos, tazas, platos, cubiertos, bandejas y pinzas de servir; son materiales fáciles de olvidar cuando toda la atención está puesta en el escenario.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto a petición?
- Empieza al menos 6 semanas antes para reservar el lugar, confirmar a los artistas y abrir las inscripciones. Deja los últimos 7 días para cerrar solicitudes, ajustar el repertorio, enviar la información y revisar compras y equipo.
- ¿Cuándo hay que cerrar las peticiones de canciones?
- Cierra el formulario entre 7 y 10 días antes del concierto. Ese margen permite seleccionar las solicitudes, preparar el programa, comunicar cambios a los artistas e imprimir las tarjetas de petición.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar el sonido y el espacio?
- Reserva como mínimo 3 horas antes de la apertura: alrededor de 90 minutos para mesas, sillas y escenario, y otros 90 minutos para sonido, iluminación y prueba. Si el equipo no está familiarizado, añade 30 minutos.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un concierto a petición?
- Para un evento pequeño, cuenta con 4 a 6 voluntarios además de los artistas: recepción y acreditaciones, gestión de tarjetas, apoyo técnico, catering y desmontaje. Mantén al menos 2 personas disponibles durante el montaje y la apertura.
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