Wunschkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere Location, Künstler und Tonanlage möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Prüfe dabei, ob genügend Platz für Bühnenbereich, Mischpult, Sitzplätze und Buffet vorhanden ist.
• Schließe die Wunschabfrage etwa 10 bis 14 Tage vorher. Danach bleiben dir noch mehrere Tage, um Wünsche auszuwählen, das Repertoire abzustimmen und das Programm zusammenzustellen.
• Plane bei den Anmeldungen eine feste Frist für Ernährungswünsche ein, zum Beispiel 7 Tage vor dem Konzert. Später eingehende Angaben lassen sich beim Catering oft nur noch eingeschränkt berücksichtigen.
• Erstelle den technischen Lageplan mindestens 3 Tage vor dem Aufbau. Markiere darin Lautsprecher, Mikrofone, Monitorbox, DI-Boxen, Kabelwege und Kabelmatten, damit am Veranstaltungstag nichts improvisiert werden muss.
• Kühle Getränke am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor dem Einlass und sortiere die Wunschkarten vor dem Programmstart. Stelle außerdem Laptop, Namensschilder und Ersatz-LED-Lampen an einem festen, erreichbaren Platz bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Wunschkonzert organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Location, Künstlern und Tonanlage. Einladungen und Wunschkarten können danach folgen; die Wunschabfrage sollte etwa 10 bis 14 Tage vor dem Termin enden.

Wann müssen die Musikwünsche abgegeben werden?

Setze die Frist auf 10 bis 14 Tage vor dem Wunschkonzert. So bleiben noch 3 bis 5 Tage für Auswahl, Repertoire-Abstimmung und Programmplanung.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Wunschkonzert?

Plane mindestens 3 Stunden für Tische, Stühle, Bühnenbereich, Tonanlage und Beleuchtung ein. Öffne die Location zusätzlich etwa 30 Minuten vor dem Einlass für letzte Kontrollen und den Soundcheck.

Wann sollte man das Catering für ein Wunschkonzert bestellen?

Bestelle das Catering ungefähr 7 bis 10 Tage vorher, sobald die Anmeldungen und Ernährungswünsche weitgehend feststehen. Getränke, Snacks und Geschirr solltest du spätestens am Vortag prüfen und kühlen beziehungsweise bereitstellen.

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