Checklist voor een verzamelaarsbeurs organiseren

Een verzamelaarsbeurs organiseren vraagt vooral om een strakke planning van deelnemers, tafels en entree. Leg eerst datum, tijden en locatie vast en werk daarna toe naar inschrijvingen, de beursplattegrond en de communicatie. In de laatste week controleer je materialen, catering, betaalmiddelen en naambadges. Op de beursdag zelf bepalen een vrije laad- en loszone, duidelijke routeborden en een ingerichte entreebalie hoe soepel de opbouw en ontvangst verlopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en tijden vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Beursplattegrond maken
2 personen
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Beurs online aankondigen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Tafels aan deelnemers toewijzen
2 personen
Deelnemers bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Leveranciers voor catering reserveren
Betaalwijze voor entree bepalen
2 personen
Entreeprijzen afdrukken
Deelnemerslijst afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Routeborden voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Dranken koelen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Laad- en loszone vrijhouden
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Stands nummeren
2 personen
Entreebalie opbouwen
2 personen
Cateringtafel opbouwen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Standhouders helpen lossen
4 personen
Entree innen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Informatiepunt bemannen
2 personen
Zaalrondes lopen
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Entreebalie sluiten
2 personen
Standhouders laten afbouwen
4 personen

Nazorg

Tafels en stoelen verzamelen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen legen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Borg en sleutels afhandelen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 42
Stoelenaantal 90
Biertafelsaantal 6
Entreebalie
Kledingrekkenaantal 4
Afzetpalenaantal 8
Garderoberekkenaantal 2

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Pinapparaat
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Luidsprekersaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Decoratie

Beurstafelkledenaantal 42
Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 8
Welkomsbanner
Pijlbordenaantal 12
Standnummersaantal 42
Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Koelelementenaantal 20
Opslagbakkenaantal 12
Serveerplateausaantal 8
IJslepelsaantal 3

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Open het inschrijfformulier zodra datum, tijden en deelnemersvoorwaarden klaar zijn. Houd de aanmeldingen wekelijks bij, zodat je tafels op tijd kunt toewijzen en ontbrekende gegevens kunt navragen.
Maak de beursplattegrond niet pas op de opbouwdag. Reserveer per deelnemer een tafel, markeer looppaden en houd ruimte vrij voor de entreebalie, catering en eventuele afzetpalen.
Plan de entree vooraf door de betaalwijze, entreeprijzen, kassa en wisselgeld op elkaar af te stemmen. Test een pinapparaat uiterlijk de dag vóór de beurs en leg geprinte entreeprijzen klaar.
Controleer catering en dieetwensen minstens 7 dagen vóór de beurs. Koel dranken op tijd, zet koffiezetapparaten en waterkokers apart klaar en gebruik voldoende bekers, kopjes, borden en besteksets.
Maak een opbouwplanning met een vast openingstijdstip van de locatie. Richt eerst tafels, stoelen en verlichting in, houd de laad- en loszone vrij en plaats daarna routeborden, naambadges en de welkomsbanner.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een verzamelaarsbeurs te organiseren?: Reken op minimaal 6 tot 8 weken voor een overzichtelijke beurs. In die periode regel je de locatie, deelnemersvoorwaarden, inschrijvingen, tafelaanwijzing, catering en communicatie. Begin uiterlijk 2 weken vóór de beurs met de definitieve deelnemerslijst en materialen.
Wanneer moet ik deelnemers voor een verzamelaarsbeurs uitnodigen?: Stuur de eerste uitnodigingen 6 tot 8 weken vóór de beurs. Geef deelnemers daarna een duidelijke aanmeldtermijn, bijvoorbeeld 3 weken vóór de beurs, zodat je nog tijd hebt om tafels toe te wijzen en bevestigingen te versturen.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een verzamelaarsbeurs?: Tel per deelnemer het afgesproken aantal tafels op en reserveer daarnaast ruimte voor de entreebalie en catering. Controleer de plattegrond minstens 2 weken vóór de beurs, zodat looppaden, stoelen en eventuele kledingrekken niet in de knel komen.
Wanneer moet ik de kassa en het wisselgeld klaarzetten?: Leg kassa, pinapparaat en wisselgeld op de beursdag vóór de opening klaar en controleer ze tijdens de opbouw. Test het pinapparaat uiterlijk 1 dag eerder en bewaar entreeprijzen en deelnemerslijst op dezelfde entreepost.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.