Salon des collectionneurs : la checklist d’organisation

Un salon de collectionneurs demande surtout une bonne coordination entre les participants, le lieu et l’accueil du public. Commencez par fixer la date, réserver la salle et définir les conditions de participation, puis ouvrez les inscriptions assez tôt pour attribuer les tables sans improviser. Les derniers jours servent à confirmer les exposants, préparer les badges, les panneaux et la caisse. Le jour J, gardez la zone de chargement libre et prévoyez suffisamment de temps pour installer les tables et les chaises avant l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires
2 personnes
Réserver le lieu
Créer le plan du salon
2 personnes
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Annoncer le salon en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Attribuer les tables aux participants
2 personnes
Confirmer les participants
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver des prestataires de catering
Déterminer le mode de paiement de l’entrée
2 personnes
Imprimer les prix d’entrée
Imprimer la liste des participants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Garder la zone de chargement et de déchargement libre
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Numéroter les stands
2 personnes
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
Monter la table de catering
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Aider les exposants à décharger
4 personnes
Encaisser l’entrée
3 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Faire les tours de salle
2 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Fermer le bureau d’entrée
2 personnes
Faire démonter les stands
4 personnes

Suivi

Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Gérer la caution et les clés
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 42
Chaisesqté 90
Tables de bièreqté 6
Bureau d’accueil
Portants à vêtementsqté 4
Poteaux de balisageqté 8
Portantsqté 2

Équipement

Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Terminal de paiement
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Haut-parleursqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Décoration

Nappes de standqté 42
Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 8
Bannière de bienvenue
Panneaux indicateursqté 12
Numéros de standqté 42
Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80

Cuisine

Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pains de glaceqté 20
Bacs de rangementqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Cuillères à glaceqté 3

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions au moins 6 à 8 semaines avant le salon. Demandez dès le formulaire les besoins alimentaires et les contraintes particulières des participants.
Attribuez les tables 10 à 14 jours avant l’événement, puis envoyez une confirmation avec les horaires d’arrivée, le numéro de table et les consignes de déchargement.
Préparez l’accueil la veille : badges nominatifs, liste imprimée des participants, tarifs d’entrée et terminal de paiement doivent être regroupés au même endroit.
Réservez au moins 2 heures avant l’ouverture pour installer les tables, les chaises, la signalétique et les espaces de circulation. Gardez la zone de chargement libre pendant toute cette phase.
Refroidissez les boissons la veille et préparez la monnaie le jour précédent. Pour le café, prévoyez une machine, une bouilloire et assez de tasses pour éviter une file dès la première heure.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un salon de collectionneurs ?: Commencez 8 à 12 semaines avant la date prévue. La réservation du lieu, les conditions de participation et l’ouverture des inscriptions doivent être réglées en premier.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un salon de collectionneurs ?: Prévoyez au minimum 2 heures avant l’arrivée du public, davantage si vous installez de nombreuses tables. Gardez encore 30 minutes pour les vérifications, l’accueil des exposants et la caisse.
Quand confirmer les participants à un salon de collectionneurs ?: Envoyez la confirmation définitive 10 à 14 jours avant le salon. Rappelez le numéro de table, l’horaire d’arrivée, les modalités de paiement et les éventuels besoins alimentaires.
Que faut-il préparer pour l’accueil d’un salon de collectionneurs ?: Préparez au moins 3 éléments imprimés : la liste des participants, les tarifs d’entrée et les panneaux d’orientation. Ajoutez les badges, la caisse avec sa monnaie et le terminal de paiement avant l’ouverture.

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