Feria de coleccionistas: checklist para organizarla
Organizar una feria de coleccionistas requiere coordinar participantes, mesas, accesos y horarios antes de abrir las puertas. Esta checklist reúne el trabajo en el orden adecuado: primero el lugar y las condiciones, después las inscripciones y la distribución, y por último el montaje y la atención al público. Reserva tiempo para confirmar cada expositor, preparar las acreditaciones y dejar despejada la zona de carga. Así evitarás resolver problemas de mesas, pagos o señalización cuando ya haya visitantes esperando.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y las horas
2 personas
Reservar el lugar
Crear plano de la feria
2 personas
Redactar las condiciones de participación
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Anunciar la feria en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Asignar mesas a los participantes
2 personas
Confirmar participantes
Recoger preferencias dietéticas
Reservar proveedores para catering
Definir el método de pago de la entrada
2 personas
Imprimir las tarifas de entrada
Imprimir la lista de participantes
Preparar acreditaciones
2 personas
Preparar señales de ruta
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Preparar la caja y el cambio
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Mantener libre la zona de carga y descarga
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Numerar los stands
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Montar la mesa de catering
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Probar la iluminación
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Recepción de participantes
4 personas
Ayudar a descargar a los expositores
4 personas
Cobrar la entrada
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Atender el punto de información
2 personas
Hacer rondas por la sala
2 personas
Servir las bebidas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Cerrar la recepción
2 personas
Indicar a los expositores que desmonten
4 personas
Seguimiento
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Gestionar la fianza y las llaves
Guardar el stock sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 42
- Sillascant. 90
- Mesas de cervezacant. 6
- Mostrador de entrada
- Percheroscant. 4
- Postes separadorescant. 8
- Percheroscant. 2
Equipo
- Equipo de sonido
- Micrófonoscant. 2
- Máquina de sellado
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 8
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Altavocescant. 2
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Iluminación ambientalcant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 180
- Tazas de cafécant. 80
- Bandejascant. 80
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Decoración
- Manteles para feriacant. 42
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 8
- Banner de bienvenida
- Carteles direccionalescant. 12
- Números de standcant. 42
- Credencialescant. 80
- Portabadgescant. 80
Cocina
- Termoscant. 6
- Jarras de aguacant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Acumuladores de fríocant. 20
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Bandejas para servircant. 8
- Cucharillas para heladocant. 3
Limpieza
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el horario y el lugar antes de abrir las inscripciones. Publica también la hora de montaje para que los participantes no lleguen todos a la vez.
- Define el plano de la feria antes de asignar mesas. Numera los puestos y confirma por escrito la ubicación de cada participante al menos 3 días antes.
- No dejes la entrada para el último momento: prepara las tarifas impresas, la lista de participantes, las acreditaciones y la caja con cambio como mínimo el día anterior.
- Calcula el catering según las inscripciones confirmadas y recoge las preferencias dietéticas antes de reservarlo. Enfría las bebidas y revisa café, té, vasos y vajilla durante el montaje.
- Comprueba sonido, micrófonos, cables, regletas e iluminación antes de abrir. Mantén libre la zona de carga y descarga y coloca las señales de ruta antes de que lleguen los primeros expositores.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de coleccionistas?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, definir las condiciones y abrir las inscripciones. Deja la última semana para confirmar participantes, asignar mesas, imprimir materiales y cerrar el catering.
- ¿Cuándo se deben confirmar los participantes de una feria?
- Confírmalos al menos 7 días antes del evento y vuelve a enviarles mesa, horario de llegada y condiciones de participación. Así puedes actualizar el plano y preparar una lista definitiva.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior a la feria?
- Deja listas las acreditaciones, tarifas, lista de participantes, señalización, caja y cambio. Comprueba también los materiales y refrigera las bebidas si tienes espacio.
- ¿Cuándo se montan las mesas para una feria de coleccionistas?
- Monta las mesas y coloca las sillas entre 2 y 3 horas antes de la apertura, según el tamaño del recinto. Reserva tiempo adicional para probar el sonido, conectar la iluminación y dejar despejada la carga y descarga.
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