Sammlermesse organisieren: die praktische Checkliste

Bei einer Sammlermesse müssen Aussteller, Tische, Besucherführung und Einlass gleichzeitig funktionieren. Lege zuerst Termin, Öffnungszeiten und Teilnahmebedingungen fest, bevor du Anmeldungen annimmst. Danach folgen Messeplan, Tischzuweisung, Teilnehmerbestätigungen und die Vorbereitung von Eintritt, Namensschildern und Wegweisern. Für den Messetag brauchst du außerdem einen klaren Aufbauplan, eine freie Be- und Entladezone sowie eine besetzte Kasse mit Wechselgeld.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Uhrzeiten festlegen
2 Personen
Location reservieren
Messeplan erstellen
2 Personen
Teilnahmebedingungen erstellen
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Einladungen verschicken
2 Personen
Messe online ankündigen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Tische den Teilnehmern zuweisen
2 Personen
Teilnehmer bestätigen
Ernährungswünsche erfassen
Catering-Lieferanten reservieren
Zahlungsweise für den Eintritt festlegen
2 Personen
Eintrittspreise drucken
Teilnehmerliste ausdrucken
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Routenschilder vorbereiten
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Be- und Entladezone freihalten
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Stände nummerieren
2 Personen
Eingangstresen aufbauen
2 Personen
Catering-Tisch aufbauen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Beleuchtung testen
2 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Teilnehmende empfangen
4 Personen
Standbetreiber beim Entladen helfen
4 Personen
Eintritt kassieren
3 Personen
Besucher begrüßen
2 Personen
Infostand besetzen
2 Personen
Rundgänge durch den Saal machen
2 Personen
Getränke servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Einlassschalter schließen
2 Personen
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
4 Personen

Nachbereitung

Tische und Stühle einsammeln
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Materialien zurückbringen
2 Personen
Kaution und Schlüssel abwickeln
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 42
StühleAnz. 90
BiertischeAnz. 6
Eingangsbereich
KleiderständerAnz. 4
AbsperrpfostenAnz. 8
GarderobenständerAnz. 2

Ausstattung

Beschallungsanlage
MikrofoneAnz. 2
Kartenterminal
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
LautsprecherAnz. 2

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 180
KaffeetassenAnz. 80
ServierplattenAnz. 80
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Dekoration

MessetischdeckenAnz. 42
BallonsAnz. 100
WimpelkettenAnz. 8
Willkommensbanner
WegweiserAnz. 12
StandnummernAnz. 42
NamensschilderAnz. 80
BadgehalterAnz. 80

Küche

ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
KühlelementeAnz. 20
AufbewahrungsboxenAnz. 12
ServierplattenAnz. 8
EislöffelAnz. 3

Reinigung

BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Teilnahmebedingungen, Zahlungsweise und Tischkapazität feststehen. So vermeidest du Zusagen für mehr Aussteller, als die Location aufnehmen kann.
Erstelle den Messeplan mindestens 7 Tage vor der Veranstaltung und teile jedem Teilnehmer seinen Tisch mit. Drucke zusätzlich eine aktuelle Teilnehmerliste für den Eingangsbereich aus.
Plane für den Einlass Namensschilder, Eintrittspreise und Wegweiser ein. Beschrifte die Wege so, dass Besucher Eingang, Garderobe, Tische und Ausgänge ohne Rückfragen finden.
Reserviere Catering und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher. Getränke sollten vor dem Einlass gekühlt werden; Kaffeemaschinen und Wasserkocher gehören in einen Bereich mit erreichbaren Verlängerungskabeln.
Halte am Aufbautag die Be- und Entladezone frei und beginne mindestens 2 Stunden vor der Öffnung mit Tischen, Stühlen, Beleuchtung und Technik. Prüfe Kartenterminal, Mikrofone und Lautsprecher vor dem ersten Besucher.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Sammlermesse organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Location und Teilnahmebedingungen. Die Anmeldung kann danach starten; Tischzuweisung und Teilnehmerbestätigung sollten spätestens 7 Tage vor der Messe abgeschlossen sein.
Wie viele Tische brauche ich für eine Sammlermesse?: Plane zunächst nach der Zahl der bestätigten Teilnehmer und weise jedem Teilnehmer den vereinbarten Tischplatz zu. Halte zusätzlich mindestens 1 freien Tisch für Nachmeldungen, Infomaterial oder organisatorische Zwecke bereit, sofern der Raum das zulässt.
Was muss am Tag der Sammlermesse zuerst erledigt werden?: Sichere zuerst die Be- und Entladezone und öffne die Location mindestens 2 Stunden vor Beginn. Danach stellst du Tische und Stühle auf, montierst Wegweiser und prüfst Kasse, Kartenterminal, Mikrofone sowie Lautsprecher.
Wann sollte ich Catering und Getränke für die Sammlermesse bestellen?: Reserviere den Catering-Lieferanten mindestens 7 Tage vorher, damit Ernährungswünsche berücksichtigt werden können. Kaufe haltbare Materialien frühzeitig ein und kühle Getränke am Messetag vor dem Einlass.

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