Boodschappenlijst voor een verzamelaarsbeurs

Een verzamelaarsbeurs vraagt om meer dan tafels voor de stands. Je hebt ook een duidelijke entree, betaalmiddelen, bewegwijzering en materialen voor koffie en drank nodig. Reken vooraf uit hoeveel tafels, stoelen en bekers passen bij het aantal deelnemers en bezoekers. Controleer bovendien of je pinapparaat, verlengkabels, verlichting en geluidsinstallatie op tijd beschikbaar zijn. Met deze boodschappenlijst voorkom je dat je op de beursdag nog wisselgeld, naambadges of routeborden moet regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 42
Stoelenaantal 90
Biertafelsaantal 6
Entreebalie
Kledingrekkenaantal 4
Afzetpalenaantal 8
Garderoberekkenaantal 2

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Pinapparaat
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Luidsprekersaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Decoratie

Beurstafelkledenaantal 42
Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 8
Welkomsbanner
Pijlbordenaantal 12
Standnummersaantal 42
Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Koelelementenaantal 20
Opslagbakkenaantal 12
Serveerplateausaantal 8
IJslepelsaantal 3

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Warme chocolademelk - 2 pakken
- Suiker - 2 pakken
- Zoetjes - 1 doos
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Citroenen - 10 stuks
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Tonic - 6 flessen
- Bruiswater - 12 flessen
- Plat water - 12 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- Bier - 4 kratten
- Alcoholvrij bier - 1 krat
- Witte wijn - 6 flessen
- Rode wijn - 4 flessen
- Rosé - 3 flessen
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Tortillachips - 5 zakken
- Borrelnoten - 4 zakken
- Pretzels - 4 zakken
- Zoutjes - 4 zakken
- Mini-kaasjes - 3 verpakkingen
- Olijven - 3 potten
- Druiven - 5 kilo
- Appels - 40 stuks
- Bananen - 30 stuks
- Mini-sandwiches - 180 stuks
- Mini-croissants - 100 stuks
- Krentenbollen - 60 stuks
- Jonge kaas - 2 kilo
- Belegen kaas - 2 kilo
- Ham - 1,5 kilo
- Kipfiletbeleg - 1,5 kilo
- Hummus - 6 bakjes
- Roomkaas - 6 bakjes
- Komkommers - 8 stuks
- Tomaten - 3 kilo
- Sla - 6 kroppen
- Mayonaise - 2 potten
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Pindakaas - 2 potten
- Jam - 3 potten
- Glutenvrije broodjes - 20 stuks
- Vegan broodjes - 30 stuks
- Vegan beleg - 1 kilo
- Glutenvrije koekjes - 4 pakken
- Koekjes - 8 pakken
- Stroopwafels - 6 pakken
- Chocoladerepen - 60 stuks
- Muffins - 60 stuks
- Servetten - 500 stuks
- Roerstaafjes - 300 stuks
- Rietjes - 200 stuks
- Koffiefilters - 2 pakken
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 3 rollen
- Pedaalemmerzakken - 2 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Glasreiniger - 1 fles
- Desinfecterende doekjes - 4 pakken
- Sponsjes - 10 stuks
- Microvezeldoeken - 12 stuks
- Papieren handdoeken - 8 pakken
- Vloeibare handzeep - 6 flessen
- Handdesinfectiegel - 4 flessen
- Pleisterstrips - 2 dozen
- Pennen - 30 stuks
- Markeerstiften - 10 stuks
- Printerpapier - 2 pakken
- Plakband - 6 rollen
- Dubbelzijdige tape - 3 rollen
- Naamstickers - 100 stuks

Tips

Reserveer per deelnemer één tafel en tel daar minimaal 10% extra ruimte bij op voor een inschrijftafel, entreebalie en eventuele lege plekken. Controleer de maten van de tafels voordat je een plattegrond maakt.
Neem voor de entree voldoende contant wisselgeld mee in kleine coupures en test het pinapparaat uiterlijk één dag vooraf. Leg de afgedrukte entreeprijzen en deelnemerslijst apart bij de entreebalie.
Reken voor koffie en thee op minimaal 2 bekers per persoon als bezoekers ongeveer 3 uur blijven. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, koffiekopjes, schotels, suiker en roerstaafjes bij elkaar zodat de catering niet door de entree loopt.
Maak voor elke deelnemer één naambadge en druk daarnaast ongeveer 10% extra af voor beschadigde of vergeten badges. Gebruik pijlborden bij de ingang, garderobe, toiletten en beurszaal; bezoekers zien één bord bij de entree zelden als genoeg.
Neem per gebruikte stekkerdoos minimaal één verlengkabel mee en houd kabels buiten de looproute vast met tape of kabelbruggen. Test ledlampen, sfeerverlichting, luidsprekers en microfoons vóór het openen van de locatie.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tafels heb ik nodig voor een verzamelaarsbeurs?: Reken met één tafel per deelnemer en voeg 10% extra capaciteit toe voor de entree, catering en onvoorziene wijzigingen. Bij 30 deelnemers plan je dus ongeveer 33 tafels, afhankelijk van de beschikbare ruimte en tafelafmetingen.
Hoeveel bekers moet ik kopen voor een verzamelaarsbeurs?: Neem minimaal twee herbruikbare bekers per verwachte bezoeker voor een verblijf van ongeveer drie uur. Verwacht je 100 bezoekers, dan heb je minstens 200 bekers nodig; met een afwasmogelijkheid kun je met minder voorraad werken.
Wanneer moet ik de entreeprijzen en deelnemerslijst afdrukken?: Druk beide uiterlijk één dag voor de beurs af, nadat de deelnemersbevestigingen zijn verwerkt. Houd een extra exemplaar van de deelnemerslijst achter de entreebalie voor wijzigingen op de ochtend zelf.
Hoeveel wisselgeld heb ik nodig bij de entree?: Gebruik minimaal 20% van je verwachte contante entree-omzet als wisselgeld, verdeeld over munten en biljetten van 5 en 10 euro. Tel het bedrag vóór opening en noteer de beginstand, zodat je later de kas kunt controleren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.