Einkaufsliste für deine Sammlermesse

Bei einer Sammlermesse brauchst du mehr als Tische für die Aussteller. Am Eingang müssen Eintritt, Namensschilder und Wechselgeld funktionieren, während Händler ihre Plätze schnell finden und Besucher sich orientieren können. Plane Getränke, Kaffee und Geschirr nach der erwarteten Besucherzahl und prüfe Technik sowie Verlängerungskabel spätestens am Vortag. Diese Einkaufsliste hilft dir, fehlende Kleinteile und zu spät organisierte Ausstattung rechtzeitig zu erkennen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 42
StühleAnz. 90
BiertischeAnz. 6
Eingangsbereich
KleiderständerAnz. 4
AbsperrpfostenAnz. 8
GarderobenständerAnz. 2

Ausstattung

Beschallungsanlage
MikrofoneAnz. 2
Kartenterminal
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
LautsprecherAnz. 2

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 180
KaffeetassenAnz. 80
ServierplattenAnz. 80
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Dekoration

MessetischdeckenAnz. 42
BallonsAnz. 100
WimpelkettenAnz. 8
Willkommensbanner
WegweiserAnz. 12
StandnummernAnz. 42
NamensschilderAnz. 80
BadgehalterAnz. 80

Küche

ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
KühlelementeAnz. 20
AufbewahrungsboxenAnz. 12
ServierplattenAnz. 8
EislöffelAnz. 3

Reinigung

BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 3 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Heiße Schokolade - 2 Packungen
- Zucker - 2 Packungen
- Süßstoff - 1 Karton
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zitronen - 10 Stück
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Tonic - 6 Flaschen
- Sprudelwasser - 12 Flaschen
- Stilles Wasser - 12 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Bier - 4 Kisten
- Alkoholfreies Bier - 1 Kasten
- Weißwein - 6 Flaschen
- Rotwein - 4 Flaschen
- Rosé - 3 Flaschen
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Tortillachips - 5 Tüten
- Partysnacks - 4 Tüten
- Brezeln - 4 Tüten
- Salzgebäck - 4 Tüten
- Mini-Käse - 3 Packungen
- Oliven - 3 Gläser
- Trauben - 5 kilo
- Äpfel - 40 Stück
- Bananen - 30 Stück
- Mini-Sandwiches - 180 Stück
- Mini-Croissants - 100 Stück
- Rosinenbrötchen - 60 Stück
- Junger Käse - 2 Kilo
- Mittelalter Käse - 2 Kilo
- Schinken - 1,5 Kilo
- Hähnchenbrust-Aufschnitt - 1,5 Kilo
- Hummus - 6 Schalen
- Frischkäse - 6 Becher
- Gurken - 8 Stück
- Tomaten - 3 Kilo
- Salat - 6 Köpfe
- Mayonnaise - 2 Gläser
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Erdnussbutter - 2 Gläser
- Marmelade - 3 Gläser
- Glutenfreie Brötchen - 20 Stück
- Vegane Brötchen - 30 Stück
- Vegane Aufstriche - 1 Kilo
- Glutenfreie Kekse - 4 Packungen
- Kekse - 8 Packungen
- Stroopwafels - 6 Packungen
- Schokoriegel - 60 Stück
- Muffins - 60 Stück
- Servietten - 500 Stück
- Rührstäbchen - 300 Stück
- Strohhalme - 200 Stück
- Kaffeefilter - 2 Packungen
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 3 Rollen
- Müllbeutel für Mülleimer - 2 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Desinfektionstücher - 4 Packungen
- Schwämme - 10 Stück
- Mikrofasertücher - 12 Stück
- Papierhandtücher - 8 Packungen
- Flüssige Handseife - 6 Flaschen
- Handdesinfektionsgel - 4 Flaschen
- Pflasterstreifen - 2 Schachteln
- Kugelschreiber - 30 Stück
- Textmarker - 10 Stück
- Druckerpapier - 2 Pakete
- Klebeband - 6 Rollen
- Doppelseitiges Klebeband - 3 Rollen
- Namensetiketten - 100 Stück

Tipps

Plane für das erste Veranstaltungsstunde zwei bis drei Getränke pro Person und stelle zusätzlich Wasser bereit. Getränke sollten mindestens zwei Stunden vor dem Einlass gekühlt werden.
Rechne bei Kaffee mit etwa einer Tasse pro Besucher, wenn die Messe einen halben Tag dauert. Stelle Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Kaffeetassen und Serviergeschirr spätestens am Vorabend zusammen.
Halte für den Eintritt ausreichend Wechselgeld in kleinen Scheinen und Münzen bereit; als Startreserve sind etwa 10 bis 15 Euro Wechselgeld pro erwarteten 100 Gästen praktikabel. Ein Kartenterminal sollte geladen und am Vortag getestet werden.
Plane pro Ausstellertisch mindestens ein Namensschild und einen Wegweiser für jede wichtige Abzweigung ein. Drucke Teilnehmerliste, Eintrittspreise und Beschilderung spätestens am Tag vor der Messe aus.
Prüfe Technik und Stromversorgung 24 Stunden vorher: Beschallungsanlage, Mikrofone, Lautsprecher, LED-Lampen und alle Verlängerungskabel anschließen und testen. Klebeband oder Kabelschutz verhindert Stolperstellen im Eingangs- und Ladebereich.

Häufige Fragen

Was braucht man für eine Sammlermesse?: Du brauchst Mobiliar für Aussteller und Besucher, einen klaren Eingangsbereich, Beschilderung, Kasse, Wechselgeld und gegebenenfalls ein Kartenterminal. Für die Verpflegung gehören Getränke, Kaffee, Wasser, Becher, Tassen, Teller und Besteck auf die Einkaufsliste.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Sammlermesse?: Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und plane zusätzlich Wasser ein. Bei 100 Gästen sind das zunächst etwa 200 bis 300 Getränke, abhängig von Dauer, Jahreszeit und Catering.
Wann sollte ich die Ausstattung für die Sammlermesse prüfen?: Prüfe Materialien, Technik, Geschirr und Kassenbedarf spätestens 24 Stunden vor dem Einlass. Getränke kannst du am selben Tag kühlen, sie sollten aber mindestens zwei Stunden vor Beginn bereitstehen.
Wie viel Wechselgeld brauche ich für eine Sammlermesse?: Lege als Startreserve etwa 10 bis 15 Euro Wechselgeld pro erwarteten 100 Gästen zurück, möglichst in vielen Münzen und kleinen Scheinen. Bei 200 Gästen sind damit ungefähr 20 bis 30 Euro sinnvoll, sofern überwiegend bar bezahlt wird.

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