Checklist para organizar una feria de embalaje sin dejar cabos sueltos

Una feria de embalaje necesita coordinar expositores, stands, demostraciones y visitantes en un mismo espacio. Empieza fijando fecha, horario y distribución de la sala; después, abre las inscripciones y asigna cada stand con tiempo. En las últimas semanas tendrás que cerrar el programa, el catering, el mobiliario, la técnica y las acreditaciones. Esta checklist reúne 73 tareas y 108 materiales para avanzar en orden y detectar a tiempo lo que suele olvidarse.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y los horarios de la feria
2 personas
Confirmar la ubicación y la distribución de la sala
2 personas
Preparar la lista de expositores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar las condiciones para expositores
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar stands a los expositores
2 personas
Hacer el plano de los stands
2 personas
Fijar los números de stand
Enviar la información de aparcamiento
Crear el programa para los visitantes
2 personas
Planificar presentaciones y demostraciones
2 personas
Reservar el catering
Reservar mobiliario
Reservar técnica
Diseñar la señalización
Diseñar tarjetas de nombre
Preparar las acreditaciones de visitantes
2 personas
Preparar las acreditaciones de los expositores
Preparar carpetas informativas
2 personas
Imprimir el programa
Imprimir información para expositores
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Guardar el catering en frío
2 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Preparar los materiales por puesto
3 personas
Dejar la sala limpia y vacía
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las paredes del stand
4 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Montar las mesas de los expositores
4 personas
Exponer muestras de embalaje
4 personas
Probar el sistema de registro
2 personas
Probar la técnica y las presentaciones
2 personas
Montar el punto de café y bebidas
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Dejar listo el material informativo
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas

Evento

Recibir a los expositores
3 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Distribuir los programas
2 personas
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
Coordinar demostraciones
2 personas
Anunciar presentaciones
Gestionar el espacio de presentación
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener limpio el bufé y las mesas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Reponer el stock en los puestos
2 personas
Recopilar los datos de contacto de los visitantes
2 personas
Última ronda por los expositores
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Registrar a los expositores
2 personas

Seguimiento

Desmontar los materiales de embalaje
4 personas
Desmontar los paneles del stand
4 personas
Recoger el mobiliario
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar sobrantes
2 personas
Retirar los residuos por separado
2 personas
Limpiar la sala y la entrada
3 personas
Comprobar el material prestado
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
Enviar agradecimientos a los expositores
Enviar seguimiento a los visitantes
Comprobar facturas y depósito
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de exposicióncant. 24
Mesas altascant. 8
Sillas para visitantescant. 80
Sillas para expositorescant. 48
Mesa de registro
Mesas de buffetcant. 4
Percheroscant. 3
Papeleracant. 10
Paredes para standscant. 24
Manteleríacant. 30

Equipo

Portátilescant. 3
Tabletscant. 4
Proyector
Pantalla de proyección
Portátil de presentación
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 16
Cargadores USBcant. 8
Impresora de etiquetas
Escáneres de códigos de barrascant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 150
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas para servircant. 12
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 4

Cocina

Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas de servircant. 8
Cajas de almacenamientocant. 12
Acumuladores de fríocant. 20

Decoración

Banners de empresacant. 12
Plantascant. 12
Decoración de mesacant. 12
Fondos de telacant. 12
Estanterías expositorascant. 24
Portafolletoscant. 30
Soportes para productoscant. 30

Iluminación

Focos LEDcant. 16
Lámparas de escritoriocant. 12
Cables alargadores de luzcant. 8

Catering

Compras

Registro

Credenciales para visitantescant. 200
Credenciales de expositorcant. 60
Portabadgescant. 260
Lanyardscant. 260
Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 40
Formularios de inscripcióncant. 250
Pegatinas con nombrecant. 250

Comunicación

Walkie-talkiescant. 8
Cargadores de teléfonocant. 6
Bloc de notascant. 20
Folletos informativoscant. 250
Carpetas de expositorescant. 30
Folletos del programacant. 250
Portatarjetas de visitacant. 24

Señalización

Carteles de entradacant. 3
Carteles con número de standcant. 24
Carteles direccionalescant. 12
Carteles para el bañocant. 4
Señales de salidacant. 4
Conoscant. 12

Presentación

Pizarras de rotafoliocant. 3
Papel para rotafoliocant. 6
Rotuladores para pizarra blancacant. 12
Punteros lásercant. 2
Mandos de cliccant. 2

Material de embalaje

Cajas de cartóncant. 40
Planchas de cartón onduladocant. 20
Bolsas de papelcant. 100
Sacos Kraftcant. 100
Tubos de cartóncant. 30
Envolturas de papelcant. 100
Cinta de regalocant. 10
Rollos de cuerdacant. 6
Material de relleno de papelcant. 10
Plástico de burbujascant. 4
Etiquetas de envíocant. 200
Film estirable para paletscant. 2

Herramientas

Tijerascant. 12
Cúterescant. 8
Cintas métricascant. 4
Pistolas de pegamentocant. 4
Pistolas de grapascant. 4
Martillocant. 2
Juegos de destornilladorescant. 2
Bridascant. 200
Bridascant. 200
Cinta gaffercant. 8
Masilla adhesivacant. 12

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Sets de escobacant. 3
Papelelerascant. 10
Pinzas para residuoscant. 2
Toallas de papelcant. 12

Almacenamiento

Cajas de plásticocant. 20
Cajas de almacenamientocant. 12
Mantelescant. 8
Carros de transportecant. 4

Consejos

Cierra la distribución de la sala antes de asignar los stands. Cuando tengas el plano definitivo, numera cada espacio y envía a los expositores su ubicación, el acceso y la información de aparcamiento.
Abre las inscripciones con varias semanas de margen y recopila también las preferencias dietéticas. No esperes al día del montaje para confirmar quién participa y qué necesita cada expositor.
Reserva por separado el mobiliario y la técnica: mesas de exposición, sillas, paredes para stands, proyector, pantalla, micrófonos, altavoces, regletas y alargadores. Comprueba las conexiones durante el montaje, no cuando empiece la primera presentación.
Prepara con antelación tres tipos de identificación: visitantes, expositores y personal de registro. Imprime además el programa y la información para expositores; las acreditaciones y los documentos suelen ser lo último que se revisa y lo primero que falta.
Haz una comprobación final de la compra y del material de servicio. Para el área de catering revisa tazas, vasos, platos, cubiertos, bandejas, jarras de café, termos y teteras, además de papeleras y percheros para la sala.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de embalaje?: Empieza al menos 8 semanas antes para fijar la fecha, reservar la sala y contactar con los expositores. Deja la última semana para confirmar inscripciones, plano, catering, técnica, señalización y acreditaciones.
¿Cuándo debo asignar los stands a los expositores?: Asígnalos cuando las inscripciones estén suficientemente cerradas y antes de enviar la información logística final. Como referencia, procura tener el plano numerado listo 2 o 3 semanas antes de la feria.
¿Qué material técnico hace falta para las presentaciones?: Comprueba como mínimo un proyector, una pantalla, un portátil de presentación, micrófonos inalámbricos, altavoces, cables alargadores y regletas. Haz una prueba completa entre 2 y 4 horas antes de abrir las puertas.
¿Cuándo hay que imprimir las acreditaciones y el programa?: Imprime el programa y las acreditaciones entre 3 y 7 días antes, cuando la lista de participantes y los horarios estén confirmados. Reserva algunas acreditaciones en blanco para cambios de última hora.

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