Checklist voor een goed georganiseerd verkiezingsdebat

Een verkiezingsdebat vraagt meer voorbereiding dan alleen kandidaten en een moderator vastleggen. Je moet onderwerpen, debatregels, publieksvragen en het programma op tijd afronden, terwijl techniek en ontvangst tegelijk klaarstaan. Deze checklist helpt je het debat in de juiste volgorde te organiseren, van datum en locatie tot de laatste test van microfoons, laptop en beamer. Ook zaken die vaak te laat worden geregeld, zoals persuitnodigingen, naambadges, route-informatie en dieetwensen, komen aan bod.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Kandidaten benaderen
2 personen
Debatonderwerpen vaststellen
3 personen
Moderator vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Persuitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vragen van bezoekers verzamelen
2 personen
Kandidateninformatie controleren
2 personen
Debatregels opstellen
2 personen
Programma definitief maken
2 personen
Techniek reserveren
Meubilair reserveren
Catering bestellen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Perslijst voorbereiden
Routebeschrijving versturen
Naambadges maken
2 personen
Vragenkaartjes afdrukken
Programma afdrukken
Aanmeldlijst afdrukken
Techniek testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Houdbare catering klaarzetten
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Debattafels opstellen
3 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Presentatiescherm plaatsen
2 personen
Naambadges klaarleggen
Registratietafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Kandidaten ontvangen
2 personen
Moderator instrueren
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Bezoekers naar zaal verwijzen
2 personen
Debat openen
Kandidaten introduceren
Debatrondes begeleiden
2 personen
Publieksvragen verzamelen
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Hapjes serveren
2 personen
Pers en kandidaten begeleiden
2 personen
Afsluiting aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Kandidaten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Techniek afkoppelen
2 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Foto's en opnames archiveren
Bedankbericht versturen
Verslag publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Debattafelsaantal 4
Registratietafel
Cateringtafelsaantal 3
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 5
Microfoonstandaardsaantal 3
Geluidsmixer
Luidsprekersaantal 2
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
USB-sticksaantal 2
Reservebatterijenaantal 20

Servies

Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Tangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveerschalen met dekselaantal 4
Flessenopenersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Decoratie

Naambordjesaantal 10
Tafelkleedjesaantal 7
Richtingsbordenaantal 8
Programmastandaardsaantal 4
Kandidatenbordenaantal 10

Verlichting

LED-tafellampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de debatstructuur uiterlijk twee weken vooraf vast. Noteer per onderwerp de spreektijd, volgorde van kandidaten, ruimte voor publieksvragen en de manier waarop de moderator ingrijpt bij overschrijding.
Plan de technische test niet op de ochtend zelf, maar minimaal één dag eerder. Test alle draadloze microfoons, luidsprekers, geluidsmixer, laptop, beamer, HDMI-kabels en reservebatterijen met de bestanden die tijdens het debat worden gebruikt.
Sluit de publieksregistratie enkele dagen voor het debat af en verwerk de aanmeldingen in één overzicht. Print op de dag zelf een actuele aanmeldlijst en leg naambadges klaar bij de registratietafel.
Verzamel vragen van bezoekers vooraf en controleer ze op dubbele of onduidelijke formuleringen. Houd daarnaast een voorraad blanco vragenkaartjes achter de hand, zodat bezoekers ook ter plaatse vragen kunnen indienen.
Wijs vrijwilligers per taak toe en geef iedereen een aankomsttijd die minstens 90 minuten voor de start ligt. Zo kunnen registratie, zaalopstelling, catering, routeaanduiding en techniek afzonderlijk worden gecontroleerd voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een verkiezingsdebat organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, kandidaten en moderator. Leg onderwerpen, debatregels en programma uiterlijk 2 weken voor de bijeenkomst definitief vast.
Wanneer moet ik kandidaten uitnodigen voor een verkiezingsdebat?: Benader kandidaten minimaal 6 weken vooraf, zodat zij hun deelname kunnen bevestigen en tijd kunnen reserveren. Stuur de definitieve onderwerpen en debatregels uiterlijk 2 weken voor het debat toe.
Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een verkiezingsdebat?: Reken op één microfoon per actieve spreker en één extra exemplaar als reserve. Bij een moderator en vier kandidaten zijn dat dus minimaal 6 draadloze microfoons, afhankelijk van de gekozen opstelling.
Hoe laat moeten vrijwilligers aanwezig zijn bij een verkiezingsdebat?: Laat vrijwilligers minimaal 90 minuten voor aanvang aanwezig zijn. Reserveer daarna nog 30 minuten voor een gezamenlijke briefing over registratie, publieksvragen, catering en technische problemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.