Wahldebatte organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Ort und Datum zuerst und kläre spätestens sechs Wochen vorher, wie viele Stühle, Debattiertische und Plätze für die Registrierung benötigt werden. So kannst du Möbel und Technik passend zur Raumgröße reservieren.
• Lege Themen, Redezeiten und Debattenregeln mindestens drei Wochen vorher fest. Gib dem Moderator und den Kandidaten danach dieselben Informationen, damit Nachfragen nicht erst am Veranstaltungstag entstehen.
• Öffne das Anmeldeformular etwa vier Wochen vor der Debatte und erfasse neben Namen und Kontaktdaten auch Ernährungswünsche. Schließe die Auswertung spätestens drei Tage vorher ab, damit das Catering die richtige Menge liefern kann.
• Teste Funkmikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Laptop, Beamer und HDMI-Verbindung mindestens einen Tag vorher im tatsächlichen Raum. Lege Ersatzbatterien, Verlängerungskabel und eine Kabeltrommel direkt am Technikplatz bereit.
• Plane den Einlass mit mindestens zwei Personen: eine Person prüft die Anmeldeliste, die andere verteilt Namensschilder und nimmt Fragen entgegen. Drucke Programm, Anmeldeliste und Fragenkärtchen spätestens am Vortag, nicht erst kurz vor Beginn.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Wahldebatte organisieren?

Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vor dem Termin. In den ersten zwei Wochen sicherst du Ort, Kandidaten und Moderator; anschließend folgen Themen, Regeln, Einladungen, Anmeldung und Technik.

Wann sollte man die Kandidaten zu einer Wahldebatte einladen?

Sprich die Kandidaten mindestens sechs Wochen vorher an und setze eine verbindliche Rückmeldefrist von etwa sieben Tagen. So bleibt genug Zeit, Absagen zu ersetzen und die Kandidateninformationen zu prüfen.

Wie viele Mikrofone braucht eine Wahldebatte?

Plane mindestens ein Funkmikrofon pro aktivem Sprecher plus ein zusätzliches Mikrofon für den Moderator oder Publikumsfragen. Bei vier Kandidaten sind daher meist fünf Mikrofone sinnvoll; teste alle am Vortag.

Wann muss das Catering für eine Wahldebatte bestellt werden?

Bestelle das Catering etwa zehn bis vierzehn Tage vorher und übermittle die endgültige Personenzahl spätestens drei Tage vor der Veranstaltung. Berücksichtige dabei die erfassten Ernährungswünsche und plane Geschirr, Thermoskannen und Kühlmöglichkeiten mit ein.

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