Checklist para organizar un debate electoral sin olvidos
Organizar un debate electoral exige coordinar candidatos, moderación, público, prensa y equipo técnico en un orden claro. Esta checklist reúne 65 tareas y 47 materiales para que puedas avanzar desde la reserva de la fecha hasta la prueba de sonido. Los puntos que más suelen retrasarse son confirmar la participación de los candidatos, cerrar las normas, recopilar preguntas y comprobar cables, micrófonos y proyector. Usa el plan como guía y adapta las cantidades al aforo previsto.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Contactar a los candidatos
2 personas
Definir los temas del debate
3 personas
Contratar al moderador
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones a la prensa
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar preguntas de los visitantes
2 personas
Comprobar la información de los candidatos
2 personas
Redactar las normas del debate
2 personas
Definir el programa final
2 personas
Reservar técnica
Reservar mobiliario
Pedir el catering
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Preparar la lista de prensa
Enviar indicaciones
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
Imprimir tarjetas de preguntas
Imprimir el programa
Imprimir la lista de inscritos
Probar la técnica
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Preparar catering no perecedero
2 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la sala
2 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar las mesas de debate
3 personas
Conectar la técnica
2 personas
Colocar la pantalla de presentación
2 personas
Colocar las acreditaciones
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar la mesa de catering
2 personas
Recibir a los candidatos
2 personas
Instruir al moderador
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Indicar a los visitantes la sala
2 personas
Abrir el debate
Presentar a los candidatos
Moderar las rondas de debate
2 personas
Recoger preguntas del público
2 personas
Servir las bebidas
2 personas
Rellenar las bebidas
Servir aperitivos
2 personas
Coordinar a la prensa y a los candidatos
2 personas
Anunciar el cierre
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Recoger objetos perdidos
Despedir a los candidatos
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Desconectar la tecnología
2 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Comprobar los baños
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Archivar fotos y grabaciones
Enviar mensaje de agradecimiento
Publicar el informe
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 110
- Mesas para el debatecant. 4
- Mesa de registro
- Mesas de cateringcant. 3
- Taburetescant. 6
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 5
- Soportes para micrófonocant. 3
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 2
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Enrollacablescant. 2
- Cables HDMIcant. 3
- Memorias USBcant. 2
- Baterías de repuestocant. 20
Vajilla
- Vasoscant. 120
- Tazas de cafécant. 80
- Bandejascant. 80
- Platoscant. 120
- Tenedorescant. 120
- Pinzascant. 6
- Cucharonescant. 6
Cocina
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de servircant. 8
- Bandejas de servir con tapacant. 4
- Abrebotellascant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
Decoración
- Pancartas con nombrescant. 10
- Manteles individualescant. 7
- Señales direccionalescant. 8
- Atriles para programascant. 4
- Carteles de candidatoscant. 10
Iluminación
- Lámparas de mesa LEDcant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cubos de limpiezacant. 2
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y la participación de los candidatos con varias semanas de margen. Después fija los temas, las reglas y el programa antes de abrir las inscripciones.
- Abre el formulario de inscripción cuando ya tengas fecha, ubicación y horario confirmados. Incluye una pregunta sobre preferencias dietéticas y establece una fecha límite para responder.
- No dejes la prensa para el último momento: prepara la lista de contactos y envía la invitación con al menos 10 días de antelación. Envía también las indicaciones prácticas a candidatos, prensa y voluntarios.
- Haz una prueba técnica completa antes de la apertura de puertas: micrófonos inalámbricos, mesa de mezclas, altavoces, portátil, proyector, pantalla, cables HDMI y alargadores. Guarda una memoria USB y baterías de repuesto como respaldo.
- Imprime el programa, la lista de inscritos, las tarjetas identificativas y las tarjetas de preguntas como mínimo el día anterior. Reserva una mesa de registro y asigna allí al menos a una persona durante los primeros 30 minutos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un debate electoral?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes de la fecha prevista. Ese margen permite contactar a los candidatos, contratar al moderador, reservar la técnica y abrir las inscripciones sin tener que cerrar decisiones importantes a última hora.
- ¿Cuándo se deben enviar las invitaciones a un debate electoral?
- Envía las invitaciones al público entre 3 y 4 semanas antes y fija una fecha límite de inscripción 3 días antes del debate. Las invitaciones a la prensa conviene enviarlas al menos 10 días antes para facilitar la confirmación de asistencia.
- ¿Qué equipo técnico necesita un debate electoral?
- Como base, prepara micrófonos inalámbricos, soportes, mesa de mezclas, altavoces, portátil, proyector, pantalla, cables HDMI, alargadores y regletas. Haz una prueba completa entre 2 y 4 horas antes de que llegue el público.
- ¿Cuándo hay que cerrar las preguntas del público?
- Recopila las preguntas hasta 48 horas antes y deja al moderador tiempo para revisarlas y agrupar temas. Imprime las tarjetas de preguntas el día anterior y reserva algunas en blanco para las preguntas que surjan durante el acto.
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