Checklist voor een goed georganiseerd verhalenfestival
Een verhalenfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen vertellers en een programma. Je regelt tegelijk een geschikte locatie, publieksontvangst, techniek, catering en duidelijke informatie voor bezoekers. Begin met datum, locatie en programma, leg daarna vertellers en reserveringen vast en werk vervolgens naar uitnodigingen, vrijwilligers en draaiboek toe. In de laatste week controleer je vooral verhalenrechten, microfoons, bewegwijzering, programmaboekjes en gekoelde voorraad.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
2 personen
Programma samenstellen
3 personen
Vertellers vastleggen
2 personen
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Routebeschrijving delen
Programma online publiceren
Naambadges voorbereiden
2 personen
Programmaboekjes printen
2 personen
bewegwijzering maken
2 personen
Verhalenrechten controleren
Techniek testen
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelproducten ontvangen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Materialen sorteren
3 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Kinderhoek inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Geluidsset opstellen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentatieruimtes markeren
2 personen
Vertellers ontvangen
2 personen
Vertellers instrueren
2 personen
Inschrijving bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Openingsverhaal begeleiden
2 personen
Programma-aankondigingen doen
Vertellers begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Publieksvragen verzamelen
Fotomoment begeleiden
Pauzeruimtes controleren
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Slotverhaal begeleiden
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Nazorg
Servies verzamelen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Decoratie afnemen
2 personen
Stoelen en tafels afbouwen
4 personen
Techniek afbouwen
2 personen
Afval sorteren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
Foto's en bestanden archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 120
- Barkrukkenaantal 8
- Buffettafelsaantal 4
- Inschrijftafel
- Garderoberekkenaantal 2
- Kleedkamerscherm
- Kinderzitjesaantal 12
- Paraplubakkenaantal 2
- Kledinghangersaantal 80
- Opbergkrattenaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Koffiekopjesaantal 100
- Bordenaantal 150
- Gebaksbordjesaantal 120
- Vorkenaantal 150
- Messenaantal 120
- Lepelsaantal 120
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerschalenaantal 20
- Serveertangenaantal 10
- Thermoskannenaantal 8
- Waterkannenaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Maatbekersaantal 3
- Mengkommenaantal 4
- Koelboxenaantal 6
- IJsblokbakkenaantal 4
- Aluminiumfolieaantal 4
- Vershoudbakkenaantal 12
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Mengpaneel
- Microfoonstatievenaantal 3
- Laptop
- HDMI-kabelsaantal 3
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Powerbanksaantal 4
- Portofoonsaantal 8
- Oplaadstationsaantal 2
- Printer
- Printpapieraantal 4
- USB-sticksaantal 3
- Reservebatterijenaantal 24
Verlichting
- LED-lantaarnsaantal 12
- Lichtsnoerenaantal 8
- Batterijenaantal 24
Decoratie
- Stoffen tafellopersaantal 12
- Vlaggenlijnenaantal 10
- Decoratieve kussensaantal 30
- Krijtbordenaantal 8
- Krijtstiftenaantal 12
- Tafeldecoratieaantal 12
- Fotowanddoek
- Kledinghangersaantal 60
- Naambadgesaantal 150
- Badgehoudersaantal 150
- Pennenaantal 40
- Permanent markersaantal 12
- Plakbandaantal 8
- Dubbelzijdige tapeaantal 6
- Touwaantal 4
- Schaaraantal 8
- Kleefgumaantal 6
- Programmaboekjesaantal 150
- Polsbandjesaantal 150
Catering
- Boodschappen
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Afvalscheidingsbakkenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Microvezeldoekenaantal 20
- Papieren handdoekenaantal 12
Tips
- Leg vertellers en verhalenrechten uiterlijk 8 weken voor het festival vast. Zo houd je tijd over om het programma te wijzigen wanneer een verteller afzegt of een verhaal niet gebruikt kan worden.
- Plan de techniekstest minimaal 1 dag vooraf en test beide draadloze microfoons met de actieve speakers in de echte ruimte. Controleer ook of elke zitplaats het verhaal goed kan verstaan.
- Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het festival in één overzicht. Geef de catering daarna een definitief aantal en houd een kleine marge aan voor onverwachte bezoekers.
- Maak per vrijwilligersblok een naam, taak en begintijd in het draaiboek. Plan de ontvangst minimaal 60 minuten voor de eerste vertelling, zodat de inschrijftafel, naambadges en garderobe klaarstaan.
- Zet dranken en koelproducten niet pas bij aanvang klaar: zet ze enkele uren vooraf koud en controleer de voorraad opnieuw voordat bezoekers binnenkomen. Leg waterkannen, thermoskannen en herbruikbare bekers op vaste plekken bij het buffet.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een verhalenfestival organiseren?
- Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie en programma. Leg vertellers en reserveringen bij voorkeur 8 weken vooraf vast, zodat uitnodigingen en publieksinformatie nog op tijd klaar zijn.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een verhalenfestival?
- Reken op minimaal 1 vrijwilliger voor de ontvangst en inschrijftafel, 1 voor garderobe en zaalhulp en 1 voor catering per publieksblok. Bij meer dan 75 bezoekers is een extra zaalvrijwilliger praktisch.
- Wanneer moet ik de techniek voor een verhalenfestival testen?
- Test actieve speakers en draadloze microfoons uiterlijk 1 dag vooraf in de festivalruimte. Doe op de dag zelf nog een korte controle van ongeveer 30 minuten voordat de eerste bezoekers binnenkomen.
- Wanneer moet ik programmaboekjes en naambadges maken?
- Maak programmaboekjes en naambadges nadat het programma en de deelnemerslijst definitief zijn, meestal 5 tot 7 dagen vooraf. Print enkele extra exemplaren voor late aanmeldingen en beschadigde badges.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!