Checklist para organizar un festival de cuentos

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la fecha, el espacio y las reservas antes de diseñar las invitaciones. Después comprueba los permisos, el seguro y los derechos de las historias para no publicar un programa que todavía no puede confirmarse.
• Define el programa con horarios concretos y publícalo en línea cuando los narradores estén confirmados. Reserva márgenes entre sesiones para los cambios de escenario, la entrada del público y posibles retrasos.
• Abre las inscripciones con tiempo suficiente para recoger preferencias dietéticas y preparar la zona de recepción. Imprime las acreditaciones, los folletos y la señalización antes del día del festival, no durante el montaje.
• Asigna las tareas de cada voluntario por escrito y comparte las indicaciones con antelación. Imprime un plan de trabajo para que el equipo pueda consultar horarios, puestos y responsables sin depender de una sola persona.
• Haz una prueba completa de los altavoces y micrófonos antes de que llegue el público. Comprueba el inventario, realiza la compra final, recibe los productos refrigerados y enfría las bebidas con tiempo para el servicio.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de cuentos?

Empieza entre 8 y 12 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, narradores, permisos y reservas. Deja las dos últimas semanas para inscripciones, materiales, voluntariado y comprobaciones técnicas.

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones del festival de cuentos?

Envíalas cuando la fecha, el lugar y el programa básico estén confirmados, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Así tendrás tiempo para gestionar las inscripciones y recoger las preferencias dietéticas.

¿Cuándo se debe probar el sonido en un festival de cuentos?

Haz una prueba inicial al menos 7 días antes para detectar problemas con los altavoces activos y los micrófonos inalámbricos. Repite una comprobación final el mismo día, antes de abrir las puertas.

¿Qué hay que preparar el día antes de un festival de cuentos?

Deja listos los folletos, las acreditaciones, la señalización, el plan de trabajo y la distribución del mobiliario. Comprueba también el inventario, recibe los productos refrigerados y enfría las bebidas entre 12 y 24 horas antes.

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