Organiser un festival de contes sans rien oublier

Un festival de contes demande plus qu’une programmation et quelques chaises. Il faut confirmer le lieu, réserver les conteurs, vérifier les autorisations et préparer l’accueil des spectateurs plusieurs semaines à l’avance. Cette checklist rassemble 73 tâches et 78 fournitures, de la première réservation au rangement final. Elle vous aide aussi à coordonner les inscriptions, les bénévoles, la technique, les repas et les informations pratiques le jour venu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme
3 personnes
Réserver les conteurs
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer le déroulé
Partager l’itinéraire
Publier le programme en ligne
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
Créer la signalétique
2 personnes
Vérifier les droits sur les récits
Tester la technique
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Recevoir les produits réfrigérés
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Trier les matériaux
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Aménager l’espace enfants
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer la sono
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Marquer les espaces de présentation
2 personnes
Accueillir les conteurs
2 personnes
Informer les narrateurs
2 personnes
Gérer les inscriptions
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Animer le récit d'ouverture
2 personnes
Faire les annonces du programme
Encadrer les conteurs
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Recueillir les questions du public
Animer le moment photo
Vérifier les espaces de pause
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Accompagner l’histoire de clôture
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Démonter les chaises et les tables
4 personnes
Démonter la technique
2 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Rendre les objets trouvés
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 120
Tabourets de barqté 8
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Portantsqté 2
Paravent de loge
Sièges pour enfantsqté 12
Porte-parapluiesqté 2
Cintresqté 80
Caisses de rangementqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Assiettes à pâtisserieqté 120
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 10
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 4
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 12

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphones sans filqté 3
Table de mixage
Pieds de microqté 3
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Stations de rechargeqté 2
Imprimante
Papier d’impressionqté 4
Clés USBqté 3
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Lanternes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 8
Pilesqté 24

Décoration

Chemins de table en tissuqté 12
Guirlandes de fanionsqté 10
Coussins décoratifsqté 30
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueurs craieqté 12
Décoration de tableqté 12
Bannière pour photowall
Cintresqté 60
Badges nominatifsqté 150
Porte-badgesqté 150
Stylosqté 40
Marqueurs permanentsqté 12
Ruban adhésifqté 8
Ruban adhésif double faceqté 6
Cordeqté 4
Ciseauxqté 8
Pâte adhésiveqté 6
Brochures du programmeqté 150
Braceletsqté 150

Catering

Courses

Nettoyage

Poubellesqté 10
Bacs de tri des déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 20
Essuie-toutqté 12

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de contacter les conteurs, puis vérifiez immédiatement les autorisations, l’assurance et les éventuels droits liés aux récits. Ces vérifications peuvent prendre plusieurs semaines.
Publiez le programme en ligne dès qu’il est stabilisé et envoyez les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions. Prévoyez une liste actualisée des participants et recueillez les besoins alimentaires au plus tard quelques jours avant l’événement.
Testez les microphones sans fil et les intervenants actifs avant l’arrivée du public, idéalement lors d’une répétition complète. Un essai de 30 minutes permet de repérer les problèmes de portée, de volume ou de piles.
Préparez l’accueil avec une table d’inscription, des badges nominatifs, des livrets et une signalétique visible depuis l’entrée. Imprimez aussi le déroulé et l’itinéraire pour les bénévoles qui ne connaissent pas le lieu.
Vérifiez les stocks et faites les courses avant de recevoir les produits réfrigérés. Mettez les boissons au frais plusieurs heures à l’avance et répartissez les bénévoles entre l’accueil, la salle, le buffet et le rangement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de contes ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour réserver les conteurs, confirmer le lieu, vérifier les autorisations et construire le programme. Commencez plus tôt si plusieurs intervenants ou une assurance spécifique sont nécessaires.
Quand envoyer les invitations pour un festival de contes ?: Envoyez-les environ 3 à 4 semaines avant la date prévue. Gardez ensuite 7 jours pour relancer les invités, traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Pour un petit festival, comptez au minimum 1 bénévole à l’inscription, 1 personne en salle et 1 référent pour les intervenants, puis ajoutez 1 personne pour 25 à 30 participants. Prévoyez également une relève pendant les pauses.
Quand tester la technique d’un festival de contes ?: Faites un premier test 2 à 3 jours avant, puis un contrôle de 30 minutes le jour même avant l’ouverture des portes. Vérifiez chaque microphone sans fil, les piles, le volume et la position des intervenants.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.