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Geschichtenfestival organisieren: die Checkliste für die Planung

Ein Geschichtenfestival braucht mehr als gute Erzählungen: Programm, Rechte, Technik, Sitzplätze und ein klarer Ablauf müssen zusammenpassen. Lege zuerst Datum und Ort fest, bestätige Erzähler und Reservierungen und prüfe Genehmigungen sowie Versicherung. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die Einteilung der Freiwilligen. In der letzten Woche zählen vor allem Ausdrucke, Beschilderung, Techniktest und die Versorgung mit kalten Getränken.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Programm zusammenstellen

    3 Personen

  • Erzähler festlegen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Wegbeschreibung teilen

  • Programm online veröffentlichen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Programmhefte drucken

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Story-Rechte prüfen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Kühlwaren entgegennehmen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Materialien sortieren

    3 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Anmeldebereich einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Kinderbereich einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage aufstellen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Präsentationsräume markieren

    2 Personen

  • Sprecher empfangen

    2 Personen

  • Erzähler einweisen

    2 Personen

  • Anmeldung besetzen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Eröffnungsstory begleiten

    2 Personen

  • Programmansagen machen

  • Erzähler begleiten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Kinderaktivitäten betreuen

    3 Personen

  • Publikumsfragen sammeln

  • Fotomoment begleiten

  • Pausenräume kontrollieren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Schlussgeschichte begleiten

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Dekoration abnehmen

    2 Personen

  • Stühle und Tische abbauen

    4 Personen

  • Technik abbauen

    2 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Fundsachen zurückbringen

  • Fotos und Dateien archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 12
  • KlappstühleAnz. 120
  • BarhockerAnz. 8
  • BuffetischeAnz. 4
  • Anmeldetisch
  • GarderobenständerAnz. 2
  • Umkleideschirm
  • KindersitzeAnz. 12
  • RegenschirmbehälterAnz. 2
  • KleiderbügelAnz. 80
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 100
  • TellerAnz. 150
  • TortenplattenAnz. 120
  • GabelnAnz. 150
  • MesserAnz. 120
  • LöffelAnz. 120
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServierzangenAnz. 10
  • ThermoskannenAnz. 8
  • WasserkannenAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • MessbecherAnz. 3
  • RührschüsselnAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 6
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • AluminiumfolieAnz. 4
  • FrischhaltedosenAnz. 12

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • Mischpult
  • MikrofonständerAnz. 3
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • PowerbanksAnz. 4
  • FunkgeräteAnz. 8
  • LadestationenAnz. 2
  • Drucker
  • DruckpapierAnz. 4
  • USB-SticksAnz. 3
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Beleuchtung

  • LED-LaternenAnz. 12
  • LichterkettenAnz. 8
  • BatterienAnz. 24

Dekoration

  • Stoff-TischläuferAnz. 12
  • WimpelkettenAnz. 10
  • Dekorative KissenAnz. 30
  • KreidetafelnAnz. 8
  • KreidestifteAnz. 12
  • TischdekorationAnz. 12
  • Fotowand-Stoff
  • KleiderbügelAnz. 60
  • NamensschilderAnz. 150
  • BadgehalterAnz. 150
  • StifteAnz. 40
  • PermanentmarkerAnz. 12
  • KlebebandAnz. 8
  • Doppelseitiges KlebebandAnz. 6
  • SeilAnz. 4
  • SchereAnz. 8
  • KlebestiftAnz. 6
  • ProgrammhefteAnz. 150
  • ArmbänderAnz. 150

Catering

  • Einkäufe

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • AbfalltrennbehälterAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • MikrofasertücherAnz. 20
  • PapierhandtücherAnz. 12

Tipps

  • Plane das Programm früh und bestätige jeden Erzähler schriftlich. Prüfe außerdem die Rechte an den Geschichten, bevor du das Programm online stellst oder Programmhefte druckst.
  • Teste aktive Lautsprecher und Funkmikrofone spätestens am Vortag mit den tatsächlichen Sitzplätzen im Raum. Ein kurzer Techniktest verhindert, dass leise Erzählstimmen am hinteren Ende untergehen.
  • Ordne die Anmeldungen nach Sitzplätzen, Ernährungswünschen und Helfereinsatz. Drucke Namensschilder, Programmhefte und das Drehbuch nicht erst am Veranstaltungstag, sondern mindestens einen Tag vorher.
  • Stelle Anmeldetisch, Garderobenständer und Beschilderung vor dem Einlass auf. Plane für den Empfang mindestens zwei Personen ein, wenn viele Gäste in derselben halben Stunde eintreffen.
  • Kühle Getränke rechtzeitig und teile die Ausgabe auf mehrere Wasserkannen, Thermoskannen und wiederverwendbare Becher auf. Kühlwaren sollten bei der Anlieferung kontrolliert und bis zum Beginn gekühlt gelagert werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Geschichtenfestival planen?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Programm und Erzählern. Genehmigungen, Reservierungen und Versicherungsfragen solltest du spätestens 6 Wochen vor dem Festival prüfen.
Wann verschickt man die Einladungen für ein Geschichtenfestival?
Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Schließe die Anmeldeliste spätestens 7 Tage vorher, damit Sitzplätze, Namensschilder und Ernährungswünsche noch angepasst werden können.
Wann sollte die Technik für ein Geschichtenfestival getestet werden?
Teste Lautsprecher und Funkmikrofone mindestens 24 Stunden vorher im Veranstaltungsraum. Wiederhole den Test am Veranstaltungstag 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass.
Wie viele Helfer braucht ein Geschichtenfestival?
Plane mindestens 1 Helfer für Anmeldung und Wegweisung, 1 Person für Technik und 1 Person für Verpflegung ein. Bei mehr als 50 Gästen sind 4 bis 6 Freiwillige sinnvoll, damit Einlass, Garderobe und Pausen gleichzeitig funktionieren.

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