Checklist voor een goed georganiseerde verhalenavond

Een verhalenavond staat of valt met een strak programma, verstaanbare vertellers en een rustige ontvangst. Regel eerst de locatie, uitnodigingen en aanmeldingen; leg daarna dieetwensen, vertellers en reserveringen vast. Test de geluidsinstallatie vóór de avond en werk de indeling uit voordat tafels en stoelen worden geplaatst. Op de dag zelf houd je tijd over als boodschappen, printwerk, materialen en techniek al gecontroleerd zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Verhalenvertellers bevestigen
Programma samenstellen
2 personen
Reserveringen maken
Techniek testen
2 personen
Indeling uitwerken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Versproducten controleren
Hapjes voorbereiden
3 personen
Verhalen en tijden printen
Materialen verzamelen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Ontvangstruimte inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes uitstallen
2 personen
Thee en koffie klaarzetten
2 personen
Registratietafel klaarzetten
Vertellers ontvangen
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Programma toelichten
Verhalen begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauze aankondigen
Afscheid en feedback vragen
2 personen

Nazorg

Restanten veilig opbergen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 55
Tafelsaantal 8
Ontvangsttafel
Spreektafel
Krukkenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 60
Gebaksbordenaantal 60
Glazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerbordenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Actieve speakersaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8
Lichtslangenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Programmastandaardsaantal 6
Decoratieve vazenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de verhalenvertellers voordat je het programma afrondt. Noteer per verteller de spreektijd en plan korte wisselmomenten, zodat de avond niet uitloopt.
Verzamel dieetwensen uiterlijk enkele dagen vóór de avond. Controleer daarna de boodschappenlijst opnieuw voordat je verse producten koopt en hapjes voorbereidt.
Test microfoons, speakers, statieven, verlengkabels en stekkerdozen op locatie vóór de ontvangst begint. Controleer ook of elke plek in de ruimte verstaanbaar geluid heeft.
Richt de ruimte eerst functioneel in: ontvangsttafel bij binnenkomst, spreektafel goed zichtbaar en stoelen met vrij zicht op de verteller. Zet programmastandaards en naamkaartjes pas daarna neer.
Zet dranken, koffie, thee en hapjes vlak voor de start klaar. Houd versproducten gekoeld tot het laatste moment en plaats afvalbakken op minstens twee logische plekken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een verhalenavond organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken van tevoren met de locatie, uitnodigingen en vertellers. Plan de technische test en definitieve indeling uiterlijk 1 week vooraf.
Hoeveel verhalenvertellers heb ik nodig voor een verhalenavond?: Dat hangt af van de beschikbare tijd, maar reken per verteller op ongeveer 10 tot 15 minuten inclusief wisselen. Voor een programma van 90 minuten passen meestal 5 tot 7 vertellers.
Wanneer moet ik de dieetwensen voor een verhalenavond verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie ongeveer 1 week vooraf. Controleer de lijst nogmaals voordat je boodschappen doet en hapjes voorbereidt.
Wanneer test ik de microfoons en speakers voor een verhalenavond?: Test de geluidsinstallatie op de locatie minimaal 1 dag vooraf als dat kan, en nogmaals bij het opbouwen. Trek op de avond zelf minstens 45 minuten uit voor aansluiten en geluidscontrole.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.