Noche de cuentos: checklist para organizarla sin olvidos
Una Noche de cuentos necesita más coordinación de la que parece: narradores confirmados, un programa con horarios y una sala preparada para escuchar sin interrupciones. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios, desde las inscripciones y las preferencias dietéticas hasta la prueba de micrófonos, la iluminación y el café. Organiza primero el lugar y el contenido; deja la compra, la comida y el montaje para los últimos días y horas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar el lugar
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar a los narradores
Elaborar el programa
2 personas
Hacer reservas
Probar la técnica
2 personas
Desarrollar la distribución
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los productos frescos
Preparar aperitivos
3 personas
Imprimir historias y horarios
Reunir los materiales
2 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar la zona de recepción
2 personas
Montar el sistema de sonido
2 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar aperitivos
2 personas
Preparar té y café
2 personas
Preparar la mesa de registro
Recibir a los narradores
2 personas
Recibir a los invitados
3 personas
Presentar el programa
Guiar las historias
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Anunciar el descanso
Despedida y pedir comentarios
2 personas
Seguimiento
Guardar los restos de forma segura
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 55
- Mesascant. 8
- Mesa de recepción
- Mesa de oradores
- Taburetescant. 4
Vajilla
- Platos de cenacant. 60
- Platos para postrecant. 60
- Vasoscant. 70
- Tazas de cafécant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Platos de servircant. 12
- Cucharonescant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavoces activoscant. 2
- Soportes de micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Iluminación
- Luces decorativascant. 8
- Cables de lucescant. 3
Decoración
- Mantelescant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Atriles para programascant. 6
- Jarrones decorativoscant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Sets de escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa antes de imprimir historias y horarios. Reserva entre 10 y 15 minutos de margen por cada hora de narración para cambios, preguntas o retrasos.
- Confirma a los narradores y sus necesidades técnicas con varios días de antelación. Prueba los micrófonos inalámbricos, los altavoces y la iluminación antes de que llegue el público.
- Usa las inscripciones para calcular sillas, vajilla y bebidas, y pregunta por las preferencias dietéticas al registrarse. Revisa la lista de asistentes 24 horas antes para ajustar la compra.
- Enfría las bebidas y prepara los aperitivos con tiempo, pero comprueba los productos frescos el mismo día. Deja listos el té, el café y los termos antes de abrir la recepción.
- Llega al menos 2 horas antes para montar mesas, sillas, recepción, sonido y decoración. Haz una prueba completa desde la última fila y coloca una papelera donde sea visible.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones para una Noche de cuentos?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes y fija la fecha límite de inscripción aproximadamente 7 días antes. Así puedes confirmar narradores, calcular las sillas y recoger las preferencias dietéticas a tiempo.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que confirmar a los narradores?
- Confírmalos al menos 2 semanas antes del evento y vuelve a contactar con ellos 2 o 3 días antes. Aprovecha ese último contacto para cerrar el orden de las historias, la duración y las necesidades del micrófono.
- ¿Cuándo hay que probar el sonido y la iluminación?
- Haz una prueba técnica completa el mismo día, como mínimo 2 horas antes de abrir la ubicación. Comprueba cada micrófono, altavoz, cable, regleta y punto de luz desde la zona donde se sentará el público.
- ¿Cuánta comida y bebida necesito para una Noche de cuentos?
- Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua, té y café para el resto de la velada. Compra los aperitivos según el número final de inscritos y deja un margen de aproximadamente 10% para cambios de última hora.
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