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Geschichtenabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Geschichtenabend wirkt entspannt, wenn Ablauf, Sitzplätze und Technik rechtzeitig feststehen. Plane zuerst Location, Einladungen, Anmeldungen und die bestätigten Erzähler. In der letzten Woche klärst du Programm, Reservierungen, Ernährungswünsche und den Einkauf. Am Veranstaltungstag bleiben dann Aufbau, Empfang, Ton, Licht, Getränke und Snacks. Diese Checkliste hilft dir, die 41 Aufgaben in der richtigen Reihenfolge abzuarbeiten und typische Last-Minute-Probleme zu vermeiden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location bestätigen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Geschichtenerzähler bestätigen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Aufteilung ausarbeiten

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Frischprodukte kontrollieren

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Geschichten und Zeiten ausdrucken

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Empfangsbereich einrichten

    2 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    2 Personen

  • Beleuchtung einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks auslegen

    2 Personen

  • Tee und Kaffee bereitstellen

    2 Personen

  • Registrierungstisch aufbauen

  • Sprecher empfangen

    2 Personen

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Programm vorstellen

  • Geschichten begleiten

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pause ankündigen

  • Abschied und um Feedback bitten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher verstauen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 55
  • TischeAnz. 8
  • Empfangstisch
  • Rednertisch
  • HockerAnz. 4

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 60
  • KuchenplattenAnz. 60
  • GläserAnz. 70
  • KaffeetassenAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServiertellerAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3

Ausstattung

  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

  • StimmungsleuchtenAnz. 8
  • LichtschläucheAnz. 3

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 60
  • ProgrammständerAnz. 6
  • Dekorative VasenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • BesensetsAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige die Geschichtenerzähler spätestens 7 Tage vorher und lege danach die Reihenfolge sowie die Zeiten der einzelnen Beiträge fest. So kannst du das Programm drucken und den Abend pünktlich beginnen.
  • Teste Funkmikrofone, aktive Lautsprecher, Mikrofonständer und Verlängerungskabel mindestens 2 Stunden vor dem Einlass. Prüfe dabei auch, ob der Rednerplatz von allen Sitzplätzen aus gut verständlich ist.
  • Plane den Sitzbereich vor dem Aufbau: Stelle Stühle mit ausreichend Durchgang zum Empfangstisch auf und halte einen eigenen Platz für den Erzähler frei. Für Nachzügler sind 2 bis 4 zusätzliche Sitzplätze meist sinnvoll.
  • Erfasse Ernährungswünsche spätestens 3 Tage vor dem Abend und kontrolliere die Frischprodukte am Einkaufstag. Snacks, Kuchenplatten, Servierteller sowie Besteck sollten vor dem Einlass vollständig bereitliegen.
  • Kühle Getränke frühzeitig und stelle Tee sowie Kaffee erst kurz vor Beginn bereit. Rechne für die Vorbereitung von Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermoskannen mindestens 30 Minuten ein, damit der Empfang nicht nebenbei organisiert werden muss.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Geschichtenabend organisieren?
Beginne mindestens 3 Wochen vorher mit der Location und den Einladungen. Die Erzähler, das Programm und mögliche Reservierungen sollten spätestens 7 Tage vor dem Abend bestätigt sein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Geschichtenabend?
Plane mindestens 2 Stunden für Tische, Stühle, Empfangsbereich, Beleuchtung, Dekoration und Beschallungsanlage ein. Mit Techniktest und Getränken solltest du etwa 30 Minuten zusätzliche Reserve einrechnen.
Wann sollte man die Einladungen für einen Geschichtenabend verschicken?
Verschicke die Einladungen 3 bis 4 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist von etwa 7 Tagen vor der Veranstaltung. So bleiben noch 2 bis 3 Tage, um Ernährungswünsche und Sitzaufteilung zu bearbeiten.
Wie viele Sitzplätze braucht man für einen Geschichtenabend?
Plane pro bestätigter Anmeldung einen Stuhl und zusätzlich 2 bis 4 Reserveplätze ein. Stelle den Empfangsbereich so auf, dass Anmeldungen und Namensschilder nicht den Zugang zum Sitzbereich blockieren.

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