Checklist pour organiser une soirée contes

Une soirée contes réussie repose surtout sur un bon enchaînement : confirmer le lieu, inscrire les participants, caler les conteurs et tester la technique avant le jour J. Prévoyez aussi l’accueil, les horaires imprimés, les boissons chaudes et un espace confortable pour écouter. Cette checklist rassemble les 41 tâches et 34 fournitures du plan, depuis les premières confirmations jusqu’à l’ouverture de la salle. Utilisez-la pour savoir quoi régler en premier et ce qui ne doit pas attendre la dernière heure.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer le lieu
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les conteurs
Établir le programme
2 personnes
Faire les réservations
Tester la technique
2 personnes
Élaborer le plan d'aménagement
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les produits frais
Préparer les en-cas
3 personnes
Imprimer les histoires et les horaires
Rassembler le matériel
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager l’espace d’accueil
2 personnes
Installer le système son
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Préparer le thé et le café
2 personnes
Préparer la table d'inscription
Accueillir les conteurs
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Présenter le programme
Accompagner les récits
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Annoncer la pause
Faire les adieux et recueillir les retours
2 personnes

Suivi

Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Retourner les matériels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 55
Tablesqté 8
Table d’accueil
Table de prise de parole
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à gâteauqté 60
Verresqté 70
Tasses à caféqté 60
Couvertsqté 60
Assiettes de serviceqté 12
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3

Équipement

Microphones sans filqté 2
Intervenants actifsqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 8
Guirlandes lumineusesqté 3

Décoration

Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 60
Pupitres de programmeqté 6
Vases décoratifsqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Confirmez le lieu et les conteurs avant d’envoyer les invitations. Le programme dépend du nombre d’intervenants, de la durée de chaque histoire et des réservations à effectuer.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et recueillez les besoins alimentaires au moins 7 jours avant la soirée. Vous aurez ainsi le temps d’adapter les en-cas et les boissons.
Testez les microphones sans fil, les pieds de micro, les rallonges et les multiprises avant l’installation finale. Un essai de 30 minutes permet de repérer les câbles trop courts ou les prises manquantes.
Imprimez les histoires et les horaires avant le jour J, puis préparez les badges nominatifs et les pupitres de programme. Gardez quelques exemplaires supplémentaires pour les intervenants et les changements de dernière minute.
Prévoyez l’ouverture de la salle au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Ce créneau couvre l’installation des tables et des chaises, l’éclairage, le son, les boissons au frais et la préparation du thé et du café.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée contes ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant la soirée afin de confirmer les quantités, les besoins alimentaires et l’aménagement de la salle.
Combien de temps prévoir pour installer une soirée contes ?: Comptez au moins 2 heures avant l’accueil du public. Prévoyez 30 minutes supplémentaires si le système son, les microphones ou l’éclairage sont utilisés pour la première fois dans ce lieu.
Que faut-il prévoir pour les boissons d’une soirée contes ?: Préparez les boissons froides à l’avance et gardez le thé et le café pour la dernière phase de l’installation. Pour une soirée de 2 à 3 heures, prévoyez au minimum 2 à 3 verres par personne et une marge de 10 % pour les imprévus.
Quand faire les courses et préparer les en-cas ?: Faites les courses non périssables 2 à 3 jours avant, puis vérifiez les produits frais la veille. Préparez les en-cas le jour même, suffisamment tôt pour pouvoir les disposer après l’installation des tables et avant l’arrivée des invités.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.