Checklist voor een goed georganiseerde verhalenavond

Een verhalenavond staat of valt met een helder programma, bevestigde vertellers en verstaanbare verhalen. Regel eerst de datum, locatie en bijdragen van de vertellers; werk daarna de aanmeldingen, catering en techniek uit. In de laatste week controleer je dieetwensen, bezoekerslijst en programma’s. Op de dag zelf draait het vooral om een rustige vertelhoek, goed geluid en een opbouw waarbij stoelen, tafels en verlichting op tijd klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Vertellers benaderen
2 personen
Vertellers bevestigen
2 personen
Locatie reserveren
Techniekbehoefte controleren
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Herinnering versturen
Bezoekerslijst afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Programma's afdrukken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Servies sorteren
2 personen
Techniek opladen
Vertellers informeren

Event

Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Tafels opstellen
2 personen
Vertelhoek inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Licht opstellen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentatietafel inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Allergenen markeren
Informatietafel klaarzetten
2 personen
Teambriefing houden
5 personen
Vertellers ontvangen
2 personen
Entree bemannen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Programma toelichten
Verhalen aankondigen
Tijd tussen verhalen bewaken
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afscheid van bezoekers begeleiden
2 personen
Vertellers uitzwaaien
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen

Nazorg

Decoratie afhalen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Bedankbericht versturen
Foto's veilig archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 8
Krukkenaantal 4
Kapstokkenaantal 2
Tafelkledenaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Audiokabelsaantal 4
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4
Reserveledlampenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 80
Bordenaantal 80
Vorkenaantal 80
Theelepelsaantal 80
Serveerplateausaantal 8
Schenk kannenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 2

Decoratie

Katoenen doekenaantal 6
Tafellantaarnsaantal 8
Programmastandaardsaantal 4
Naamkaartjesaantal 80
Papiertapeaantal 4
Scharenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Vuilnisgrijpersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg per verteller een definitieve spreektijd vast en stuur het programma uiterlijk één week vooraf door. Zo voorkom je uitloop en weten vertellers precies wanneer ze aan de beurt zijn.
Controleer de techniek niet pas bij de opening: test speakers, draadloze microfoons, mengpaneel en audiokabels minstens 60 minuten voor de eerste gast arriveert.
Houd bij aanmeldingen niet alleen namen bij, maar ook dieetwensen. Maak de bezoekerslijst en naamkaartjes uiterlijk de dag ervoor, zodat je bij binnenkomst niet hoeft te zoeken.
Koel dranken enkele uren vooraf en zet koffie, thee, glazen en servies per uitgiftepunt klaar. Voorzie een aparte plek voor gebruikte kopjes en borden.
Richt de vertelhoek in vóór je de rest afwerkt: zet stoelen zo dat iedereen zicht heeft, plaats de microfoonstandaard goed en controleer of de verlichting geen schaduwen op de verteller werpt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een verhalenavond?: Plan voor een verhalenavond meestal 2 tot 3 uur, inclusief een korte pauze. Reken per verteller ongeveer 10 tot 15 minuten en houd 10 minuten speling voor wissels en vragen.
Wanneer moet ik vertellers benaderen voor een verhalenavond?: Benader vertellers bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf en bevestig hun deelname uiterlijk 3 weken voor de avond. Stuur het definitieve programma daarna nogmaals, bijvoorbeeld 7 dagen van tevoren.
Wanneer verstuur ik de uitnodiging voor een verhalenavond?: Verstuur de eerste uitnodiging ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Stuur een herinnering 5 tot 7 dagen voor de avond en verwerk dieetwensen direct zodra aanmeldingen binnenkomen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een verhalenavond op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 uur voor het openen van de locatie, het opstellen van stoelen en tafels, het inrichten van de vertelhoek en de techniekcheck. Test het geluid uiterlijk 60 minuten voor aanvang.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.