Noche de cuentos: checklist para organizarla sin olvidos

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la fecha y el programa antes de enviar invitaciones. Contacta a los narradores con tiempo y vuelve a confirmar su participación cuando el horario esté definido.
• No esperes a la semana del evento para gestionar las inscripciones. Recoge también las preferencias dietéticas y envía un recordatorio antes de preparar la compra.
• Comprueba el equipo técnico en el lugar, no solo en casa. Prueba los altavoces, los micrófonos inalámbricos, la mesa de mezclas, los cables y las regletas antes de abrir las puertas.
• Prepara la recepción con antelación: imprime la lista de visitantes, las tarjetas de nombre y los programas. Así podrás recibir a la gente sin buscar documentos durante la entrada.
• Reserva tiempo para montar el rincón de cuentos y colocar las sillas antes de que lleguen los asistentes. Enfría las bebidas, prepara los aperitivos y deja lista la vajilla mientras el espacio aún está vacío.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de cuentos?

Empieza al menos 4 semanas antes para fijar la fecha, reservar el lugar y contactar con los narradores. Deja la confirmación del programa y las inscripciones cerradas antes de preparar los materiales finales.

¿Cuándo hay que confirmar a los narradores?

Confírmalos cuando la fecha, el lugar y el horario estén decididos, idealmente 2 semanas antes. Envíales después la información práctica y vuelve a comprobar sus necesidades técnicas unos días antes.

¿Cuándo se prepara el equipo de sonido para una noche de cuentos?

Carga todo el equipo el día anterior y haz una prueba en el lugar antes de abrir. Reserva al menos 45 minutos para revisar altavoces, micrófonos, soportes, cables, regletas y mesa de mezclas.

¿Cuántas sillas y vasos necesito para una noche de cuentos?

Prepara una silla y un vaso por persona inscrita, más un margen del 10 % para cambios de última hora. Si esperas 40 asistentes, calcula 44 sillas y 44 vasos, además de la vajilla para café y aperitivos.

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