Organiser une soirée contes sans rien laisser au dernier moment

Une soirée contes repose sur un programme clair, une écoute technique fiable et un accueil simple pour les visiteurs. Commence par fixer la date, le déroulé et les conteurs, puis réserve le lieu avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières 24 heures servent surtout à confirmer les intervenants, préparer les badges et les programmes, refroidir les boissons et installer les espaces. Cette checklist rassemble les étapes dans l’ordre, avec les détails qui sont souvent oubliés jusqu’à l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Contacter les conteurs
2 personnes
Confirmer les conteurs
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier les besoins techniques
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer un rappel
Imprimer la liste des visiteurs
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les programmes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Trier la vaisselle
2 personnes
Charger le matériel technique
Informer les conteurs

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables
2 personnes
Aménager le coin lecture
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Aménager la table de présentation
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Signaler les allergènes
Installer la table d’information
2 personnes
Faire le briefing d’équipe
5 personnes
Accueillir les conteurs
2 personnes
Tenir l'entrée
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Présenter le programme
Annoncer les histoires
Surveiller les intervalles entre les histoires
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Accompagner le départ des visiteurs
2 personnes
Faire ses adieux aux conteurs
Éteindre le matériel sonore
2 personnes

Suivi

Récupérer la décoration
2 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
Ranger le stock restant
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Archiver les photos en toute sécurité

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tablesqté 8
Tabouretsqté 4
Porte-manteauxqté 2
Nappesqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Câbles audioqté 4
Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 4

Éclairage

Lampadairesqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4
Lampes LED de rechangeqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillères à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 8
Pichets de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Bacs à glaçonsqté 2

Décoration

Tissus en cotonqté 6
Photophores de tableqté 8
Pupitres de programmeqté 4
Badges nominatifsqté 80
Ruban de papierqté 4
Ciseauxqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Pinces à déchetsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloque le programme et les conteurs avant d’envoyer les invitations : prévois au moins un rappel de confirmation dans la semaine qui précède la soirée.
Teste les microphones sans fil, la table de mixage, les câbles et les rallonges sur place avant l’arrivée du public. Un essai de 30 minutes permet de repérer une prise trop éloignée ou un câble manquant.
Traite les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 3 jours avant l’événement. Imprime ensuite la liste des visiteurs et prépare les badges nominatifs avant l’ouverture du lieu.
Prévois un espace lecture distinct, avec les chaises installées face aux conteurs et un passage libre vers les tables. Vérifie aussi les porte-manteaux, l’éclairage d’ambiance et les lampes LED de rechange.
Refroidis les boissons plusieurs heures à l’avance et prépare les en-cas avant l’arrivée des invités. Compte environ 2 à 3 verres par personne pour la première heure, puis ajuste selon la durée du programme.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée contes ?: Envoie-les environ 3 à 4 semaines avant la date prévue, avec le programme, l’horaire et le formulaire d’inscription. Fixe une date limite de réponse 5 à 7 jours avant la soirée afin de traiter les besoins alimentaires et d’ajuster les achats.
Que faut-il vérifier pour le son d’une soirée contes ?: Teste les microphones sans fil, les pieds de micro, la table de mixage, les câbles audio, les rallonges et les multiprises au moins 24 heures avant. Refais un contrôle de 30 minutes dans la salle le jour même, avec les conteurs si possible.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une soirée contes ?: Prévois environ 2 heures pour installer les chaises, les tables, l’éclairage, le coin lecture et le matériel technique. Ouvre le lieu au moins 3 heures avant l’arrivée du public si les équipements doivent encore être testés.
Quand préparer les boissons et les en-cas pour une soirée contes ?: Prépare les en-cas le jour même et mets les boissons au frais plusieurs heures avant le début. Termine la mise en place de la vaisselle, des plateaux, des pichets et des thermos au moins 30 minutes avant l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.