Geschichtenabend organisieren: die praktische Checkliste
Ein Geschichtenabend steht und fällt mit einem klaren Ablauf, gut verständlicher Technik und einer angenehmen Atmosphäre. Lege zuerst Datum und Programm fest, gewinne die Erzähler und reserviere die Location. Danach folgen Anmeldung, Einladungen und die Erfassung von Ernährungswünschen. In den letzten Tagen prüfst du Besucher- und Einkaufsliste, bereitest Namensschilder und Programme vor und kümmerst dich um Getränke, Snacks, Sitzplätze und den Erzählbereich.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Programm festlegen
2 Personen
Erzähler ansprechen
2 Personen
Erzähler bestätigen
2 Personen
Location reservieren
Technikbedarf prüfen
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Erinnerung senden
Besucherliste ausdrucken
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Programme ausdrucken
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Geschirr sortieren
2 Personen
Technik aufladen
Erzähler informieren
Event
Location öffnen
2 Personen
Räume kontrollieren
2 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Tische aufstellen
2 Personen
Erzählbereich einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Beleuchtung aufbauen
2 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Präsentationstisch einrichten
2 Personen
Catering bereitstellen
3 Personen
Allergene kennzeichnen
Infotisch aufbauen
2 Personen
Teambriefing durchführen
5 Personen
Sprecher empfangen
2 Personen
Eingang besetzen
2 Personen
Besucher registrieren
2 Personen
Besucher begrüßen
2 Personen
Programm vorstellen
Geschichten ankündigen
Zeit zwischen den Geschichten bewachen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Verabschiedung der Besucher begleiten
2 Personen
Erzähler verabschieden
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Nachbereitung
Dekoration abholen
2 Personen
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Küche reinigen
2 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Fundsachen sammeln
Restbestand einlagern
2 Personen
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Dankesnachricht versenden
Fotos sicher archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 70
- TischeAnz. 8
- HockerAnz. 4
- KleiderständerAnz. 2
- TischdeckenAnz. 8
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- Mischpult
- AudiokabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 4
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
- Ersatz-LED-LampenAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 70
- GläserAnz. 80
- TellerAnz. 80
- GabelnAnz. 80
- TeelöffelAnz. 80
- ServierplattenAnz. 8
- AusgießkannenAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- EiswürfelbehälterAnz. 2
Dekoration
- BaumwolltücherAnz. 6
- TischlaternenAnz. 8
- ProgrammständerAnz. 4
- NamensschilderAnz. 80
- PapierklebebandAnz. 4
- ScherenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- MüllgreiferAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige die Erzähler nicht erst am Veranstaltungstag: Hole dir spätestens 7 Tage vorher eine verbindliche Zusage und teile ihnen Programm, Beginn und technische Möglichkeiten mit.
- Schicke die Erinnerung 2 bis 3 Tage vor dem Geschichtenabend. Drucke danach die Besucherliste, Namensschilder und Programme aus, damit Änderungen am Eingang nicht improvisiert werden müssen.
- Prüfe die Tontechnik mindestens 3 Tage vorher vollständig: Aktive Lautsprecher, Funkmikrofone, Mikrofonständer, Mischpult, Audiokabel und Verlängerungskabel müssen zusammenpassen und geladen beziehungsweise einsatzbereit sein.
- Öffne die Location mindestens 90 Minuten vor Beginn. Kontrolliere zuerst Räume und Beleuchtung, stelle dann Stühle und Tische auf und richte den Erzählbereich mit Mikrofon, Lautsprecher und Programmständer ein.
- Kühle Getränke früh genug und bereite Snacks vor, bevor die ersten Gäste eintreffen. Sortiere Geschirr, Gläser, Teller, Gabeln und Teelöffel an einem festen Ausgabepunkt, damit während der Geschichten niemand suchen muss.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Geschichtenabend planen?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. In der ersten Woche legst du Datum und Programm fest, sprichst Erzähler an und reservierst die Location; die Anmeldung kann danach starten.
- Wann sollte man die Erzähler für einen Geschichtenabend anfragen?
- Frage die Erzähler spätestens 4 Wochen vor dem Termin an. Eine verbindliche Bestätigung sollte spätestens 7 Tage vorher vorliegen, damit Programm und Technik rechtzeitig angepasst werden können.
- Wann verschickt man die Erinnerung für einen Geschichtenabend?
- Sende die Erinnerung 2 bis 3 Tage vor der Veranstaltung. So können Gäste noch absagen oder Ernährungswünsche mitteilen, während du die Besucherliste und Verpflegung final vorbereitest.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Geschichtenabend?
- Plane mindestens 90 Minuten für den Aufbau ein. Räume kontrollieren, Sitzplätze stellen, Technik anschließen, Beleuchtung einrichten und Getränke sowie Snacks vorbereiten dauert meist länger als erwartet.
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