Vergunningenavond organiseren: checklist van voorbereiding tot start

Een vergunningenavond vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een paar sprekers. Je regelt eerst datum, locatie en inhoud, daarna de uitnodigingen en aanmeldingen. In de laatste week verschuift de aandacht naar deelnemerslijsten, naamkaartjes, hand-outs, catering en technische controles. Op de dag zelf moeten toegang, zaalindeling, registratie en presentatiemiddelen klaarstaan voordat de eerste deelnemer binnenkomt. Gebruik de checklist om niets op het laatste moment te hoeven oplossen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Programma en tijden vastleggen
2 personen
Sprekers en behandelaars uitnodigen
Presentaties en documenten verzamelen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen opnieuw bevestigen
Deelnemerslijst afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Hand-outs samenstellen
2 personen
Presentaties technisch controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Koelproducten opslaan
Locatie en zaal controleren
2 personen
Sleutels en toegang regelen
Zaalindeling uitzetten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Presentatietafel inrichten
2 personen
Projector en scherm plaatsen
2 personen
Microfoons en laptop aansluiten
2 personen
Geluid en presentaties testen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes en broodjes klaarzetten
3 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
Koffie en thee serveren
2 personen
Opening en programma toelichten
Presentaties begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en broodjes aanvullen
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
Pauzes begeleiden
2 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Laatste vragen beantwoorden
2 personen
Afsluiting en informatie meegeven
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Eten en dranken opruimen
3 personen
Servies verzamelen en afwassen
3 personen
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Zaal en keuken schoonmaken
3 personen
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Sleutels en locatie opleveren
Overgebleven materialen opslaan
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Kabelbinders

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Kannenaantal 6
Serveerplankenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Opslagbakkenaantal 8

Kantoor

Naamkaartjesaantal 60
Balpennenaantal 30
Klembordenaantal 4
Notitieblokkenaantal 60
Presentatiemappenaantal 60
Markeerstiftenaantal 6
Plakbandaantal 4

Bewegwijzering

Richtingpijlenaantal 8
Informatiebordenaantal 4
Krijtbordenaantal 2

Verlichting

LED-tafellampenaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakemmeraantal 2
Vloermoppenaantal 2
Handvegers en blikkenaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische controle niet pas op de dag zelf. Test presentaties, laptop, beamer, projectiescherm, microfoons en luidsprekers uiterlijk één werkdag vooraf en leg verlengsnoeren en stekkerdozen klaar.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de avond af. Verwerk dieetwensen, bevestig de deelnemers opnieuw en druk daarna pas de deelnemerslijst en naamkaartjes af.
Reserveer op de dag zelf minimaal 60 minuten voor de opbouw. Zet tafels en stoelen neer, richt de registratie- en presentatietafel in en controleer of sleutels en toegang geregeld zijn.
Maak hand-outs en presentatiemappen per spreker compleet voordat je naar de locatie vertrekt. Leg ook balpennen, klemborden, notitieblokken en markeerstiften bij de registratie klaar.
Koelproducten moeten na het boodschappen doen direct worden opgeslagen. Gebruik koelboxen of de beschikbare koeling en zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen pas veilig neer nadat de zaalindeling vaststaat.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een vergunningenavond versturen?: Verstuur de uitnodigingen zodra datum, locatie, programma en sprekers vaststaan. Houd minimaal 2 tot 3 weken aan voor aanmeldingen en stuur enkele dagen voor de avond een bevestiging.
Hoe lang van tevoren moet ik de zaal opbouwen?: Plan minimaal 60 minuten opbouwtijd, en liever 90 minuten als je meerdere microfoons of een beamer aansluit. Gebruik die tijd voor de zaalindeling, registratie, catering en een volledige technische test.
Wanneer druk ik de deelnemerslijst en naamkaartjes af?: Verwerk de aanmeldingen en dieetwensen eerst en sluit de lijst bij voorkeur 1 tot 2 werkdagen voor de avond. Druk daarna de deelnemerslijst en naamkaartjes af, met enkele lege kaartjes als reserve.
Hoeveel tijd kost de technische controle van een vergunningenavond?: Reken op 30 tot 45 minuten voor laptop, presentaties, beamer, scherm, microfoons, luidsprekers en kabels. Test elke presentatie in de juiste volgorde en controleer ook een reserveaansluiting.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.