Noche de permisos: checklist para organizarla paso a paso
Noche de permisos reúne ponentes, especialistas y participantes alrededor de un programa con horarios definidos. Para que la jornada fluya, hay que cerrar pronto la ubicación, las inscripciones, las presentaciones y las necesidades dietéticas. Después toca preparar la sala, el registro, la proyección, los micrófonos y el servicio de café. Esta checklist de 56 tareas y 40 materiales te ayuda a seguir el orden correcto y a detectar lo que suele quedar para el último momento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Definir el programa y los horarios
2 personas
Invitar a ponentes y especialistas
Recopilar presentaciones y documentos
2 personas
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Volver a confirmar inscripciones
Imprimir la lista de participantes
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Preparar los folletos
2 personas
Comprobar técnicamente las presentaciones
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Guardar los productos refrigerados
Comprobar el lugar y la sala
2 personas
Gestionar llaves y acceso
Marcar la distribución de la sala
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar la mesa de presentación
2 personas
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
Conectar los micrófonos y el portátil
2 personas
Probar el sonido y las presentaciones
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar los aperitivos y bocadillos
3 personas
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
Servir café y té
2 personas
Explicar la apertura y el programa
Coordinar presentaciones
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos y bocadillos
2 personas
Recoger preguntas del público
Gestionar los descansos
2 personas
Coordinar el programa de la noche
2 personas
Responder las últimas preguntas
2 personas
Cierre e información para llevar
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la comida y las bebidas
3 personas
Recoger y lavar la vajilla
3 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
4 personas
Recoger y retirar la basura
2 personas
Limpiar la sala y la cocina
3 personas
Retirar la señalización
2 personas
Recoger objetos perdidos
Entregar las llaves y el local
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesa de registro
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 4
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Bridas
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 80
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Jarrascant. 6
- Tablas para servircant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Cajas de almacenamientocant. 8
Oficina
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Bolígrafoscant. 30
- Portapapelescant. 4
- Bloc de notascant. 60
- Carpetas de presentacióncant. 60
- Rotuladores fosforescentescant. 6
- Cinta adhesivacant. 4
Señalización
- Flechas direccionalescant. 8
- Paneles informativoscant. 4
- Pizarrascant. 2
Iluminación
- Lámparas de mesa LEDcant. 4
Limpieza
- Cubo de limpiezacant. 2
- Fregonascant. 2
- Escobillas y recogedorescant. 2
- Paños de microfibracant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, la ubicación y el programa antes de enviar invitaciones: deja al menos 2 semanas para recopilar respuestas de ponentes, presentaciones y documentos.
- Abre las inscripciones con una pregunta específica sobre preferencias dietéticas y vuelve a confirmar las plazas entre 3 y 5 días antes. Imprime la lista final y prepara las tarjetas de nombre después de ese cierre.
- Haz una comprobación técnica completa el día anterior: prueba el portátil, el proyector, la pantalla, los altavoces y cada micrófono inalámbrico con los cables y regletas que usarás.
- Reserva al menos 90 minutos antes de la llegada para revisar llaves y acceso, marcar la distribución, colocar mesas y sillas y montar las mesas de registro y presentación.
- Compra los productos después de comprobar la lista y guarda lo refrigerado en neveras portátiles en cuanto llegue. Deja preparados vasos, tazas, platos, cubiertos, jarras y termos para no interrumpir el programa.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar Noche de permisos?
- Empieza al menos 4 semanas antes para confirmar fecha, sala, programa y ponentes. Reserva las 2 últimas semanas para invitaciones, inscripciones, documentos y comprobaciones técnicas.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones?
- Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes del evento. Así puedes confirmar asistentes, preferencias dietéticas, tarjetas de nombre, folletos y cantidades de café y otros productos.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala?
- Calcula como mínimo 90 minutos antes de la llegada de los participantes. Ese margen cubre acceso, distribución de mesas y sillas, registro, proyección, sonido y una prueba completa.
- ¿Cuándo se comprueba el equipo de Noche de permisos?
- Haz una primera comprobación el día anterior y repite la prueba al montar la sala. Comprueba portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófonos, cables alargadores y regletas antes de abrir el registro.
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