Zo organiseer je een vergunningenavond

Begin met de datum, locatie en het programma voordat je uitnodigingen verstuurt. Leg daarna sprekers, behandelaars en benodigde documenten vast, zodat deelnemers weten wat ze kunnen verwachten. Open de aanmeldingen op tijd en verzamel dieetwensen, presentatiemateriaal en contactgegevens in één overzicht. In de laatste week verschuift de aandacht naar techniek, zaalopstelling, registratie en catering. Een korte controle op de dag zelf voorkomt dat je nog moet zoeken naar sleutels, kabels, hand-outs of naamkaartjes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Programma en tijden vastleggen
2 personen
3
Sprekers en behandelaars uitnodigen
4
Presentaties en documenten verzamelen
2 personen
5
Uitnodigingen opstellen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen openen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Aanmeldingen opnieuw bevestigen
11
Deelnemerslijst afdrukken
12
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
13
Hand-outs samenstellen
2 personen
14
Presentaties technisch controleren
2 personen
15
Boodschappenlijst controleren
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Koelproducten opslaan
18
Locatie en zaal controleren
2 personen
19
Sleutels en toegang regelen
20
Zaalindeling uitzetten
2 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
22
Registratietafel inrichten
2 personen
23
Presentatietafel inrichten
2 personen
24
Projector en scherm plaatsen
2 personen
25
Microfoons en laptop aansluiten
2 personen
26
Geluid en presentaties testen
2 personen
27
Bewegwijzering ophangen
2 personen
28
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
29
Dranken koud zetten
2 personen
30
Hapjes en broodjes klaarzetten
3 personen

Event

31
Deelnemers ontvangen
3 personen
32
Aanwezigheid registreren
2 personen
33
Naamkaartjes uitdelen
34
Koffie en thee serveren
2 personen
35
Opening en programma toelichten
36
Presentaties begeleiden
2 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Hapjes en broodjes aanvullen
2 personen
39
Vragen uit de zaal verzamelen
40
Pauzes begeleiden
2 personen
41
Avondprogramma begeleiden
2 personen
42
Laatste vragen beantwoorden
2 personen
43
Afsluiting en informatie meegeven
44
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

45
Apparatuur uitschakelen
2 personen
46
Eten en dranken opruimen
3 personen
47
Servies verzamelen en afwassen
3 personen
48
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
49
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
50
Zaal en keuken schoonmaken
3 personen
51
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
52
Gevonden voorwerpen verzamelen
53
Sleutels en locatie opleveren
54
Overgebleven materialen opslaan
2 personen
55
Geleende materialen retourneren
2 personen
56
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Kabelbinders

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Kannenaantal 6
Serveerplankenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Opslagbakkenaantal 8

Kantoor

Naamkaartjesaantal 60
Balpennenaantal 30
Klembordenaantal 4
Notitieblokkenaantal 60
Presentatiemappenaantal 60
Markeerstiftenaantal 6
Plakbandaantal 4

Bewegwijzering

Richtingpijlenaantal 8
Informatiebordenaantal 4
Krijtbordenaantal 2

Verlichting

LED-tafellampenaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakemmeraantal 2
Vloermoppenaantal 2
Handvegers en blikkenaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de inhoud eerst: zet per onderdeel een begin- en eindtijd vast en bevestig sprekers en behandelaars voordat de uitnodiging de deur uitgaat. Vraag presentaties en documenten uiterlijk één week vooraf op.
Open de aanmeldingen niet zonder einddatum. Sluit ze bijvoorbeeld 3 tot 5 dagen voor de avond, zodat je de deelnemerslijst, naamkaartjes, hand-outs en dieetwensen nog kunt verwerken.
Doe de technische controle minimaal 2 uur voor aanvang. Test laptop, beamer, projectiescherm en draadloze microfoons samen; controleer ook verlengsnoeren, stekkerdozen en kabelbinders.
Richt de registratie in vóór de zaal wordt gevuld. Leg de deelnemerslijst, naamkaartjes, balpennen en klemborden klaar en wijs één persoon aan die de binnenkomst gedurende het eerste halfuur opvangt.
Regel eten en drinken op basis van het definitieve aantal deelnemers. Zet koelproducten pas vlak voor de avond klaar en controleer of koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, bekers, kopjes en afvalbakken op hun plek staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vergunningenavond organiseren?: Leg datum, locatie en programma bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 tot 4 weken voor de avond, zodat deelnemers tijd hebben om zich aan te melden.
Wanneer moet ik de sprekers en presentaties regelen?: Nodig sprekers en behandelaars uiterlijk 6 weken vooraf uit. Vraag hun presentaties en documenten uiterlijk 7 dagen voor de avond op en test de bestanden daarna op de gebruikte laptop.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de zaal klaar te zetten?: Reserveer minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, registratie, presentatietafel en techniek. Plan daarnaast 30 minuten voor een laatste controle van microfoons, beeld, documenten en toegang.
Wanneer sluit ik de aanmeldingen voor een vergunningenavond?: Sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor de avond. Dan kun je de deelnemerslijst afdrukken, naamkaartjes maken, dieetwensen verwerken en boodschappen aanpassen aan het definitieve aantal.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.