Genehmigungsabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Genehmigungsabend steht und fällt mit einem klaren Ablauf und vollständig vorbereiteten Unterlagen. Lege zuerst Ort, Datum und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst oder Anmeldungen öffnest. Danach folgen Teilnehmerverwaltung, Handouts, Namensschilder und die technische Prüfung der Präsentationen. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem einen zugänglichen Raum, einen funktionierenden Registrierungstisch und getestete Mikrofone, Lautsprecher, Laptop, Beamer und Leinwand.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
Programm und Zeiten festlegen
2 Personen
Sprecher und Behandler einladen
Präsentationen und Dokumente sammeln
2 Personen
Einladungen erstellen
Einladungen verschicken
Anmeldungen öffnen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Anmeldungen erneut bestätigen
Teilnehmerliste ausdrucken
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Handouts zusammenstellen
2 Personen
Präsentationen technisch prüfen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Kühlprodukte einlagern
Location und Saal prüfen
2 Personen
Schlüssel und Zugang organisieren
Raumaufteilung aufbauen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Präsentationstisch einrichten
2 Personen
Projektor und Leinwand aufstellen
2 Personen
Mikrofone und Laptop anschließen
2 Personen
Ton und Präsentationen testen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks und Sandwiches bereitstellen
3 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
3 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Namensschilder verteilen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Eröffnung und Programm erläutern
Präsentationen betreuen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks und Brötchen nachfüllen
2 Personen
Fragen aus dem Publikum sammeln
Pausen betreuen
2 Personen
Abendprogramm betreuen
2 Personen
Letzte Fragen beantworten
2 Personen
Abschluss und Informationen mitgeben
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Geräte ausschalten
2 Personen
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
Geschirr einsammeln und abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
Abfall sammeln und entsorgen
2 Personen
Saal und Küche reinigen
3 Personen
Beschilderung entfernen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Schlüssel und Location übergeben
Übrig gebliebene Materialien lagern
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 60
Registrierungstisch
KleiderständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 4

Ausstattung

Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Kabelbinder

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 80
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
KannenAnz. 6
ServierbretterAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
AufbewahrungsboxenAnz. 8

Büro

NamensschilderAnz. 60
KugelschreiberAnz. 30
KlemmbretterAnz. 4
NotizblöckeAnz. 60
PräsentationsmappenAnz. 60
MarkerAnz. 6
KlebebandAnz. 4

Beschilderung

RichtungspfeileAnz. 8
InfotafelnAnz. 4
KreidetafelnAnz. 2

Beleuchtung

LED-TischlampenAnz. 4

Reinigung

Reinigungs-EimerAnz. 2
BodenwischerAnz. 2
Handfeger und KehrschaufelnAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane die Einladungen früh genug, damit Anmeldungen, Ernährungswünsche und eine erneute Bestätigung noch vor dem Abend bearbeitet werden können. Drucke die Teilnehmerliste erst nach diesem letzten Abgleich aus.
Sammle Präsentationen und Dokumente in einer festen Ablage und prüfe jede Datei vorab auf dem vorgesehenen Laptop. Ein Test mit Beamer und Leinwand verhindert, dass Schriften oder Videos am Veranstaltungstag fehlen.
Bereite Namensschilder, Kugelschreiber, Klemmbretter und Notizblöcke am Registrierungstisch vor. Lege zusätzlich die Handouts und Präsentationsmappen in der Reihenfolge des Programms bereit.
Prüfe die Raumaufteilung nicht erst beim Aufbau: Für Registrierungstisch, Präsentationstisch, Kleiderständer und Abfallbehälter müssen die Wege frei bleiben. Stelle Tische und Stühle so auf, dass alle die Leinwand sehen und die Ausgänge erreichbar bleiben.
Kümmere dich mindestens am Vortag um Kühlprodukte, Getränke und Kaffeeservice. Stelle Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermoskannen bereit und kontrolliere, ob Becher, Tassen, Teller und Besteck für alle Angemeldeten vorhanden sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Genehmigungsabend organisieren?: Beginne mehrere Wochen vorher mit Datum, Ort, Programm und den Einladungen. Plane spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Termin den letzten Abgleich der Anmeldungen, Ernährungswünsche und Unterlagen ein.
Wann sollte ich die Teilnehmerliste für den Genehmigungsabend drucken?: Drucke sie nach der erneuten Anmeldebestätigung, idealerweise am Vortag oder am Veranstaltungstag einige Stunden vor dem Einlass. So vermeidest du eine Liste mit abgesagten oder fehlenden Teilnehmern.
Wann muss die Technik für einen Genehmigungsabend geprüft werden?: Prüfe Präsentationen, Laptop, Beamer, Leinwand, Mikrofone und Lautsprecher spätestens am Vortag. Führe am Veranstaltungstag zusätzlich einen kurzen Funktionstest mit angeschlossenen Kabeln und Stromversorgung durch.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Genehmigungsabend?: Plane für Raumaufteilung, Tische, Stühle, Registrierungstisch und Präsentationstechnik mindestens 60 bis 90 Minuten ein. Wenn Technik oder Raum erstmals genutzt werden, sind 2 Stunden realistischer.

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