LizztLIZZT
frLanguage — Français

Checklist pour organiser une soirée des autorisations

Une soirée des autorisations demande plus qu’une date et une salle réservées. Il faut coordonner les intervenants, recueillir les inscriptions, préparer les documents et tester chaque présentation avant l’arrivée du public. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières confirmations jusqu’à l’installation de l’accueil et du matériel technique. Elle attire aussi l’attention sur les détails souvent oubliés : accès aux clés, besoins alimentaires, badges, câbles et produits réfrigérés.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer la date et le lieu

  • Consigner le programme et les horaires

    2 personnes

  • Inviter les intervenants et animateurs

  • Rassembler les présentations et les documents

    2 personnes

  • Rédiger les invitations

  • Envoyer les invitations

  • Ouvrir les inscriptions

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Reconfirmer les inscriptions

  • Imprimer la liste des participants

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Préparer les supports de distribution

    2 personnes

  • Vérifier techniquement les présentations

    2 personnes

  • Vérifier la liste des courses

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Stocker les produits réfrigérés

  • Vérifier le site et la salle

    2 personnes

  • Organiser les clés et l’accès

  • Définir l'agencement de la salle

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Installer la table d'inscription

    2 personnes

  • Aménager la table de présentation

    2 personnes

  • Installer le projecteur et l'écran

    2 personnes

  • Brancher les microphones et l’ordinateur portable

    2 personnes

  • Tester le son et les présentations

    2 personnes

  • Installer la signalétique

    2 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer les amuse-bouches et les sandwichs

    3 personnes

Événement

  • Accueillir les participants

    3 personnes

  • Enregistrer la présence

    2 personnes

  • Distribuer les badges

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Présenter l’ouverture et le programme

  • Animer les présentations

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner les amuse-bouches et les sandwiches

    2 personnes

  • Recueillir les questions de la salle

  • Encadrer les pauses

    2 personnes

  • Encadrer le programme du soir

    2 personnes

  • Répondre aux dernières questions

    2 personnes

  • Clôture et informations à emporter

  • Reconduire les visiteurs

    2 personnes

Suivi

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Ranger la nourriture et les boissons

    3 personnes

  • Rassembler et laver la vaisselle

    3 personnes

  • Remettre les tables et les chaises en place

    4 personnes

  • Collecter et évacuer les déchets

    2 personnes

  • Nettoyer la salle et la cuisine

    3 personnes

  • Retirer la signalétique

    2 personnes

  • Rassembler les objets trouvés

  • Remettre les clés et le lieu

  • Stocker le matériel restant

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 8
  • Chaisesqté 60
  • Table d'inscription
  • Porte-manteauxqté 2
  • Poubellesqté 4

Équipement

  • Ordinateur portable
  • Vidéoprojecteur
  • Écran de projection
  • Microphones sans filqté 2
  • Haut-parleursqté 2
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4
  • Serre-câbles

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 80
  • Tasses à caféqté 60
  • Assiettesqté 60
  • Couvertsqté 60
  • Carafesqté 6
  • Planches de serviceqté 6

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 4
  • Glacièresqté 3
  • Bacs de rangementqté 8

Bureau

  • Badges nominatifsqté 60
  • Stylos à billeqté 30
  • Presse-papiersqté 4
  • Blocs-notesqté 60
  • Chemises de présentationqté 60
  • Marqueursqté 6
  • Ruban adhésifqté 4

Signalétique

  • Flèches directionnellesqté 8
  • Panneaux d'informationqté 4
  • Panneaux en ardoiseqté 2

Éclairage

  • Lampes de table LEDqté 4

Nettoyage

  • Seau de nettoyageqté 2
  • Serpillièresqté 2
  • Balais à main et pellesqté 2
  • Chiffons microfibresqté 12

Catering

  • Courses

Conseils

  • Commencez par confirmer la date, le lieu et les horaires, puis envoyez les invitations seulement quand le programme et les intervenants sont suffisamment stabilisés. Prévoyez un délai d’au moins 2 à 3 semaines pour les réponses et les inscriptions.
  • Fermez les inscriptions quelques jours avant la soirée afin de traiter les demandes alimentaires, reconfirmer les participants et imprimer une liste à jour. Préparez aussi les badges nominatifs et les supports de distribution avant le jour J.
  • Testez chaque présentation sur l’ordinateur portable et le vidéoprojecteur au moins 24 heures à l’avance. Vérifiez également les microphones, les haut-parleurs, les rallonges et les multiprises : un câble manquant peut retarder toute la séance.
  • Organisez l’accès à la salle avant l’installation : clés, horaires d’ouverture et personne responsable doivent être confirmés. Prévoyez l’agencement des tables, des chaises, de la table d’inscription et de l’espace de présentation avant l’arrivée des intervenants.
  • Faites les courses après avoir vérifié la liste complète, puis stockez les produits réfrigérés dans une glacière ou un réfrigérateur dès leur arrivée. Comptez la vaisselle, les gobelets, les tasses, les carafes et les poubelles avant de quitter le lieu.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée des autorisations ?
Envoyez-les idéalement 2 à 3 semaines avant la date prévue, une fois le lieu, les horaires et les intervenants confirmés. Laissez ensuite au moins 7 jours pour recevoir les inscriptions et les besoins alimentaires.
Quand fermer les inscriptions à une soirée des autorisations ?
Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement. Ce délai permet de traiter les réponses, de reconfirmer les participants, d’imprimer la liste et de préparer les badges nominatifs.
Quand tester le matériel technique avant la soirée ?
Effectuez un test complet au moins 24 heures avant l’ouverture : présentations, ordinateur, vidéoprojecteur, écran, microphones et haut-parleurs. Refaites un contrôle rapide 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?
Prévoyez environ 90 minutes pour installer les tables, les chaises, l’accueil, l’espace de présentation et le matériel technique. Ajoutez 30 minutes si les câbles, microphones ou présentations nécessitent des réglages supplémentaires.

Des plans du même genre

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Organisez gratuitement et invitez vos contacts !