Wat heb je nodig voor een vergunningenavond?

Voor een vergunningenavond heb je meer nodig dan koffie en een beamer. Richt een registratietafel in met naamkaartjes, balpennen en klemborden, en zorg dat deelnemers documenten en hand-outs kunnen volgen. Voor presentaties zijn een laptop, beamer, scherm, microfoons en luidsprekers nodig. Tel servies en drank per deelnemer, regel stroom vóór de zaal wordt opgebouwd en leg materialen uiterlijk één dag eerder klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Kabelbinders

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Kannenaantal 6
Serveerplankenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Opslagbakkenaantal 8

Kantoor

Naamkaartjesaantal 60
Balpennenaantal 30
Klembordenaantal 4
Notitieblokkenaantal 60
Presentatiemappenaantal 60
Markeerstiftenaantal 6
Plakbandaantal 4

Bewegwijzering

Richtingpijlenaantal 8
Informatiebordenaantal 4
Krijtbordenaantal 2

Verlichting

LED-tafellampenaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakemmeraantal 2
Vloermoppenaantal 2
Handvegers en blikkenaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Suiker - 1 kilo
- Zoetjes - 1 doosje
- Spa Blauw - 48 flesjes
- Spa Rood - 24 flesjes
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Sinaasappelsap - 4 pakken
- Citroenen - 8 stuks
- Roerstaafjes - 100 stuks
- Honing - 1 pot
- Roomboter - 2 pakken
- Stokbroden - 8 stuks
- Mini-broodjes - 80 stuks
- Jonge kaas - 2 kilo
- Belegen kaas - 1 kilo
- Achterham - 1 kilo
- Kipfiletbeleg - 1 kilo
- Hummus - 6 bakjes
- Komkommers - 6 stuks
- Tomaten - 2 kilo
- Sla - 4 kroppen
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Zoute stengels - 4 zakken
- Gemengde noten - 3 zakken
- Koekjes - 8 pakken
- Appels - 50 stuks
- Bananen - 40 stuks
- Druiven - 3 kilo
- Papieren servetten - 200 stuks
- Bakpapier - 1 rol
- Vershoudfolie - 1 rol
- Aluminiumfolie - 1 rol
- Afvalzakken - 2 rollen
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Vaatwastabletten - 1 pak
- Handzeep - 4 flacons

Tips

Leg per deelnemer één naamkaartje en één balpen klaar, plus minimaal 10% extra voor vergeten of beschadigde kaartjes. Gebruik klemborden bij de registratie als deelnemers formulieren moeten invullen.
Reken voor koffie en thee op 2 kopjes per persoon bij een avondprogramma van ongeveer 2 uur. Zet per 10 deelnemers minstens één kan of thermoskan klaar, zodat de wachtrij beperkt blijft.
Voorzie per spreker een presentatiemap en per deelnemer één set hand-outs. Neem daarnaast 10% extra exemplaren mee; nagekomen deelnemers en zoekgeraakte documenten komen vaak pas bij de registratie aan het licht.
Test laptop, beamer, projectiescherm en microfoons minimaal 60 minuten vóór de start in de echte zaal. Neem verlengsnoeren, stekkerdozen en kabelbinders mee; aansluitpunten zitten zelden precies waar de presentatietafel staat.
Zet bij de ingang en bij de catering elk één afvalbak en plaats kapstokken vóór de eerste deelnemer binnenkomt. Bewaar koelproducten in koelboxen en opslagbakken tot de zaal klaarstaat, bij voorkeur niet langer dan 2 uur buiten koeling.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik kopen voor een vergunningenavond?: Zorg voor koffie, thee, water, herbruikbare bekers, koffiekopjes, borden en besteksets. Voor de organisatie heb je ook naamkaartjes, balpennen, klemborden, notitieblokken en presentatiemappen nodig. De volledige lijst op deze pagina bevat daarnaast meubilair, techniek en keukenmateriaal.
Hoeveel koffie heb ik nodig voor een vergunningenavond?: Reken bij een programma van ongeveer 2 uur op 2 kopjes per deelnemer. Voor 30 deelnemers zijn dat circa 60 kopjes; zet minstens 3 thermoskannen klaar als één kan ongeveer 20 kopjes bevat.
Hoeveel hand-outs en naamkaartjes moet ik maken?: Maak voor iedere aangemelde deelnemer één set hand-outs en één naamkaartje. Voeg 10% extra toe: bij 30 deelnemers zijn dat 33 sets en 33 naamkaartjes.
Wanneer moet ik de techniek voor een vergunningenavond klaarzetten?: Zet laptop, beamer, projectiescherm, microfoons en luidsprekers minimaal 60 minuten voor aanvang neer en test alles met de presentaties. Leg kabels vast met kabelbinders en houd verlengsnoeren en stekkerdozen direct beschikbaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.