Einkaufsliste für den Genehmigungsabend

Für einen Genehmigungsabend brauchst du mehr als Getränke und Sitzplätze: Die Registrierung, Präsentationen und technische Ausstattung müssen vom ersten Gast an funktionieren. Plane Namensschilder, Schreibmaterial und Handouts für alle angemeldeten Personen ein. Für Getränke und Kaffee lohnt sich eine Mengenplanung pro Gast, damit während der Veranstaltung nichts ausgeht. Prüfe außerdem frühzeitig, was die Location bereits bereitstellt und was du selbst mitbringen musst.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 60
Registrierungstisch
KleiderständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 4

Ausstattung

Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Kabelbinder

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 80
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
KannenAnz. 6
ServierbretterAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
AufbewahrungsboxenAnz. 8

Büro

NamensschilderAnz. 60
KugelschreiberAnz. 30
KlemmbretterAnz. 4
NotizblöckeAnz. 60
PräsentationsmappenAnz. 60
MarkerAnz. 6
KlebebandAnz. 4

Beschilderung

RichtungspfeileAnz. 8
InfotafelnAnz. 4
KreidetafelnAnz. 2

Beleuchtung

LED-TischlampenAnz. 4

Reinigung

Reinigungs-EimerAnz. 2
BodenwischerAnz. 2
Handfeger und KehrschaufelnAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 12

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 3 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Zucker - 1 Kilo
- Süßstoff - 1 Packung
- Spa Blauw - 48 Flaschen
- Spa Rood - 24 Flaschen
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Orangensaft - 4 Packungen
- Zitronen - 8 Stück
- Rührstäbchen - 100 Stück
- Honig - 1 Glas
- Butter - 2 Packungen
- Baguettes - 8 Stück
- Mini-Brötchen - 80 Stück
- Junger Käse - 2 Kilo
- Mittelalter Käse - 1 Kilo
- Kochschinken - 1 kilo
- Hähnchenaufschnitt - 1 kilo
- Hummus - 6 Schalen
- Gurken - 6 Stück
- Tomaten - 2 Kilo
- Salat - 4 Köpfe
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Salzstangen - 4 Beutel
- Gemischte Nüsse - 3 Tüten
- Kekse - 8 Packungen
- Äpfel - 50 Stück
- Bananen - 40 Stück
- Trauben - 3 Kilo
- Papierservietten - 200 Stück
- Backpapier - 1 Rolle
- Frischhaltefolie - 1 Rolle
- Aluminiumfolie - 1 Rolle
- Müllsäcke - 2 Rollen
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Geschirrspültabs - 1 Packung
- Handseife - 4 Spender

Tipps

Plane pro Person zwei bis drei Getränke für die erste Stunde und danach etwa ein Getränk pro Stunde ein. Kühlprodukte sollten spätestens am Veranstaltungstag in Kühlboxen oder Kühlschränken bereitstehen.
Lege für jede angemeldete Person ein Namensschild, einen Kugelschreiber und einen Notizblock zurück. Drucke die Teilnehmerliste zusätzlich mindestens einmal vollständig aus.
Rechne bei Handouts und Präsentationsunterlagen mit 10 Prozent Reserve. So fehlen bei Nachmeldungen oder beschädigten Exemplaren nicht sofort wichtige Dokumente.
Teste Beamer, Leinwand, Laptop, Mikrofone und Lautsprecher spätestens am Vortag gemeinsam. Nimm außerdem mindestens zwei Verlängerungskabel und Kabelbinder für eine sichere Kabelführung mit.
Stelle für die Registrierung einen eigenen Tisch mit Klemmbrettern und Schreibmaterial bereit. Kontrolliere die Einkaufsliste spätestens 48 Stunden vorher und lagere Getränke sowie Kühlprodukte rechtzeitig ein.

Häufige Fragen

Wie viele Getränke brauche ich für einen Genehmigungsabend?: Plane pro Person zwei bis drei Getränke für die erste Stunde und anschließend etwa ein Getränk pro weiterer Stunde. Bei vier Stunden Veranstaltungsdauer sind damit ungefähr fünf bis sechs Getränke pro Person ein sinnvoller Richtwert.
Wie viele Namensschilder und Handouts soll ich vorbereiten?: Bereite je ein Namensschild und ein Handout pro angemeldeter Person vor. Ergänze bei den Handouts etwa 10 Prozent Reserve, bei 50 Teilnehmenden also fünf zusätzliche Exemplare.
Wann muss ich die Technik für den Genehmigungsabend prüfen?: Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Mikrofone und Lautsprecher spätestens am Vortag. Am Veranstaltungstag solltest du zusätzlich 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass einen kurzen Funktionstest durchführen.
Wie viel Geschirr brauche ich pro Gast?: Plane pro Person mindestens einen wiederverwendbaren Becher, eine Kaffeetasse, einen Teller und ein Besteckset ein. Wenn während des Abends mehrmals gegessen oder Kaffee ausgeschenkt wird, rechne 10 bis 20 Prozent zusätzlich oder organisiere einen Spül- beziehungsweise Wechselzyklus.

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