Que faut-il prévoir pour une soirée des autorisations ?

Pour une soirée des autorisations, les achats ne se limitent pas aux boissons et aux collations. Il faut aussi préparer l’accueil des participants, les badges, les documents à distribuer et le matériel nécessaire aux présentations. Prévoyez la vaisselle, les machines à café et le matériel de conservation avant le jour J. Cette liste vous aide à vérifier les quantités et à éviter les oublis de dernière minute, notamment les rallonges, les multiprises et les supports de présentation.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Table d'inscription
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Serre-câbles

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Carafesqté 6
Planches de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Bacs de rangementqté 8

Bureau

Badges nominatifsqté 60
Stylos à billeqté 30
Presse-papiersqté 4
Blocs-notesqté 60
Chemises de présentationqté 60
Marqueursqté 6
Ruban adhésifqté 4

Signalétique

Flèches directionnellesqté 8
Panneaux d'informationqté 4
Panneaux en ardoiseqté 2

Éclairage

Lampes de table LEDqté 4

Nettoyage

Seau de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2
Balais à main et pellesqté 2
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Spa Blauw - 48 bouteilles
- Spa Rouge - 24 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Citrons - 8 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 100 pièces
- Miel - 1 pot
- Beurre doux - 2 paquets
- Baguettes - 8 pièces
- Mini-sandwichs - 80 pièces
- Fromage jeune - 2 kilos
- Fromage affiné - 1 kilo
- Jambon arrière - 1 kilo
- Garniture de blanc de poulet - 1 kilo
- Houmous - 6 barquettes
- Concombres - 6 pièces
- Tomates - 2 kilos
- Laitue - 4 pièces
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Bâtonnets salés - 4 sachets
- Mélange de noix - 3 sachets
- Biscuits - 8 paquets
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Raisins - 3 kilos
- Serviettes en papier - 200 pièces
- Papier sulfurisé - 1 rouleau
- Film alimentaire - 1 rouleau
- Papier aluminium - 1 rouleau
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 paquet
- Savon pour les mains - 4 flacons

Conseils

Prévoyez un badge nominatif et un stylo pour chaque participant inscrit, plus 10 % de réserve pour les inscriptions tardives ou les badges abîmés.
Pour l’accueil, installez la table d’inscription au moins 30 minutes avant l’arrivée prévue et gardez la liste imprimée des participants avec des presse-papiers.
Comptez la vaisselle sur la base d’une utilisation par personne et ajoutez environ 15 % de marge : gobelets réutilisables, tasses, assiettes et couverts sont souvent oubliés dans les petites quantités.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones et les haut-parleurs le jour même, au moins 60 minutes avant le début, avec l’ordinateur portable qui servira aux présentations.
Achetez ou rassemblez les produits réfrigérés au plus tard la veille, puis stockez-les dans des glacières ou des bacs adaptés jusqu’à leur installation dans la salle.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour une soirée des autorisations ?: Prévoyez les fournitures d’accueil, les badges, les stylos, les blocs-notes et les chemises de présentation. Ajoutez la vaisselle, les carafes, les planches de service, le matériel pour le café et l’équipement technique prévu pour les présentations.
Combien de badges faut-il prévoir pour les participants ?: Préparez un badge par personne inscrite et ajoutez 10 % de réserve. Pour 50 participants, cela représente 55 badges, avec quelques stylos supplémentaires pour les inscriptions sur place.
Quand faut-il tester le vidéoprojecteur et les microphones ?: Effectuez un premier test la veille si la salle est accessible, puis refaites-le au moins 60 minutes avant le début de la soirée. Vérifiez aussi les rallonges, les multiprises, les câbles et la compatibilité de l’ordinateur avec le vidéoprojecteur.
Quand faire les courses pour la soirée des autorisations ?: Achetez les produits non périssables 2 à 3 jours avant. Faites les achats réfrigérés la veille et conservez-les dans des glacières ou au réfrigérateur jusqu’au moment de l’installation.

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