Zo organiseer je een verenigingsmarkt zonder chaos

Begin met de datum en locatie, en werk daarna van deelnemers naar uitvoering. Verenigingen hebben tijd nodig om zich aan te melden en hun wensen door te geven; pas daarna kun je standplaatsen, programma en catering goed verdelen. Regel vergunningen, vrijwilligers en leveranciers niet in de laatste week. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke plattegrond, herkenbare bewegwijzering en een openingsploeg die weet waar tafels, stands, materialen en betaalmiddelen liggen.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Verenigingen uitnodigen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Deelnemersinformatie versturen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Reserveringen maken
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Promotie online plaatsen
10
Posters verspreiden
2 personen
11
Plattegrond maken
12
Standplaatsen toewijzen
13
Programma samenstellen
2 personen
14
Leveranciers bevestigen
15
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Materialen verzamelen
3 personen
19
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
20
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
21
Infomateriaal sorteren
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
4 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen

Event

25
Locatie openen
2 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
6 personen
27
Partytenten opbouwen
6 personen
28
Stands indelen
4 personen
29
Stroom aansluiten
2 personen
30
Verlichting ophangen
3 personen
31
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
32
Infobalie inrichten
2 personen
33
Cateringpunt inrichten
3 personen
34
Hapjes uitstallen
3 personen
35
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
36
Afvalpunten plaatsen
2 personen
37
Verenigingen ontvangen
3 personen
38
Standhouders naar stands wijzen
3 personen
39
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
40
Bezoekers verwelkomen
3 personen
41
Infobalie bemannen
2 personen
42
Consumpties verkopen
4 personen
43
Hapjes serveren
3 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Koffie en thee bijvullen
2 personen
46
Afvalbakken legen
2 personen
47
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
48
Programma aankondigen
49
Gevonden voorwerpen registreren
50
Laatste bezoekers informeren
2 personen
51
Verkoop afsluiten
2 personen
52
Standhouders uitzwaaien
3 personen

Nazorg

53
Versiering verwijderen
3 personen
54
Tenten afbreken
6 personen
55
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
56
Apparatuur loskoppelen
2 personen
57
Afval verzamelen
4 personen
58
Servies afwassen
3 personen
59
Locatie schoonmaken
4 personen
60
Materialen sorteren
3 personen
61
Restanten koelen
2 personen
62
Restafval wegbrengen
2 personen
63
Materialen retourneren
2 personen
64
Gevonden voorwerpen afhandelen
65
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktstandsaantal 12
Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 40
Statafelsaantal 6
Klaptafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 4
Klapbankenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 350
Koffiekopjesaantal 150
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Serveerschalenaantal 20
Schenk kannenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Betaalterminalsaantal 2
Megafoon
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 150
Tafelkledenaantal 18
Decoratieve plantenaantal 12
Naamkaartjesaantal 40
Pionnenaantal 12
Krijtbordenaantal 12
Plakbandaantal 8
Tie-wrapsaantal 100

Catering

Koelkastenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Soeplepelsaantal 4
Snijplankenaantal 6
Messenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Etikettenaantal 100
Allergenenkaartjesaantal 40
Kassaboxenaantal 2
Geldkistjesaantal 2
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilmoppenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Veiligheidsvestenaantal 8
Zaklampenaantal 4

Informatie

Plattegrondenaantal 350
Programmaflyersaantal 400
Standnummerbordenaantal 12
Pijlbordenaantal 20
Clipboardsaantal 6
Pennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 10
Polsbandjesaantal 400

Keuken

Koelcontainersaantal 4
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Ovenwantenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Snijplankenaantal 6

Tips

Plan de aanmeldingen ruim vóór de markt sluit en stuur daarna één deelnemersinformatie met aankomsttijd, standplaats, programma en contactpersoon. Zo voorkom je losse vragen over dezelfde praktische zaken.
Maak de plattegrond pas nadat je alle verenigingen hebt verwerkt. Wijs iedere stand een plek toe en houd ruimte vrij voor looproutes, kabelgoten, verlengkabels en eventuele partytenten.
Bereken catering per verwacht aantal bezoekers en controleer de boodschappenlijst vóór je inkopen doet. Vergeet naast hapjes en dranken ook herbruikbare bekers, koffiekopjes, borden, bestek en serveerschalen niet.
Verdeel vrijwilligers over vaste momenten: opbouw, ontvangst, catering, kassa en afsluiting. Zet kassa, wisselgeld en betaalterminals op één aangewezen plek en wijs minimaal één vervanger aan.
Open de locatie met een korte controle: staan de marktstands en tafels goed, zijn naamkaartjes en infomateriaal gesorteerd, werken verlichting en stroom en is de bewegwijzering zichtbaar vanaf de ingang?

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een verenigingsmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken van tevoren met datum, locatie en vergunningen. Gebruik de daaropvolgende weken voor uitnodigingen, aanmeldingen, vrijwilligers, promotie en de plattegrond.
Wanneer moet je verenigingen uitnodigen voor een markt?: Stuur de uitnodiging bij voorkeur 6 tot 8 weken vóór de markt. Geef een duidelijke aanmeldtermijn van ongeveer 2 weken, zodat je daarna standplaatsen en het programma kunt vastleggen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een verenigingsmarkt?: Reken op minimaal 1 coördinator, 2 mensen voor ontvangst en opbouw, 1 persoon voor catering en 1 persoon voor kassa of betalingen. Plan extra bezetting tijdens piekmomenten en zorg per taak voor een vervanger.
Wanneer maak je de plattegrond van een verenigingsmarkt?: Maak de eerste indeling zodra de aanmeldingen zijn verwerkt, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Controleer de plattegrond opnieuw in de laatste week, nadat standplaatsen, programma en leveranciers definitief zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.