Organiser un marché associatif, étape par étape
Un marché associatif se prépare d’abord sur le papier : date, lieu, autorisations et nombre d’associations attendues. Ensuite, les inscriptions permettent de construire le plan des stands, le programme et les besoins matériels. Les points souvent oubliés sont la circulation entre les tentes, l’alimentation des participants, la monnaie et les branchements électriques. Ce guide suit l’ordre de préparation jusqu’à l’ouverture du lieu.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Vérifier les autorisations
- 3
Inviter les associations
2 personnes
- 4
Traiter les inscriptions
- 5
Envoyer les informations aux participants
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Faire les réservations
- 8
Recruter des bénévoles
2 personnes
- 9
Publier la promotion en ligne
- 10
Distribuer les affiches
2 personnes
- 11
Créer le plan
- 12
Attribuer les emplacements
- 13
Établir le programme
2 personnes
- 14
Confirmer les fournisseurs
- 15
Calculer les quantités de catering
2 personnes
- 16
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 17
Faire les courses
3 personnes
- 18
Rassembler le matériel
3 personnes
- 19
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 20
Préparer la signalétique
2 personnes
- 21
Trier le matériel d’information
2 personnes
- 22
Préparer les en-cas
4 personnes
- 23
Refroidir les boissons
2 personnes
- 24
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Événement
- 25
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 26
Installer les tables et les chaises
6 personnes
- 27
Monter les tentes de réception
6 personnes
- 28
Répartir les stands
4 personnes
- 29
Brancher l’électricité
2 personnes
- 30
Installer l'éclairage
3 personnes
- 31
Installer la signalisation
2 personnes
- 32
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
- 33
Aménager le point de restauration
3 personnes
- 34
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
- 35
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 36
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
- 37
Accueillir les associations
3 personnes
- 38
Orienter les exposants vers leurs stands
3 personnes
- 39
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes
- 40
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 41
Tenir le stand d’information
2 personnes
- 42
Vendre les consommations
4 personnes
- 43
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 45
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
- 46
Vider les poubelles
2 personnes
- 47
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
- 48
Annoncer le programme
- 49
Enregistrer les objets trouvés
- 50
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
- 51
Clôturer les ventes
2 personnes
- 52
Dire au revoir aux exposants
3 personnes
Suivi
- 53
Retirer la décoration
3 personnes
- 54
Démonter les tentes
6 personnes
- 55
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
- 56
Débrancher l’équipement
2 personnes
- 57
Rassembler les déchets
4 personnes
- 58
Faire la vaisselle
3 personnes
- 59
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 60
Trier les matériaux
3 personnes
- 61
Réfrigérer les restes
2 personnes
- 62
Évacuer les déchets résiduels
2 personnes
- 63
Retourner les matériels
2 personnes
- 64
Gérer les objets trouvés
- 65
Remettre le lieu en état
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 4
- Stands de marchéqté 12
- Tablesqté 18
- Chaisesqté 40
- Tables hautesqté 6
- Tables pliantesqté 4
- Portants à vêtementsqté 4
- Bancs pliantsqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 350
- Tasses à caféqté 150
- Assiettesqté 250
- Couvertsqté 250
- Plateaux de serviceqté 20
- Pichets de serviceqté 8
Équipement
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Glacièresqté 6
- Terminaux de paiementqté 2
- Mégaphone
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Goulottes de câblesqté 12
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Lampes LEDqté 12
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 12
- Ballonsqté 150
- Nappesqté 18
- Plantes décorativesqté 12
- Badges nominatifsqté 40
- Cônesqté 12
- Panneaux en ardoiseqté 12
- Ruban adhésifqté 8
- Attaches-câblesqté 100
Catering
- Réfrigérateursqté 2
- Thermosqté 6
- Bacs à glaçonsqté 4
- Pinces de serviceqté 8
- Louches à soupeqté 4
- Planches à découperqté 6
- Couteauxqté 8
- Verres doseursqté 4
- Étiquettesqté 100
- Cartes des allergènesqté 40
- Caissesqté 2
- Caisses à monnaieqté 2
- Courses
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 4
- Gants de nettoyageqté 8
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Extincteursqté 2
- Gilets de sécuritéqté 8
- Lampes de pocheqté 4
Informations
- Plansqté 350
- Flyers du programmeqté 400
- Panneaux numérotés des standsqté 12
- Panneaux indicateursqté 20
- Presse-papiersqté 6
- Stylosqté 30
- Blocs-notesqté 10
- Braceletsqté 400
Cuisine
- Conteneurs réfrigérésqté 4
- Papier aluminiumqté 4
- Film alimentaireqté 4
- Gants de cuisineqté 4
- Couteaux de cuisineqté 6
- Planches à découperqté 6
Conseils
- Commencez par fixer la date et le lieu, puis vérifiez les autorisations avant de diffuser l’appel aux associations. Gardez au moins 6 à 8 semaines pour les réponses, les réservations et la communication.
- Demandez à chaque association son besoin en table, chaise, portant, électricité et emplacement. Fermez les inscriptions 2 à 3 semaines avant le marché afin de finaliser le plan et les badges nominatifs.
- Prévoyez les branchements avant l’installation : comptez les rallonges et multiprises, protégez les câbles avec des goulottes et éloignez les passages des zones de circulation. Testez les machines à café, bouilloires et terminaux de paiement avant l’arrivée du public.
- Calculez séparément les quantités pour les exposants, les bénévoles et les visiteurs. Pour le premier créneau, prévoyez 2 à 3 boissons par personne, puis ajustez les achats selon la durée et la fréquentation attendue.
- Préparez la veille les panneaux, fanions, cônes, nappes, badges et matériel d’information. Le jour J, ouvrez le lieu au moins 2 heures avant l’accueil pour installer les stands, refroidir les boissons et préparer la caisse.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un marché associatif ?
- Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet d’obtenir les autorisations, de confirmer les associations, de réserver le mobilier et de publier la promotion.
- Quand faut-il clôturer les inscriptions des associations ?
- Fixez une date limite environ 2 à 3 semaines avant le marché. Vous aurez ainsi le temps d’attribuer les emplacements, de créer le plan, de préparer les badges et de confirmer les besoins alimentaires.
- À quelle heure faut-il ouvrir le lieu le jour du marché ?
- Ouvrez le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Comptez ce temps pour monter les tentes et stands, placer les tables et chaises, installer la signalétique et tester les équipements électriques.
- Quelle quantité de boissons prévoir pour un marché associatif ?
- Pour le premier service, comptez 2 à 3 boissons par personne, en distinguant bénévoles, exposants et visiteurs. Ajoutez une marge de 10 à 15 % si la météo est chaude ou si le marché dure plusieurs heures.
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