So organisierst du einen Vereinsmarkt

Ein Vereinsmarkt steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst legst du Datum und Ort fest, dann klärst du Genehmigungen und lädst die Vereine ein. Sobald die Anmeldungen eingehen, brauchst du feste Fristen für Informationen, Standplätze und Ernährungswünsche. In der letzten Woche werden Programm, Lieferanten, Mengen und Material verbindlich bestätigt. Am Veranstaltungstag sorgen ein Lageplan, beschilderte Stände, gekühlte Getränke und eine besetzte Kasse für einen reibungslosen Ablauf.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen prüfen
3
Vereine einladen
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Teilnehmerinformationen versenden
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Reservierungen vornehmen
8
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
9
Werbung online stellen
10
Poster verteilen
2 Personen
11
Lageplan erstellen
12
Standplätze zuweisen
13
Programm zusammenstellen
2 Personen
14
Lieferanten bestätigen
15
Cateringmengen berechnen
2 Personen
16
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
17
Einkaufen gehen
3 Personen
18
Materialien zusammenstellen
3 Personen
19
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
20
Beschilderung vorbereiten
2 Personen
21
Infomaterial sortieren
2 Personen
22
Snacks vorbereiten
4 Personen
23
Getränke kühlen
2 Personen
24
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen

Event

25
Location öffnen
2 Personen
26
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
27
Partyzelte aufbauen
6 Personen
28
Stände einteilen
4 Personen
29
Strom anschließen
2 Personen
30
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
31
Beschilderung anbringen
2 Personen
32
Infostand einrichten
2 Personen
33
Cateringbereich einrichten
3 Personen
34
Snacks auslegen
3 Personen
35
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
36
Müllstationen aufstellen
2 Personen
37
Vereine empfangen
3 Personen
38
Standbetreiber zu den Ständen weisen
3 Personen
39
Letzte Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
40
Besucher begrüßen
3 Personen
41
Infostand besetzen
2 Personen
42
Getränke verkaufen
4 Personen
43
Snacks servieren
3 Personen
44
Getränke nachfüllen
2 Personen
45
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
46
Mülleimer leeren
2 Personen
47
Tische zwischendurch reinigen
2 Personen
48
Programm ankündigen
49
Fundgegenstände registrieren
50
Letzte Besucher informieren
2 Personen
51
Verkauf abschließen
2 Personen
52
Aussteller verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

53
Dekoration entfernen
3 Personen
54
Zelte abbauen
6 Personen
55
Tische und Stühle aufräumen
6 Personen
56
Geräte trennen
2 Personen
57
Abfall sammeln
4 Personen
58
Geschirr abwaschen
3 Personen
59
Location reinigen
4 Personen
60
Materialien sortieren
3 Personen
61
Reste kühlen
2 Personen
62
Restmüll wegbringen
2 Personen
63
Materialien zurückgeben
2 Personen
64
Fundsachen bearbeiten
65
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 12
TischeAnz. 18
StühleAnz. 40
StehtischeAnz. 6
KlappischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 4
KlappbänkeAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 350
KaffeetassenAnz. 150
TellerAnz. 250
BestecksetsAnz. 250
ServierschalenAnz. 20
AusgießkannenAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
KartenterminalsAnz. 2
Megafon
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 150
TischdeckenAnz. 18
Dekorative PflanzenAnz. 12
NamensschilderAnz. 40
KegelAnz. 12
KreidetafelnAnz. 12
KlebebandAnz. 8
KabelbinderAnz. 100

Catering

KühlschränkeAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
SuppenkellenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 6
MesserAnz. 8
MessbecherAnz. 4
EtikettenAnz. 100
AllergiekärtchenAnz. 40
KassenboxenAnz. 2
GeldkassettenAnz. 2
Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesensetsAnz. 3
WischmoppsAnz. 3
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 8
TaschenlampenAnz. 4

Informationen

PläneAnz. 350
ProgrammflyerAnz. 400
StandnummernschilderAnz. 12
WegweiserAnz. 20
KlemmbretterAnz. 6
StifteAnz. 30
NotizblöckeAnz. 10
ArmbänderAnz. 400

Küche

KühlcontainerAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
OfenhandschuheAnz. 4
KüchenmesserAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6

Tipps

Setze die Anmeldefrist für Vereine mindestens 4 Wochen vor dem Markt. So bleiben dir noch 2 bis 3 Wochen, um Standplätze zuzuweisen, Namensschilder vorzubereiten und Teilnehmerinformationen zu verschicken.
Erstelle den Lageplan erst, wenn die Anmeldungen vollständig sind. Plane pro Stand ausreichend Platz für Marktstand, Tisch und Besucherweg ein und verschicke den finalen Plan spätestens 7 Tage vorher.
Bestätige Lieferanten und Cateringmengen 5 bis 7 Tage vor dem Termin. Rechne Getränke getrennt nach Kaffee, Wasser und anderen Getränken und berücksichtige gemeldete Ernährungswünsche bei den Snacks.
Teile die Freiwilligen in Schichten von 2 bis 3 Stunden ein. Für Kasse, Information, Aufbau und Abbau sollte jeweils eine verantwortliche Person eingetragen sein, damit niemand den ganzen Tag durchgehend arbeiten muss.
Bereite Kasse, Wechselgeld, Kartenterminals, Beschilderung und Verlängerungskabel am Vortag vor. Prüfe außerdem, ob Kabelkanäle, Beleuchtung und Kühlboxen am Veranstaltungsort tatsächlich erreichbar und einsatzbereit sind.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Vereinsmarkt organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Datum, Ort und Genehmigungen. Vereine sollten spätestens 6 Wochen vorher eingeladen werden, damit du Anmeldungen und Standplätze rechtzeitig bearbeiten kannst.
Wie viele Helfer braucht man für einen Vereinsmarkt?: Plane mindestens 1 Person für die Koordination, 2 Personen für den Aufbau und 1 Person für Kasse oder Information pro Schicht ein. Bei mehreren Bereichen oder mehr als 10 Ständen brauchst du meist zusätzliche Helfer für Wechsel und Pausen.
Wann verschickt man die Informationen an die teilnehmenden Vereine?: Die erste Bestätigung kannst du direkt nach der Anmeldung senden. Der verbindliche Lageplan mit Aufbauzeit, Standplatz, Programm und Ansprechperson sollte spätestens 7 Tage vor dem Markt verschickt werden.
Wie viel Essen und Getränke braucht man für einen Vereinsmarkt?: Für das erste Veranstaltungsstunde kannst du mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen; bei längeren Märkten ergänzt du die Menge nach Dauer und Wetter. Snacks und Catering solltest du 5 bis 7 Tage vorher anhand der erwarteten Besucherzahl und der gemeldeten Ernährungswünsche festlegen.

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