Cómo organizar un mercado de asociaciones paso a paso
Un mercado de asociaciones necesita más coordinación que un simple montaje de mesas. Primero se cierran la fecha, el lugar y los permisos; después se confirma quién participa y qué necesita cada puesto. Con esa información puedes dibujar el plano, preparar el programa y calcular comida, bebidas, electricidad y voluntariado. El último riesgo suele estar en los detalles: información que no llega a los participantes, cables sin proteger, cambio insuficiente o proveedores que no tienen una hora clara de entrega.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Comprobar permisos
- 3
Invitar a las asociaciones
2 personas
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Enviar información a los participantes
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Hacer reservas
- 8
Reclutar voluntarios
2 personas
- 9
Publicar la promoción en línea
- 10
Distribuir carteles
2 personas
- 11
Hacer el plano
- 12
Asignar los espacios de los puestos
- 13
Elaborar el programa
2 personas
- 14
Confirmar proveedores
- 15
Calcular las cantidades de catering
2 personas
- 16
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 17
Hacer la compra
3 personas
- 18
Reunir los materiales
3 personas
- 19
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 20
Preparar la señalización
2 personas
- 21
Clasificar el material informativo
2 personas
- 22
Preparar aperitivos
4 personas
- 23
Enfriar bebidas
2 personas
- 24
Preparar la caja y el cambio
2 personas
Evento
- 25
Abrir la ubicación
2 personas
- 26
Colocar mesas y sillas
6 personas
- 27
Montar las carpas
6 personas
- 28
Distribuir los stands
4 personas
- 29
Conectar la corriente
2 personas
- 30
Colgar la iluminación
3 personas
- 31
Colocar la señalización
2 personas
- 32
Montar el mostrador de información
2 personas
- 33
Montar el punto de catering
3 personas
- 34
Montar aperitivos
3 personas
- 35
Preparar café y té
2 personas
- 36
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 37
Recibir a las asociaciones
3 personas
- 38
Indicar a los expositores sus stands
3 personas
- 39
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas
- 40
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 41
Atender el mostrador de información
2 personas
- 42
Vender consumiciones
4 personas
- 43
Servir aperitivos
3 personas
- 44
Rellenar las bebidas
2 personas
- 45
Reponer café y té
2 personas
- 46
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 47
Limpiar las mesas entre usos
2 personas
- 48
Anunciar el programa
- 49
Registrar objetos perdidos
- 50
Informar a los últimos visitantes
2 personas
- 51
Cerrar ventas
2 personas
- 52
Despedir a los expositores
3 personas
Seguimiento
- 53
Retirar la decoración
3 personas
- 54
Desmontar las tiendas
6 personas
- 55
Recoger mesas y sillas
6 personas
- 56
Desconectar el equipo
2 personas
- 57
Recoger la basura
4 personas
- 58
Lavar la vajilla
3 personas
- 59
Limpiar el lugar
4 personas
- 60
Clasificar los materiales
3 personas
- 61
Refrigerar los sobrantes
2 personas
- 62
Llevar los residuos a la basura
2 personas
- 63
Devolver los materiales
2 personas
- 64
Gestionar objetos perdidos
- 65
Entregar la ubicación
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Puestos de mercadocant. 12
- Mesascant. 18
- Sillascant. 40
- Mesas altascant. 6
- Mesas plegablescant. 4
- Percheroscant. 4
- Bancos plegablescant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 350
- Tazas de cafécant. 150
- Platoscant. 250
- Cubiertoscant. 250
- Bandejas de servircant. 20
- Jarras para servircant. 8
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Neveras portátilescant. 6
- Terminales de pagocant. 2
- Megáfono
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Canaletas para cablescant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Lámparas LEDcant. 12
Decoración
- Guirnaldascant. 12
- Globoscant. 150
- Mantelescant. 18
- Plantas decorativascant. 12
- Tarjetas de nombrecant. 40
- Conoscant. 12
- Pizarrascant. 12
- Cinta adhesivacant. 8
- Bridascant. 100
Catering
- Neverascant. 2
- Termoscant. 6
- Cubiterascant. 4
- Pinzas de servircant. 8
- Cucharones para sopacant. 4
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchilloscant. 8
- Jarras medidorascant. 4
- Etiquetascant. 100
- Tarjetas de alérgenoscant. 40
- Cajas de cajacant. 2
- Cajas de caudalescant. 2
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 8
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Extintorescant. 2
- Chalecos reflectantescant. 8
- Linternascant. 4
Información
- Planoscant. 350
- Folletos del programacant. 400
- Carteles con número de standcant. 12
- Carteles direccionalescant. 20
- Portapapelescant. 6
- Bolígrafoscant. 30
- Bloc de notascant. 10
- Pulserascant. 400
Cocina
- Contenedores frigoríficoscant. 4
- Papel de aluminiocant. 4
- Film transparentecant. 4
- Guantes de hornocant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 6
- Tablas de cortarcant. 6
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y los permisos antes de abrir las inscripciones. Reserva al menos 4 semanas para confirmar requisitos del recinto y comunicar las condiciones a las asociaciones.
- Pide a cada asociación sus necesidades en un único formulario: tamaño del puesto, electricidad, mesas, sillas, horario de llegada y preferencias dietéticas. Envía la información definitiva entre 7 y 10 días antes del mercado.
- Haz el plano cuando conozcas el número real de puestos y deja pasillos de circulación y acceso para carga y descarga. Asigna cada espacio por escrito y marca los puestos, las mesas y los cables antes de abrir el recinto.
- Calcula el catering con las inscripciones confirmadas, no con una estimación optimista. Prepara dos o tres bebidas por persona durante la primera hora, separa las opciones dietéticas y enfría las bebidas antes de que llegue el público.
- Asigna voluntarios por turnos de 2 a 3 horas y confirma quién abre el recinto, recibe a los participantes y controla la caja. Comprueba el cambio y los terminales de pago el mismo día, y protege los cables con canaletas antes de conectar equipos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de asociaciones?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva las primeras 2 semanas para fecha, lugar y permisos; deja al menos 10 días finales para confirmar participantes, plano, proveedores y programa.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercado de asociaciones?
- Calcula como mínimo 1 persona para recibir a las asociaciones, 1 para resolver incidencias y 1 para caja o pagos durante cada turno. Para un mercado de hasta 20 puestos, organiza turnos de 2 a 3 horas y añade una persona de reserva.
- ¿Cuánta comida y bebida hay que preparar?
- Usa el número de inscripciones confirmadas y añade un margen del 10 al 15 %. Para la primera hora, calcula 2 o 3 bebidas por persona; separa las raciones según las preferencias dietéticas recogidas.
- ¿Cuándo se debe enviar la información a las asociaciones participantes?
- Envía una confirmación inicial al cerrar la inscripción y la información operativa definitiva entre 7 y 10 días antes. Incluye horario de llegada, ubicación del puesto, plano, programa, contacto de incidencias y necesidades de electricidad o mobiliario.
Planes parecidos a este
- Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas en una fábrica
- Checklist para una jornada de puertas abiertas del puesto de ambulancias
- Checklist para una jornada de puertas abiertas en un centro de rescate de fauna
- Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas en una granja terapéutica
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!