Wat heb je nodig voor een verenigingscongres?

Voor een verenigingscongres heb je meer nodig dan stoelen en koffie. De registratie, presentaties en techniek vragen om een vaste plek en reserveonderdelen, terwijl catering en servies moeten aansluiten op het aantal deelnemers. Gebruik het aangemelde aantal als basis en houd voor verbruiksmaterialen ongeveer 10% extra aan. Controleer vooral kabels, adapters, microfoons en presentaties uiterlijk één dag vooraf; die worden vaak pas bij de opbouw gemist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Rechthoekige tafelsaantal 12
Registratietafel
Podiumtafel
Spreekstoel
Barkrukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Presentatieklikker
Powerbanksaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 90
Dessertbordenaantal 90
Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 90
Koffielepelsaantal 90
Eetlepelsaantal 90
Vorkenaantal 90
Messenaantal 90
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 8
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Buffetbakkenaantal 10
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Tangenaantal 8
Schaaltjesaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Naamkaartstandaardsaantal 10
Verenigingsbanierenaantal 2
Bloemstukkenaantal 6
Pijlbordjesaantal 12
Stiftenaantal 12

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Lichtmetersaantal 2

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handveger en blikaantal 2

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 3 kilogram
- Theezakjes zwart - 80 stuks
- Theezakjes kruiden - 40 stuks
- Suikersticks - 150 stuks
- Zoetjes - 100 stuks
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 4 liter
- Citroenen - 12 stuks
- Plat mineraalwater - 60 liter
- Bruisend mineraalwater - 40 liter
- Cola - 12 liter
- Cola Zero - 12 liter
- Sinas - 8 liter
- Appelsap - 8 liter
- Sinaasappelsap - 8 liter
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Witbier - 48 flesjes
- Rode wijn - 12 flessen
- Witte wijn - 12 flessen
- Alcoholvrije wijn - 6 flessen
- Baguettes - 30 stuks
- Volkorenbrood - 12 broden
- Mini croissants - 100 stuks
- Roomboter - 2 kilogram
- Jonge kaas - 3 kilogram
- Belegen kaas - 2 kilogram
- Kruidenroomkaas - 2 kilogram
- Kipfiletbeleg - 2 kilogram
- Hummus - 2 kilogram
- Ei-salade - 2 kilogram
- Pindakaas - 1 pot
- Aardbeienjam - 2 potten
- Komkommers - 12 stuks
- Tomaten - 4 kilogram
- Sla - 10 kroppen
- Paprika's - 20 stuks
- Rode uien - 2 kilogram
- Wortels - 3 kilogram
- Cherrytomaten - 3 kilogram
- Druiven - 5 kilogram
- Appels - 90 stuks
- Bananen - 60 stuks
- Mandarijnen - 60 stuks
- Aardbeien - 4 kilogram
- Yoghurt - 8 kilogram
- Muesli - 3 kilogram
- Havermoutrepen - 100 stuks
- Boterkoekjes - 4 kilogram
- Volkoren crackers - 6 pakken
- Paprikachips - 3 kilogram
- Naturelchips - 3 kilogram
- Zoutjes - 2 kilogram
- Gemengde noten - 2 kilogram
- Olijven - 2 kilogram
- Zongedroogde tomaten - 1 kilogram
- Tortillachips - 3 kilogram
- Salsasaus - 3 potten
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Olijfolie - 2 flessen
- Balsamicoazijn - 2 flessen
- Zout - 1 pak
- Zwarte peper - 1 pot
- Paprikapoeder - 1 pot
- Italiaanse kruiden - 1 pot
- Knoflook - 6 bollen
- Pasta salade - 8 kilogram
- Rijstsalade - 6 kilogram
- Gegrilde groenten - 8 kilogram
- Falafel - 5 kilogram
- Kipspiesjes - 8 kilogram
- Vegetarische quiche - 12 stuks
- Gemengde groene salade - 8 kilogram
- Fruitsalade - 8 kilogram
- Dessertgebak - 100 stuks
- Mini kaasbroodjes - 150 stuks
- Mini groenteloempia's - 150 stuks
- Mini gehaktballetjes - 150 stuks
- Dipsaus - 3 kilogram
- Cocktailprikkers - 500 stuks
- Papieren servetten - 300 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 36 rollen
- Afvalzakken - 50 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Vaatwastabletten - 40 stuks
- Allesreiniger - 2 flessen
- Glasreiniger - 1 fles
- Handzeep - 6 flacons
- Handdesinfectie - 6 flacons
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Dieetmaaltijden vegetarisch - 12 stuks
- Dieetmaaltijden vegan - 6 stuks
- Dieetmaaltijden glutenvrij - 4 stuks
- Koffiemelkpoeder - 1 kilogram
- Roerstaafjes - 300 stuks
- IJsblokjes - 20 kilogram

Tips

Leg per deelnemer een programmavel en naambadge klaar en druk de deelnemerslijst dubbel af: één exemplaar voor registratie en één als reserve.
Plan voor techniek minimaal één HDMI-kabel, adapter en verlengkabel per gebruikte aansluiting, plus één reserve-adapter. Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoons en presentatieklikker samen vóór de congresdag.
Reken voor servies op minimaal één dinerbord, dessertbord, vork, mes en eetlepel per maaltijd per persoon. Voeg voor glazen en koffiekopjes ongeveer 10% extra toe, zodat een omgevallen glas niet meteen een tekort veroorzaakt.
Zet bij de registratietafel een aparte plek voor naambadges, deelnemerslijst en programma’s. Leg powerbanks en een stekkerdoos klaar voor de ontvangst en controleer of de kabels niet door looproutes lopen.
Koel dranken pas nadat de aantallen zijn gecontroleerd en reserveer ruimte voor dieetwensen. Tel stoelen, tafels, afvalbakken en kapstokken na de zaalindeling opnieuw; juist deze voorzieningen worden bij een congres snel vergeten.

Veelgestelde vragen

Hoeveel servies heb ik nodig voor een verenigingscongres?: Neem per persoon per maaltijd één dinerbord, dessertbord, vork, mes en eetlepel. Voor waterglazen, wijnglazen en koffiekopjes is 110% van het deelnemersaantal praktisch, zodat je ongeveer 10% reserve hebt.
Hoeveel stoelen moet ik regelen voor een congres?: Regel minimaal één stoel per aangemelde deelnemer en tel de stoelen opnieuw na het markeren van de zaalindeling. Houd bij een congres met sprekers en organisatoren 5 tot 10 extra stoelen achter de hand.
Welke techniek moet ik meenemen naar een verenigingscongres?: Zorg voor een beamer, projectiescherm, laptop, presentatieklikker, microfoons, luidsprekers, HDMI-kabels, adapters, verlengkabels en stekkerdozen. Test alles uiterlijk één dag vooraf en neem minimaal één reserve-HDMI-adapter mee.
Wanneer moet ik de boodschappen en dranken voor een congres regelen?: Bestel catering en controleer dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf. Doe de laatste boodschappen 1 dag voor het congres, koel dranken op tijd en controleer op de ochtend zelf de registratie, serviesvoorraad en techniek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.