Liste de courses pour un congrès associatif

Un congrès associatif demande plus qu’un programme et une salle réservée. Il faut prévoir le matériel d’accueil, les supports des intervenants, les boissons, la vaisselle et les équipements techniques nécessaires aux présentations. Cette liste vous aide à préparer les achats et les fournitures avant le jour J, sans oublier les petits éléments qui bloquent souvent l’installation. Adaptez les quantités au nombre d’inscrits et au format des pauses.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tables rectangulairesqté 12
Table d'inscription
Table de scène
Pupitre
Tabourets de barqté 6
Porte-manteauxqté 4
Poubellesqté 6

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Cliqueur de présentation
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 90
Assiettes à dessertqté 90
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 90
Cuillères à caféqté 90
Cuillères à soupeqté 90
Fourchettesqté 90
Couteauxqté 90
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Thermosqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Bacs à buffetqté 10
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 8
Petits bolsqté 12

Décoration

Nappesqté 12
Présentoirs pour cartes nominativesqté 10
Bannières de l'associationqté 2
Compositions floralesqté 6
Panneaux de directionqté 12
Marqueursqté 12

Éclairage

Lampadairesqté 4
Luxmètresqté 2

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilogram
- Sachets de thé noir - 80 pièces
- Sachets de tisane - 40 pièces
- Bâtonnets de sucre - 150 pièces
- Édulcorants - 100 pièces
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 12 pièces
- Eau minérale plate - 60 litres
- Eau minérale pétillante - 40 litres
- Cola - 12 litres
- Cola Zero - 12 litres
- Sinas - 8 liter
- Jus de pomme - 8 litres
- Jus d’orange - 8 litres
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Bière blanche - 48 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin sans alcool - 6 bouteilles
- Baguettes - 30 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Mini croissants - 100 pièces
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Fromage affiné - 2 kilogrammes
- Fromage frais aux herbes - 2 kilogrammes
- Émincé de blanc de poulet - 2 kilogram
- Houmous - 2 kilogrammes
- Salade aux œufs - 2 kilogrammes
- Beurre de cacahuète - 1 pot
- Confiture de fraises - 2 pots
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 4 kilogrammes
- Laitue - 10 têtes
- Poivrons - 20 pièces
- Oignons rouges - 2 kilogrammes
- Carottes - 3 kilogrammes
- Tomates cerises - 3 kilogrammes
- Raisins - 5 kilogrammes
- Pommes - 90 pièces
- Bananes - 60 pièces
- Mandarines - 60 pièces
- Fraises - 4 kilogrammes
- Yaourt - 8 kilogram
- Muesli - 3 kilogrammes
- Barres d’avoine - 100 pièces
- Biscuits au beurre - 4 kilogrammes
- Crackers complets - 6 paquets
- Chips au paprika - 3 kilogrammes
- Chips nature - 3 kilogramme
- Biscuits apéritifs - 2 kilogrammes
- Noix mélangées - 2 kilogram
- Olives - 2 kilogrammes
- Tomates séchées au soleil - 1 kilogramme
- Chips tortillas - 3 kilogramme
- Sauce salsa - 3 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Vinaigre balsamique - 2 bouteilles
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Herbes italiennes - 1 pot
- Ail - 6 têtes
- Salade de pâtes - 8 kilogrammes
- Salade de riz - 6 kilogrammes
- Légumes grillés - 8 kilogram
- Falafel - 5 kilogrammes
- Brochettes de poulet - 8 kilogrammes
- Quiche végétarienne - 12 pièces
- Salade verte mixte - 8 kilogrammes
- Salade de fruits - 8 kilogrammes
- Pâtisseries de dessert - 100 pièces
- Mini petits pains au fromage - 150 pièces
- Mini nems aux légumes - 150 pièces
- Mini boulettes de viande - 150 pièces
- Sauce dip - 3 kilogrammes
- Piques à cocktail - 500 pièces
- Serviettes en papier - 300 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 36 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 40 pièces
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Savon pour les mains - 6 flacons
- Désinfectant pour les mains - 6 flacons
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Repas diététiques végétariens - 12 pièces
- Repas diététiques vegan - 6 pièces
- Repas spéciaux sans gluten - 4 pièces
- Lait en poudre pour café - 1 kilogramme
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Glaçons - 20 kilogrammes

Conseils

Prévoyez au moins deux verres à eau par participant pour la journée, surtout si les verres ne sont pas lavés entre les pauses. Ajoutez des verres à vin uniquement si le programme prévoit un repas ou un moment dédié.
Pour l’accueil, préparez une table d’inscription, les badges nominatifs, les programmes imprimés et la liste des participants au plus tard la veille. Gardez une réserve de 5 à 10 % de badges et de programmes pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur portable, les câbles HDMI et les adaptateurs au moins 24 heures avant le congrès. Prévoyez une rallonge, une multiprise et un cliqueur de présentation par espace équipé, plutôt que de les chercher au moment de l’intervention.
Comptez environ deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis une à deux par heure supplémentaire. Refroidissez les boissons la veille et prévoyez un emplacement séparé pour les bouteilles pleines et les déchets.
N’attendez pas le matin du congrès pour vérifier la disposition de la salle. Installez les tables, les chaises, le pupitre, la table de scène et les porte-manteaux avant l’arrivée des participants, puis gardez les haut-parleurs et les microphones sans fil accessibles pour les réglages.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour un congrès associatif ?: Prévoyez les boissons, la vaisselle, les fournitures d’accueil et le matériel technique nécessaire aux présentations. La liste comprend notamment des verres, assiettes, couverts, tasses à café, câbles, rallonges, multiprises, microphones et équipements de projection.
Combien de boissons prévoir par personne pour un congrès ?: Comptez deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis une à deux boissons par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % si la journée est longue ou si les boissons ne sont pas facilement réapprovisionnées.
Quand préparer le matériel d’un congrès ?: Rassemblez les achats et le matériel technique au moins 24 heures avant l’événement. Refroidissez les boissons la veille et installez la salle suffisamment tôt le jour J pour garder 60 à 90 minutes pour les tests et les imprévus.
Combien de programmes et de badges imprimer pour un congrès ?: Imprimez un exemplaire par participant inscrit, puis ajoutez une réserve de 5 à 10 %. Cette marge couvre les inscriptions tardives, les erreurs de saisie et les badges ou programmes abîmés pendant l’accueil.

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