Qué necesitas para organizar un congreso de asociación

Un congreso de asociación necesita más que una sala y un programa. La compra debe cubrir el registro, las presentaciones, el escenario, la comida y las pausas, sin olvidar cables, adaptadores ni material de apoyo. Calcula las cantidades según el número de inscritos y añade un pequeño margen para imprevistos. Esta lista reúne el mobiliario, el equipo técnico, la vajilla y los consumibles que conviene tener preparados antes de abrir las puertas.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 90
Mesas rectangularescant. 12
Mesa de registro
Mesa del escenario
Atril
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 4
Papeleracant. 6

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilcant. 2
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 3
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soporte de micrófono
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Clic de presentación
Baterías externascant. 4

Vajilla

Platos de cenacant. 90
Platos de postrecant. 90
Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 90
Cucharillas de cafécant. 90
Cucharas soperascant. 90
Tenedorescant. 90
Cuchilloscant. 90
Cucharonescant. 12
Bandejas de serviciocant. 8
Termoscant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de bufécant. 10
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzascant. 8
Cuencoscant. 12

Decoración

Mantelescant. 12
Soportes para tarjetas de nombrecant. 10
Banderas de la asociacióncant. 2
Arreglos floralescant. 6
Carteles de flechascant. 12
Rotuladorescant. 12

Iluminación

Lámparas de piecant. 4
Fotómetroscant. 2

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2
Paños de limpiezacant. 12
Escoba y recogedorcant. 2

Catering

Compras
- Granos de café - 3 kilogramo
- Sobres de té negro - 80 unidades
- Bolsitas de té de hierbas - 40 piezas
- Sobres de azúcar - 150 unidades
- Edulcorantes - 100 unidades
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limones - 12 unidades
- Agua mineral sin gas - 60 litros
- Agua mineral con gas - 40 liter
- Cola - 12 litros
- Cola Zero - 12 litros
- Naranja - 8 litros
- Zumo de manzana - 8 litros
- Zumo de naranja - 8 litros
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Cerveza blanca - 48 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino sin alcohol - 6 botellas
- Baguettes - 30 unidades
- Pan integral - 12 panes
- Mini croissants - 100 unidades
- Mantequilla - 2 kilogramos
- Queso joven - 3 kilogramos
- Queso curado - 2 kilogramo
- Queso crema con hierbas - 2 kilogram
- Fiambre de pechuga de pollo - 2 kilogramo
- Hummus - 2 kilogramos
- Ensalada de huevo - 2 kilogram
- Mantequilla de cacahuete - 1 bote
- Mermelada de fresa - 2 tarros
- Pepinos - 12 unidades
- Tomates - 4 kilogramos
- Lechuga - 10 unidades
- Pimientos - 20 unidades
- Cebollas rojas - 2 kilogram
- Zanahorias - 3 kilogramo
- Tomates cherry - 3 kilogram
- Uvas - 5 kilogramos
- Manzanas - 90 unidades
- Plátanos - 60 unidades
- Mandarinas - 60 unidades
- Fresas - 4 kilogramo
- Yogur - 8 kilogramo
- Muesli - 3 kilogramo
- Barritas de avena - 100 unidades
- Galletas de mantequilla - 4 kilogramo
- Crackers integrales - 6 paquetes
- Patatas chips de pimentón - 3 kilogramo
- Patatas fritas naturales - 3 kilogramo
- Snacks salados - 2 kilogramos
- Frutos secos mixtos - 2 kilogramos
- Aceitunas - 2 kilogram
- Tomates secos - 1 kilogramo
- Tortillachips - 3 kilogramo
- Salsa de salsa - 3 botes
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Aceite de oliva - 2 botellas
- Vinagre balsámico - 2 botellas
- Sal - 1 paquete
- Pimienta negra - 1 bote
- Pimentón - 1 bote
- Hierbas italianas - 1 tarro
- Ajo - 6 cabezas
- Ensalada de pasta - 8 kilogram
- Ensalada de arroz - 6 kilogram
- Verduras a la parrilla - 8 kilogram
- Falafel - 5 kilogram
- Brochetas de pollo - 8 kilogram
- Quiche vegetariana - 12 unidades
- Ensalada verde mixta - 8 kilogram
- Ensalada de frutas - 8 kilogramo
- Pasteles de postre - 100 unidades
- Mini panecillos de queso - 150 unidades
- Mini rollitos de verduras - 150 unidades
- Mini albóndigas - 150 unidades
- Salsa para dip - 3 kilogramos
- Palillos para cóctel - 500 unidades
- Servilletas de papel - 300 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 36 rollos
- Bolsas de basura - 50 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Pastillas para el lavavajillas - 40 unidades
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 1 botella
- Jabón de manos - 6 botellas
- Desinfectante de manos - 6 botellas
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Comidas dietéticas vegetarianas - 12 unidades
- Comidas dietéticas veganas - 6 unidades
- Comidas dietéticas sin gluten - 4 unidades
- Leche en polvo para café - 1 kilogramo
- Palitos para remover - 300 unidades
- Cubitos de hielo - 20 kilogramos

Consejos

Prepara el material de registro al menos 24 horas antes: tarjetas de identificación, programa y lista de participantes deben estar impresos y ordenados por apellido.
Para cada presentación, comprueba con 48 horas de antelación el portátil, el proyector, la pantalla, el clic de presentación y los cables HDMI. Lleva también adaptadores compatibles con distintos equipos.
Calcula una silla por participante confirmado y añade entre un 5 % y un 10 % de margen. Reserva además espacio para la mesa de registro, la mesa del escenario y el atril.
Pide la vajilla según el servicio previsto, no solo según el número de asistentes: para una comida sentada necesitarás platos de cena, platos de postre, cubiertos y vasos para agua; el café requiere tazas y cucharillas aparte.
Enfría las bebidas la tarde anterior y revisa la sala entre 60 y 90 minutos antes del inicio. Ese margen permite colocar mesas y sillas, marcar la distribución y detectar que falte una regleta, un micrófono o un alargador.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para un congreso?: Cuenta una silla por cada participante inscrito y añade entre un 5 % y un 10 % adicional. Para 100 asistentes, prepara entre 105 y 110 sillas, según el espacio disponible.
¿Cuándo debo probar el equipo técnico del congreso?: Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes, con el proyector, la pantalla, el portátil, los micrófonos, los altavoces y las presentaciones. Repite una comprobación breve entre 60 y 90 minutos antes de recibir a los asistentes.
¿Cuánta vajilla hace falta para un congreso de 100 personas?: Para una comida sentada, calcula al menos 100 platos de cena, 100 platos de postre, 100 vasos para agua y un juego completo de cubiertos por persona. Añade un 10 % extra si no habrá lavado durante el servicio.
¿Qué debo preparar en la mesa de registro?: Deja preparada la mesa al menos 60 minutos antes del inicio, con las tarjetas de identificación, el programa, la lista de participantes y el material necesario para resolver inscripciones o cambios de última hora.

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