Was du für einen Verbandskongress brauchst

Für einen Verbandskongress brauchst du mehr als Stühle und einen Beamer. Neben der Ausstattung für Vorträge zählen Registrierung, Namensschilder, Getränke, Geschirr und eine funktionierende Strom- und Tonversorgung. Plane die Mengen anhand der bestätigten Teilnehmerzahl und bestelle Catering sowie Leihmaterial rechtzeitig. Diese Einkaufsliste hilft dir, typische Engpässe am Veranstaltungstag zu vermeiden.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 90
Rechteckige TischeAnz. 12
Registrierungstisch
Podiumstisch
Rednerpult
BarhockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 6

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
LaptopAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 3
HDMI-AdapterAnz. 3
FunkmikrofoneAnz. 2
Mikrofonständer
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Präsentationsklicker
PowerbanksAnz. 4

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 90
DesserttellerAnz. 90
KaffeetassenAnz. 90
WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 90
KaffeelöffelAnz. 90
EsslöffelAnz. 90
GabelnAnz. 90
MesserAnz. 90
ServierlöffelAnz. 12
ServiertablettsAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
BuffetbehälterAnz. 10
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ZangenAnz. 8
SchälchenAnz. 12

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
NamenskartenständerAnz. 10
VereinsbannerAnz. 2
BlumenarrangementsAnz. 6
WegweiserAnz. 12
StifteAnz. 12

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4
LichtmessgeräteAnz. 2

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2
PutzlappenAnz. 12
Handfeger und KehrblechAnz. 2

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 3 kilogram
- Teebeutel schwarzer Tee - 80 stuks
- Kräuter-Teebeutel - 40 Stück
- Zuckersticks - 150 Stück
- Süßstoff - 100 Stück
- Halbfettmilch - 12 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zitronen - 12 Stück
- Stilles Mineralwasser - 60 Liter
- Sprudelndes Mineralwasser - 40 Liter
- Cola - 12 Liter
- Cola Zero - 12 Liter
- Orangenlimonade - 8 Liter
- Apfelsaft - 8 Liter
- Orangensaft - 8 Liter
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Weißbier - 48 Flaschen
- Rotwein - 12 Flaschen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Alkoholfreier Wein - 6 Flaschen
- Baguettes - 30 Stück
- Vollkornbrot - 12 Laibe
- Mini-Croissants - 100 Stück
- Butter - 2 Kilogramm
- Junger Käse - 3 Kilogramm
- Reifer Käse - 2 Kilogramm
- Kräuterfrischkäse - 2 Kilogramm
- Hähnchenbrustaufschnitt - 2 Kilogramm
- Hummus - 2 Kilogramm
- Eiersalat - 2 Kilogramm
- Erdnussbutter - 1 Glas
- Erdbeermarmelade - 2 Gläser
- Gurken - 12 Stück
- Tomaten - 4 Kilogramm
- Salat - 10 Köpfe
- Paprika - 20 Stück
- Rote Zwiebeln - 2 Kilogramm
- Karotten - 3 Kilogramm
- Cherrytomaten - 3 Kilogramm
- Trauben - 5 Kilogramm
- Äpfel - 90 Stück
- Bananen - 60 Stück
- Mandarinen - 60 Stück
- Erdbeeren - 4 Kilogramm
- Joghurt - 8 Kilogramm
- Müsli - 3 Kilogramm
- Haferflockenriegel - 100 Stück
- Butterkekse - 4 Kilogramm
- Vollkorncracker - 6 Packungen
- Paprikachips - 3 Kilogramm
- Chips natur - 3 Kilogramm
- Salzgebäck - 2 Kilogramm
- Gemischte Nüsse - 2 Kilogramm
- Oliven - 2 Kilogramm
- Getrocknete Tomaten - 1 Kilogramm
- Tortilla-Chips - 3 Kilogramm
- Salsasoße - 3 Gläser
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Olivenöl - 2 Flaschen
- Balsamico-Essig - 2 Flaschen
- Salz - 1 Packung
- Schwarzer Pfeffer - 1 Glas
- Paprikapulver - 1 Glas
- Italienische Kräuter - 1 Glas
- Knoblauch - 6 Knollen
- Nudelsalat - 8 Kilogramm
- Reissalat - 6 Kilogramm
- Gegrilltes Gemüse - 8 Kilogramm
- Falafel - 5 Kilogramm
- Hähnchenspieße - 8 Kilogramm
- Vegetarische Quiche - 12 Stück
- Gemischter grüner Salat - 8 Kilogramm
- Obstsalat - 8 Kilogramm
- Dessertgebäck - 100 Stück
- Mini-Käsebrötchen - 150 Stück
- Mini-Gemüsespringrollen - 150 Stück
- Mini-Frikadellen - 150 Stück
- Dip-Sauce - 3 Kilogramm
- Cocktailspieße - 500 Stück
- Papierservietten - 300 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 36 Rollen
- Müllsäcke - 50 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Geschirrspültabs - 40 Stück
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Handseife - 6 Spender
- Handdesinfektionsmittel - 6 flacons
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Vegetarische Diätmahlzeiten - 12 Stück
- vegane Diätmahlzeiten - 6 Stück
- Glutenfreie Diätmahlzeiten - 4 Stück
- Kaffeerahmpulver - 1 Kilogramm
- Rührstäbchen - 300 Stück
- Eiswürfel - 20 kilogram

Tipps

Plane pro angemeldeter Person mindestens ein Wasserglas und bei einem mehrstündigen Kongress zwei bis drei Getränke für die erste Stunde ein. Getränke sollten vor dem Einlass gekühlt sein, nicht erst während der Registrierung.
Bestelle Geschirr nicht exakt nach Teilnehmerzahl: Rechne bei Tellern, Tassen und Gläsern mit etwa 10 Prozent Reserve. Für 100 Gäste sind beispielsweise 110 Stück je benötigter Geschirrart sinnvoll.
Prüfe die Präsentationstechnik spätestens am Vortag mit dem tatsächlichen Laptop und allen Anschlüssen. Halte mindestens zwei passende HDMI-Adapter, ein Präsentationsklicker und ein Verlängerungskabel als Reserve bereit.
Richte den Registrierungstisch mindestens 60 Minuten vor Beginn ein. Lege Namensschilder, Teilnehmerliste und Schreibmaterial so aus, dass zwei Personen gleichzeitig Gäste begrüßen können.
Kläre bei Catering und Referenten spätestens 7 Tage vorher Ernährungswünsche und technische Anforderungen. So bleiben vegetarische oder spezielle Mahlzeiten und zusätzliche Mikrofone noch rechtzeitig bestellbar.

Häufige Fragen

Wie viel Geschirr brauche ich für einen Verbandskongress?: Plane pro Teilnehmer ein Dinner-Teller, ein Dessertteller, eine Kaffeetasse und mindestens ein Wasserglas ein. Bestelle zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve; bei 100 Gästen sind das 110 Stück je benötigter Art.
Wie viele Getränke brauche ich pro Person beim Kongress?: Für die erste Stunde kannst du mit zwei bis drei Getränken pro Person rechnen. Bei einem vier- bis sechsstündigen Kongress solltest du insgesamt etwa vier bis sechs Getränke pro Person einplanen, abhängig von Catering und Raumtemperatur.
Wann muss ich die Technik für einen Verbandskongress prüfen?: Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Adapter, Mikrofone und Lautsprecher spätestens am Vortag. Am Veranstaltungstag solltest du zusätzlich 60 Minuten vor dem Einlass einen kurzen Funktionstest durchführen.
Wie viel Reserve sollte ich für Material und Namensschilder einplanen?: Rechne bei Namensschildern und gedruckten Teilnehmerlisten mit 5 bis 10 Prozent Reserve. Bei 100 angemeldeten Personen sind also 105 bis 110 Namensschilder sinnvoll, falls Nachmeldungen oder Druckfehler auftreten.

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