Veilingmarkt organiseren: checklist en planning
Een veilingmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen neerzetten en spullen verkopen. Je regelt vooraf de locatie, vergunningen, veilingregels, inschrijvingen en betalingsprocedure. Daarna volgen de indeling van kramen, lotenlijsten, prijskaartjes en het programma met een veilingmeester. Gebruik deze checklist om per fase te werken en voorkom dat materialen, contant geld of gekoelde dranken pas op de dag zelf worden geregeld.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Veilingregels opstellen
2 personen
Inschrijfformulier maken
Verkoopvoorwaarden maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Kramen indelen
2 personen
Veilingprogramma maken
2 personen
Veilingmeester vastleggen
Kramhouders bevestigen
Lotenlijsten voorbereiden
2 personen
Prijskaartjes maken
2 personen
Betalingsprocedure vastleggen
2 personen
Contant geld bestellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Veilingmaterialen verzamelen
2 personen
Kramen en materialen labelen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Veilingpodium inrichten
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Kramen nummeren
2 personen
Lotnummers klaarleggen
2 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Toiletten controleren
Afvalbakken plaatsen
2 personen
Event
Veilingstukken innemen
3 personen
Veilingstukken registreren
3 personen
Kramhouders ontvangen
2 personen
Kramen laten inrichten
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Opening aankondigen
Veilingstukken presenteren
3 personen
Biedingen registreren
2 personen
Verkochte kavels afrekenen
3 personen
Kavels meegeven
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
Tafels netjes houden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Veilingronde aankondigen
Avondveiling uitvoeren
4 personen
Eindbiedingen registreren
2 personen
Eindafrekening uitvoeren
3 personen
Niet-verkochte kavels teruggeven
3 personen
Kramhouders uitchecken
2 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Kassa afsluiten
2 personen
Contant geld veilig opbergen
2 personen
Veilingadministratie bundelen
2 personen
Kramen afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen terugbrengen
2 personen
Restanten opslaan
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Betalingen aan verkopers verwerken
2 personen
Verkoopgegevens archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Marktkramenaantal 18
- Tafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 80
- Biertafelsaantal 6
- Kassatafel
- Inschrijftafel
- Veilingtafel
- Statafelsaantal 8
- Transportkarrenaantal 2
Apparatuur
- Geluidsinstallatie
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Mobiele betaalterminalaantal 2
- Rekenmachinesaantal 3
- Portofoonsaantal 6
Verlichting
- Lichtslingersaantal 8
- Bouwlampenaantal 4
- Kabelhaspelsaantal 3
Veilingmateriaal
- Veilinghamer
- Kavelbakkenaantal 20
- Lotnummersaantal 250
- Biedkaartenaantal 200
- Prijskaartjesaantal 250
- Klembordenaantal 12
- Pennenaantal 30
- Stiftenaantal 12
- Registratieformulierenaantal 250
- Verkoopbonnenaantal 300
- Programmaboekjesaantal 200
- Kassa'saantal 2
- Geldkistjesaantal 2
- Wisselgeldbakkenaantal 2
- Contant geld
Decoratie
- Welkomstbord
- Richtingbordenaantal 12
- Kraamnummersaantal 18
- Vlaggenlijnenaantal 10
- Ballonnenaantal 100
- Tafelkleedsetsaantal 20
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Koffiekopjesaantal 100
- Bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- IJscontainersaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
- Opslagbakkenaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg veilingregels, verkoopvoorwaarden en de betalingsprocedure uiterlijk twee weken vooraf vast. Bezoekers en kramhouders weten dan wat er gebeurt bij bieden, betalen en niet-opgehaalde kavels.
- Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht en bevestig kramhouders minstens zeven dagen voor de markt. Zo kun je kramen, tafels en eventuele partytenten indelen voordat de opbouw begint.
- Maak lotenlijsten, biedkaarten en prijskaartjes niet pas op de ochtend zelf. Print ze enkele dagen vooraf en bewaar extra pennen, stiften en registratieformulieren bij de inschrijftafel.
- Test geluidsinstallatie, draadloze microfoons, betaalterminal en verlengkabels vóór opening. Leg voor contante betalingen rekenmachines en wisselgeld klaar bij de kassatafel, zodat de veiling niet stilvalt.
- Plan op de dag zelf voldoende tijd voor opbouw, koelen en techniekcontrole. Open de locatie pas voor bezoekers nadat kramen gelabeld zijn, de veilingtafel klaarstaat en koffie, thee en hapjes kunnen worden geserveerd.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een veilingmarkt organiseren?
- Begin minimaal zes tot acht weken vooraf met de locatie, vergunningen en verzekering. Plan de inschrijvingen, veilingregels en kramhouders uiterlijk twee weken voor de markt definitief.
- Hoe maak ik een veilingmarkt overzichtelijk voor bezoekers?
- Werk met genummerde kavels, duidelijke prijskaartjes en een vaste veilingtafel. Hang het veilingprogramma zichtbaar op en gebruik een inschrijftafel voor registratie en biedkaarten.
- Wat heb ik nodig voor betalingen op een veilingmarkt?
- Leg vooraf vast of bezoekers contant, met een mobiele betaalterminal of op beide manieren betalen. Zet minstens één kassatafel klaar met rekenmachines, registratieformulieren en voldoende wisselgeld.
- Wanneer moet ik de veilingmaterialen klaarzetten?
- Verzamel veilinghamer, kavelbakken, lotnummers, biedkaarten en klemborden uiterlijk één dag vooraf. Controleer op de ochtend zelf of elk kavelnummer en elke prijskaart op de juiste plek ligt.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!