Auktionsmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Auktionsmarkt braucht früh klare Regeln, einen verlässlichen Zahlungsablauf und eine genaue Zuordnung der Stände. Reserviere zuerst den Ort und prüfe Genehmigungen sowie Versicherung, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Verkaufsbedingungen, Loslisten und die Einteilung der Marktstände. Am Veranstaltungstag müssen Kasse, Auktionstisch, Beschallung, Getränke und Registrierungsunterlagen bereits vor dem Einlass bereitstehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Location reservieren
Genehmigungen prüfen
Versicherung prüfen
Auktionsregeln festlegen
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Verkaufsbedingungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Stände einteilen
2 Personen
Auktionsprogramm erstellen
2 Personen
Auktionator festlegen
Standbetreiber bestätigen
Loslisten vorbereiten
2 Personen
Preisschilder machen
2 Personen
Zahlungsablauf festlegen
2 Personen
Bargeld bestellen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Auktionsmaterialien sammeln
2 Personen
Stände und Materialien beschriften
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Auktionspodium einrichten
3 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
Stände nummerieren
2 Personen
Losnummern bereitlegen
2 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Kasse einrichten
2 Personen
Cateringtisch einrichten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Mülleimer aufstellen
2 Personen

Event

Auktionsstücke entgegennehmen
3 Personen
Auktionsstücke registrieren
3 Personen
Standbetreiber empfangen
2 Personen
Stände einrichten lassen
3 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Eröffnung ankündigen
Auktionsstücke präsentieren
3 Personen
Gebote erfassen
2 Personen
Verkaufte Parzellen abrechnen
3 Personen
Lose ausgeben
2 Personen
Getränke servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
Tische ordentlich halten
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Auktionsrunde ankündigen
Abendauktion durchführen
4 Personen
Endgebote erfassen
2 Personen
Endabrechnung durchführen
3 Personen
Nicht verkaufte Lose zurückgeben
3 Personen
Standbetreiber auschecken
2 Personen
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Kasse abschließen
2 Personen
Bargeld sicher verwahren
2 Personen
Auktionsunterlagen bündeln
2 Personen
Stände abbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Anlage ausschalten
2 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Catering aufräumen
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Fundsachen sammeln
Materialien zurückbringen
2 Personen
Reste einlagern
2 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Zahlungen an Verkäufer abwickeln
2 Personen
Verkaufsdaten archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 18
TischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 6
Kassatisch
Anmeldetisch
Auktionstisch
StehtischeAnz. 8
TransportwagenAnz. 2

Ausstattung

Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
Mobiles ZahlungsterminalAnz. 2
TaschenrechnerAnz. 3
FunkgeräteAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
BaustrahlerAnz. 4
KabeltrommelnAnz. 3

Auktionsmaterial

Auktionshammer
LosboxenAnz. 20
LosnummernAnz. 250
GebotskartenAnz. 200
PreisschilderAnz. 250
KlemmbretterAnz. 12
StifteAnz. 30
StifteAnz. 12
RegistrierungsformulareAnz. 250
VerkaufsbelegeAnz. 300
ProgrammhefteAnz. 200
KassenAnz. 2
GeldkassettenAnz. 2
WechselgeldkassenAnz. 2
Bargeld

Dekoration

Willkommensschild
RichtungsschilderAnz. 12
StandnummernAnz. 18
WimpelkettenAnz. 10
BallonsAnz. 100
TischdeckensetsAnz. 20

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Auktionsregeln und Verkaufsbedingungen spätestens 3 Wochen vor dem Termin schriftlich fest. So wissen Standbetreiber, wie Gebote, Abholung und Bezahlung ablaufen.
Schließe die Anmeldeliste 7 bis 10 Tage vorher und bestätige jedem Standbetreiber seinen Platz. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und die benötigte Tischfläche.
Bereite Losnummern, Losboxen, Gebotskarten und Preisschilder mindestens 2 Tage vorher vor. Nummeriere die Lose fortlaufend und prüfe, ob jedes Angebot eindeutig zugeordnet ist.
Plane für die Kasse mindestens eine verantwortliche Person und einen vollständigen Zahlungsablauf ein. Halte Bargeld, Taschenrechner und mobiles Zahlungsterminal am Kassentisch bereit und bestimme, wann Einnahmen gezählt werden.
Öffne den Veranstaltungsort mindestens 2 Stunden vor dem Einlass. In dieser Zeit lassen sich Marktstände, Auktionstisch, Mikrofone, Lautsprecher, Kabel, Beleuchtung und gekühlte Getränke kontrollieren.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Auktionsmarkt anmelden?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit der Reservierung des Veranstaltungsorts und der Prüfung von Genehmigungen und Versicherung. Einladungen und Anmeldeformulare sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wie viele Marktstände brauche ich für einen Auktionsmarkt?: Die Anzahl hängt von den bestätigten Standbetreibern und der verfügbaren Fläche ab. Teile die Stände spätestens 7 Tage vorher ein und plane zusätzlich Platz für Anmeldetisch, Kassentisch, Auktionstisch und Laufwege ein.
Wann soll ich die Loslisten und Preisschilder vorbereiten?: Erstelle die Loslisten und Preisschilder 2 bis 3 Tage vor dem Auktionsmarkt. Am Vortag sollte jedes Los eine eindeutige Nummer, ein Preisschild und einen Eintrag in der Liste haben.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau eines Auktionsmarkts?: Plane mindestens 2 Stunden Aufbauzeit ein, bei Partyzelten oder umfangreicher Beschallung eher 3 Stunden. Öffne den Ort zuerst für Möbel und Technik, prüfe danach Kasse und Auktionstisch und stelle zuletzt Getränke und Snacks bereit.

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