Checklist para organizar un mercado de subastas

Organizar un mercado de subastas requiere coordinar puestos, lotes, participantes y pagos sin dejar decisiones para el último día. Empieza por reservar el lugar, revisar permisos y seguro, y redactar las reglas y condiciones de venta. Después gestiona las inscripciones, distribuye los puestos y confirma al subastador. Durante el montaje, comprueba el sonido, las etiquetas, los números de lote y el procedimiento de cobro antes de abrir.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Redactar las reglas de la subasta
2 personas
Crear el formulario de inscripción
Crear las condiciones de venta
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Distribuir los puestos
2 personas
Preparar el programa de la subasta
2 personas
Contratar al subastador
Confirmar a los puestos
Preparar las listas de lotes
2 personas
Hacer etiquetas de precio
2 personas
Establecer el procedimiento de pago
2 personas
Solicitar efectivo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Reunir el material de la subasta
2 personas
Etiquetar los puestos y materiales
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el podio de la subasta
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Colgar la iluminación
2 personas
Numerar los puestos
2 personas
Preparar los números de sorteo
2 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Montar la mesa de catering
2 personas
Comprobar los baños
Colocar cubos de basura
2 personas

Evento

Recoger los lotes de la subasta
3 personas
Registrar las piezas de la subasta
3 personas
Recibir a los puestos
2 personas
Montar los puestos
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Anunciar la apertura
Presentar los lotes de la subasta
3 personas
Registrar pujas
2 personas
Cobrar los lotes vendidos
3 personas
Entregar los lotes
2 personas
Servir las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
Mantener las mesas ordenadas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Anunciar la ronda de subasta
Realizar la subasta nocturna
4 personas
Registrar ofertas finales
2 personas
Realizar la liquidación final
3 personas
Devolver los lotes no vendidos
3 personas
Registrar la salida de los expositores
2 personas
Despedir a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Guardar el dinero en efectivo de forma segura
2 personas
Agrupar la documentación de la subasta
2 personas
Desmontar los puestos
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Apagar el sistema de sonido
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el catering
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Recoger objetos perdidos
Devolver los materiales
2 personas
Guardar los restos
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Procesar los pagos a los proveedores
2 personas
Archivar los datos de ventas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 18
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 6
Mesa de caja
Mesa de inscripción
Mesa de subasta
Mesas altascant. 8
Carros de transportecant. 2

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Terminal de pago móvilcant. 2
Calculadorascant. 3
Walkie-talkiescant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas de obracant. 4
Enrollacablescant. 3

Material de subasta

Martillo de subasta
Cajas de lotescant. 20
Números de lotecant. 250
Tarjetas de pujacant. 200
Etiquetas de preciocant. 250
Portapapelescant. 12
Bolígrafoscant. 30
Rotuladorescant. 12
Formularios de registrocant. 250
Recibos de ventacant. 300
Programascant. 200
Cajas registradorascant. 2
Cajas de caudalescant. 2
Bandejas para cambiocant. 2
Efectivo

Decoración

Cartel de bienvenida
Señales direccionalescant. 12
Números de puestocant. 18
Guirnaldascant. 10
Globoscant. 100
Juegos de mantelescant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Cajas de almacenamientocant. 12

Limpieza

Papeleracant. 10
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra las reglas de la subasta y las condiciones de venta antes de enviar las invitaciones. Así los participantes conocen con antelación las normas de puja, pago y recogida.
No esperes a la semana del evento para contratar al subastador y preparar el programa. Confirma también quién anunciará los lotes y en qué orden se presentarán.
Prepara una mesa de inscripción y otra de caja, con formularios, bolígrafos, calculadoras y terminal de pago móvil. Mantén separadas las inscripciones, las pujas y los cobros para evitar colas.
Etiqueta cada puesto y cada lote antes de abrir el recinto. Las cajas de lotes, los números, las tarjetas de puja y las etiquetas de precio deben coincidir con las listas de lotes.
Haz una prueba completa del sonido y de los micrófonos inalámbricos durante el montaje. Comprueba los alargadores, regletas, altavoces y luces antes de que lleguen los primeros participantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de subastas?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva el lugar, comprueba permisos y seguro, redacta las reglas y abre las inscripciones durante las primeras 2 semanas.
¿Qué hay que preparar para los lotes de una subasta?: Prepara una lista por lote, un número identificativo, una etiqueta de precio y una caja o zona de colocación. Termina el etiquetado al menos 24 horas antes para poder corregir errores.
¿Cuándo se debe confirmar a los puestos y distribuir los espacios?: Confirma los puestos entre 7 y 10 días antes y distribuye los espacios en cuanto cierres las inscripciones. Envía a cada participante su ubicación y la hora de llegada como mínimo 3 días antes.
¿Cuánto tiempo antes hay que abrir el lugar el día de la subasta?: Abre el recinto entre 2 y 3 horas antes. Ese margen permite montar mesas, carpas, sonido y luces, colocar los lotes, enfriar las bebidas y preparar café, té y aperitivos.

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