Veiling organiseren: checklist van voorbereiding tot afloop

Een veiling vraagt meer voorbereiding dan alleen kavels verzamelen en een veilingmeester regelen. Je moet vooraf vastleggen hoe mensen zich aanmelden, bieden, betalen en hun gewonnen kavel meenemen. Begin met datum, locatie en reglement en werk daarna toe naar registratie, catalogus, techniek en ontvangst. Met deze checklist houd je 70 taken en 52 benodigdheden bij elkaar, zodat je op de dag zelf niet nog naar biednummers, een printer of een werkende microfoon hoeft te zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Veilingdatum en locatie vastleggen
2 personen
Veilingreglement opstellen
2 personen
Veilingmeester vastleggen
Inlevervoorwaarden publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Veilingkavels verzamelen
4 personen
Kavels registreren
2 personen
Kavels nummeren
2 personen
Kavelbeschrijvingen schrijven
2 personen
Kavelfoto's maken
2 personen
Online catalogus publiceren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Vrijwilligers indelen
2 personen
Betalingsprocedure vastleggen
2 personen
Kavelkaarten ontwerpen
Kavelkaarten afdrukken
2 personen
Biednummers voorbereiden
2 personen
Programma afdrukken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Kavels naar locatie brengen
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Ontvangstruimte inrichten
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Kavels uitstallen
5 personen
Kavelkaarten plaatsen
3 personen
Veilingtafel inrichten
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers briefen
2 personen
Registratietafel bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Biednummers uitgeven
2 personen
Betalingsvoorwaarden toelichten
Veiling openen
Kavels veilen
3 personen
Biedingen registreren
2 personen
Verkochte kavels markeren
2 personen
Kavels aan kopers uitreiken
3 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Kassa beveiligen
2 personen
Onverkochte kavels registreren
2 personen
Openstaande betalingen noteren
2 personen
Veiling afsluiten
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Kavels veilig verpakken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Restanten koelen
2 personen
Deuren en ramen controleren
2 personen
Kopers betalingsherinnering sturen
Onverkochte kavels retourneren
3 personen
Opbrengst administreren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Koperafspraken bevestigen
Niet-afgehaalde kavels opvolgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Krukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Transportkarrenaantal 3
Statafelsaantal 6

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Beamer
Projectiescherm
Microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Pinapparaat
Kassa
Koelboxenaantal 4
Handlampenaantal 4

Servies

Bordenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Wijnglazenaantal 80
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Schenkkanaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 10
Tangenaantal 8
Koelbakkenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 14
Pijlenbordenaantal 8
Welkomstbord
Nummerbordjesaantal 110
Kavelbordjesaantal 120
Kleefgumaantal 4
Presentatiemattenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Handschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg inlevervoorwaarden en registratie vroeg vast. Geef inzenders een duidelijke deadline en reserveer daarna tijd om kavels te nummeren, beschrijven en fotograferen voordat de online catalogus verschijnt.
Plan de route van een kavel: binnenkomst, registratie, presentatie, verkoop en afgifte. Gebruik transportkarren of kledingrekken waar nodig en houd een aparte plek vrij voor onverkochte of nog niet opgehaalde kavels.
Test techniek uiterlijk één dag vooraf. Controleer laptop, beamer, projectiescherm, microfoon, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen samen op de locatie; een losse test thuis controleert de akoestiek en aansluitingen niet.
Maak de betalingsprocedure zichtbaar bij entree en kassa. Test het pinapparaat, leg vast hoe contante betalingen worden geregistreerd en zorg dat biednummers en gewonnen kavels aan dezelfde naam of registratie gekoppeld blijven.
Tel verbruik en hulpmiddelen niet pas op de ochtend zelf. Controleer servies, koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, koelboxen en dranken minstens twee dagen vooraf, zodat ontbrekende spullen nog geregeld kunnen worden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een veiling organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, veilingreglement en veilingmeester. Open daarna de aanmelding en publiceer de inlevervoorwaarden, zodat je minimaal 2 weken voor de veiling de kavels kunt registreren en de catalogus kunt afronden.
Wanneer moet je de kavels registreren voor een veiling?: Registreer kavels zodra ze binnenkomen en werk met een vaste sluitingsdatum, bijvoorbeeld 2 weken voor de veiling. Nummer elk kavel direct en controleer daarna beschrijving, foto, eigenaar en eventuele bijzonderheden voordat je de online catalogus publiceert.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een veiling?: Reken voor een kleinschalige veiling op minimaal 4 tot 6 vrijwilligers: ontvangst en registratie, kavelbeheer, kassa of betalingen, zaalondersteuning en opruimen. Bij meer dan 100 kavels of meerdere ruimtes heb je extra mensen nodig voor uitgifte en transport.
Wanneer moet je de techniek voor een veiling testen?: Test de volledige opstelling uiterlijk één dag vooraf en nogmaals minstens 60 minuten voor aanvang. Controleer niet alleen microfoon en luidsprekers, maar ook laptop, beamer, projectiescherm, stroomvoorziening en reservekabels.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.