Checklist para organizar una subasta sin improvisar

Una subasta necesita más preparación que reunir los lotes y contratar al subastador. Primero fija la fecha, el lugar y las normas; después organiza las inscripciones, el catálogo y el procedimiento de pago. En la última semana tendrás que cerrar los lotes, imprimir tarjetas y números de puja, coordinar a los voluntarios y comprobar el material. Esta checklist reúne el trabajo en el orden en que conviene hacerlo, incluidos los detalles que suelen quedar para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el lugar de la subasta
2 personas
Redactar las normas de la subasta
2 personas
Contratar al subastador
Publicar las condiciones de devolución
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Recopilar lotes de subasta
4 personas
Registrar los lotes
2 personas
Numerar los lotes
2 personas
Redactar las descripciones de los lotes
2 personas
Tomar fotos de los lotes
2 personas
Publicar el catálogo en línea
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer reservas
Asignar voluntarios
2 personas
Establecer el procedimiento de pago
2 personas
Diseñar las tarjetas de lote
Imprimir las tarjetas de lote
2 personas
Preparar números de puja
2 personas
Imprimir el programa
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Llevar los lotes al lugar
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar la caja y el cambio
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Montar la zona de recepción
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Exponer los lotes
5 personas
Colocar las tarjetas de lotes
3 personas
Montar la mesa de subasta
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Informar a los voluntarios
2 personas
Atender la mesa de registro
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Entregar los números de puja
2 personas
Explicar las condiciones de pago
Abrir la subasta
Subastar lotes
3 personas
Registrar pujas
2 personas
Marcar los lotes vendidos
2 personas
Entregar los lotes a los compradores
3 personas
Servir las bebidas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Proteger la caja registradora
2 personas
Registrar los lotes no vendidos
2 personas
Anotar los pagos pendientes
2 personas
Cerrar la subasta
Despedir a los visitantes
2 personas

Seguimiento

Empaquetar los lotes de forma segura
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Cerrar la caja
2 personas
Refrigerar los sobrantes
2 personas
Comprobar puertas y ventanas
2 personas
Enviar recordatorio de pago a los compradores
Devolver los lotes no vendidos
3 personas
Registrar los ingresos
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Confirmar las citas con compradores
Dar seguimiento a los lotes no recogidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 110
Taburetescant. 6
Percheroscant. 4
Carros de transportecant. 3
Mesas altascant. 6

Equipo

Portátilcant. 2
Impresora
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Máquina de sellado
Caja registradora
Neveras portátilescant. 4
Linternas de manocant. 4

Vajilla

Platoscant. 120
Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 120
Copas de vinocant. 80
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 8
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Jarracant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Bandejas de servircant. 10
Pinzascant. 8
Contenedores isotérmicoscant. 4

Decoración

Mantelescant. 14
Paneles de flechascant. 8
Cartel de bienvenida
Placas numeradascant. 110
Carteles de lotecant. 120
Masilla adhesivacant. 4
Alfombrillas de presentacióncant. 12

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Iluminación ambientalcant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Fregonacant. 2
Cuboscant. 2
Recogedor y escobacant. 3
Paños de microfibracant. 12
Guantescant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la recepción de lotes al menos 7 días antes. Así tendrás tiempo para registrarlos, numerarlos, redactar descripciones, hacer fotografías y publicar el catálogo en línea.
Define por escrito las pujas, las devoluciones y el pago antes de enviar las invitaciones. Comunica también si se acepta efectivo, tarjeta u otro método para evitar dudas al finalizar.
Asigna los voluntarios como mínimo 3 días antes y dales una función concreta: inscripciones, control de lotes, cobro, apoyo al subastador o atención a los asistentes.
Imprime las tarjetas de lote, los números de puja y el programa al menos 2 días antes. Lleva copias adicionales y prueba el portátil, el proyector, el micrófono, los altavoces y los cables antes de abrir las puertas.
Haz la compra y enfría las bebidas el día anterior cuando sea posible. Reserva tiempo el día del evento para transportar los lotes, colocar mesas y sillas y preparar café, té, vasos y vajilla.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una subasta?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar fecha y lugar, contratar al subastador y redactar las normas. Deja al menos 7 días para cerrar lotes y publicar el catálogo.
¿Cuándo se deben cerrar los lotes de una subasta?: Cierra la recepción de lotes como mínimo 7 días antes del evento. Necesitarás ese tiempo para registrar cada lote, asignar números, escribir descripciones y tomar fotografías.
¿Qué material hace falta para una subasta?: Prepara números y tarjetas de lote, programa impreso, portátil, impresora, micrófono, altavoces, cables y regletas. Añade una caja registradora o el sistema de cobro elegido y comprueba todo 2 días antes.
¿Cuándo hay que asignar a los voluntarios?: Asígnalos al menos 3 días antes y confirma sus turnos y responsabilidades. Calcula personal para inscripciones, control de lotes, cobros y apoyo durante la puja.

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