Versteigerung organisieren: die vollständige Checkliste
Eine Versteigerung braucht mehr Vorbereitung als nur Lose und einen Auktionator. Lege zuerst Datum, Ort, Regeln und Rückgabebedingungen fest, bevor du Einladungen verschickst oder Anmeldungen öffnest. Danach werden Lose gesammelt, registriert, nummeriert und mit Fotos für den Online-Katalog vorbereitet. In den letzten Tagen zählen ein klarer Zahlungsablauf, eingeteilte Helfer, gedruckte Unterlagen und funktionierende Technik. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Planung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Auktionsdatum und -ort festlegen
2 Personen
Auktionsregeln aufstellen
2 Personen
Auktionator festlegen
Rückgabebedingungen veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Auktionslose sammeln
4 Personen
Lose registrieren
2 Personen
Lose nummerieren
2 Personen
Losbeschreibungen schreiben
2 Personen
Losfotos machen
2 Personen
Online-Katalog veröffentlichen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Reservierungen vornehmen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Zahlungsablauf festlegen
2 Personen
Loskarten gestalten
Loskarten drucken
2 Personen
Auktionsnummern vorbereiten
2 Personen
Programm drucken
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Lose zur Location bringen
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
Event
Location öffnen
2 Personen
Empfangsbereich einrichten
3 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Lose ausstellen
5 Personen
Loskarten platzieren
3 Personen
Auktionstisch einrichten
2 Personen
Tonanlage testen
2 Personen
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Snacks bereitstellen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
An der Registrierungstheke Dienst machen
2 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Gebotsnummern ausgeben
2 Personen
Zahlungsbedingungen erläutern
Auktion eröffnen
Lose versteigern
3 Personen
Gebote erfassen
2 Personen
Verkaufte Lose markieren
2 Personen
Parzellen an Käufer übergeben
3 Personen
Getränke servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Kasse sichern
2 Personen
Nicht verkaufte Lose registrieren
2 Personen
Offene Zahlungen notieren
2 Personen
Auktion abschließen
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Posten sicher verpacken
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
3 Personen
Kasse abschließen
2 Personen
Reste kühlen
2 Personen
Türen und Fenster kontrollieren
2 Personen
Käufern Zahlungserinnerung senden
Nicht verkaufte Lose zurückgeben
3 Personen
Erlös abrechnen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Kundenabsprachen bestätigen
Nicht abgeholte Lose nachverfolgen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 110
- HockerAnz. 6
- KleiderständerAnz. 4
- TransportwagenAnz. 3
- StehtischeAnz. 6
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- Drucker
- Beamer
- Projektionsleinwand
- MikrofonAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Kartenterminal
- Kasse
- KühlboxenAnz. 4
- HandlampenAnz. 4
Geschirr
- TellerAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 80
- MesserAnz. 120
- GabelnAnz. 120
- LöffelAnz. 120
- ServierlöffelAnz. 8
- ServiertablettsAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KaraffeAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierschalenAnz. 10
- ZangenAnz. 8
- KühlwannenAnz. 4
Dekoration
- TischdeckenAnz. 14
- PfeiltafelnAnz. 8
- Willkommensschild
- NummerntafelnAnz. 110
- Parzellen-SchilderAnz. 120
- KlebestiftAnz. 4
- PräsentationsmattenAnz. 12
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- MikrofasertücherAnz. 12
- HandschuheAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Versteigerungsregeln und Rückgabebedingungen spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin schriftlich fest. Kläre darin auch, wann ein Gebot verbindlich ist und wie die Bezahlung abläuft.
- Gib jedem Los eine eindeutige Nummer und erfasse Beschreibung, Foto und Einlieferer in einer gemeinsamen Liste. So findest du beim Ausruf und bei der späteren Ausgabe jedes Los wieder.
- Plane die Anmeldung nicht nur für Gäste, sondern erfasse auch Ernährungswünsche und Reservierungen. Teile die Freiwilligen mindestens 7 Tage vorher für Einlass, Kasse, Ausgabe und Technik ein.
- Teste Laptop, Beamer, Mikrofon, Lautsprecher, Verlängerungskabel und Kartenterminal spätestens am Vortag gemeinsam. Drucke Programm, Loskarten und Auktionsnummern mit Reserveexemplaren, damit ein fehlender Ausdruck den Einlass nicht verzögert.
- Bringe die Lose, Kasse und Technik am Veranstaltungstag frühzeitig zur Location und stelle Getränke mindestens 2 Stunden vor Beginn kalt. Lege Teller, Gläser, Besteck sowie Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermoskannen an einem festen Ausgabeort bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Versteigerung organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. In diesem Zeitraum lassen sich Ort, Regeln, Auktionator, Einladungen, Anmeldungen und die Sammlung der Lose ohne Zeitdruck erledigen.
- Wann müssen die Lose für eine Versteigerung abgegeben werden?
- Setze eine Abgabefrist von 2 bis 3 Wochen vor der Versteigerung. Danach bleiben noch mindestens 7 Tage für Registrierung, Nummerierung, Beschreibungen, Fotos und den Online-Katalog.
- Wie viele Helfer braucht man für eine Versteigerung?
- Plane mindestens 1 Person für den Einlass, 1 für die Kasse, 1 für die Losausgabe und 1 für die Technik oder Moderationshilfe ein. Bei mehr als 50 Gästen sind 5 bis 6 Helfer sinnvoll, damit Ausgabe und Zahlung nicht ins Stocken geraten.
- Wann sollte man Technik und Unterlagen vorbereiten?
- Prüfe Laptop, Beamer, Mikrofon, Lautsprecher und Kartenterminal am Vortag. Drucke Programm, Loskarten und Auktionsnummern ebenfalls spätestens am Vortag und bereite zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve vor.
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